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如何追蹤業務支出：重要六步驟

俗話說，錢能滾錢。儘管小企業通常會試圖壓低支出，但是想要成功並保持成功的話，勢必要投入一點資金。由於做生意一定會有支出，您將需要決定追蹤支出的最佳做法。

什麼是業務支出？

先從最基礎的講起：業務支出就是您為了工作所支付的所有費用。從人事成本、材料採購成本，到實體店面租金等通通都是業務支出。

常見的企業支出類型

不同類型的業務會有不同種類的支出，但最常見的支出包括以下幾種：

與公司店面或辦公室相關的支出 (如店租、管理費、水電費與庭園整理費用)
僱用員工與承包商的費用
行銷與廣告費用
用於製作產品的材料 (如食材和餐廳使用的商業廚房設備，或是花藝師需要的花卉與花瓶)
辦公室用品
商務軟體
商務差旅的費用
任何專業發展或應酬所產生的費用 (例如當地商會的會費，或您報名的進修課程學費)

對於小型企業主而言，個人與工作生活的界線有時會變得模糊，但是劃分個人與業務支出是非常重要的。

對於打算將業務支出用來抵稅的公司來說，這點尤其重要。如果您打算申報支出來抵稅，藉此省下一些稅金，那就必須瞭解所在國家/地區特定法律與條文中對業務支出的定義。

追蹤企業支出的重要性

追蹤業務支出不僅對您有益，而且也是經營公司的要務之一。這件事之所以如此重要有以下幾個原因：

不知道支出金額的話，就無法計算利潤。評估企業的成功與否不能只看營收，而是要考量到整體利潤。計算利潤時，瞭解支出金額是非常重要的。
您的支出可能會影響營業稅。許多國家/地區都允許公司扣除企業支出，以降低繳納的稅金。不過若您想要節稅，就必須對企業支出瞭若指掌。
您必須知道支出金額，才能決定企業預算並依照預算規劃。編列預算有助您管理支出並不超支。追蹤支出是編列預算的關鍵環節。
若您需要樽節開支，就得知道支出金額。您要先知道支出詳情，才能找出要可以降低或減少的成本。追蹤企業支出可以讓您找出哪些事項花費太高或是不符成本。
如果您需要向人貸款或尋找投資人，對方有必要瞭解您的支出。外部人員評估貴企業是否為安全的投資時，也需要瞭解您的支出和收入，才能作決定。

追蹤業務支出最簡單的方式是什麼？

大企業可以聘請全職會計師來處理這類事務，至於小企業又要如何追蹤支出呢？您已經很忙了，也可能沒受過會計訓練，因此您要找到最簡單的小企業支出追蹤方案。

為此，多數小企業業主找到了好用的會計軟體來簡化流程，並開發一套能定期追蹤業務支出的系統。無論如何，您都需要投入心力。不過，適當的工具和流程絕對能事半功倍。

追蹤支出的六個步驟

正確設定業務支出追蹤流程需要六大步驟。

步驟 1：使用專屬的商務信用卡

小型企業主常常一開始使用個人信用卡支付業務支出，以求方便。不過，使用商務信用卡就和開啟商務銀行帳戶一樣：您可以清楚劃分個人與業務支出，以利會計流程。只是您要記得，只將商務信用卡用於業務目的。如果您不小心將商務卡用於個人採買，這樣就失去了公、私卡分開的目的 (也可能違反持卡會員協議的條款)。

步驟 2：保留電子明細

建立一套系統，避免您在記錄前就搞丟收據。如果您採購時取得大量紙本收據，請妥善保存相關單據，並思考較佳的管理方式，例如使用按日期或類別分類的資料夾。

若您覺得數位檔更好處理，請定期將收據轉成數位格式。執行多數採購時 (如線上訂購)，您都可以自動取得電子明細。不過，若您拿到紙本收據，就需要自行掃描。手邊有傳統掃描器的話，您可以用此工具，或您也可以用專門掃描收據的 App 以簡化流程。

步驟 3：選擇追蹤業務支出的適當工具

除了上述提及的電子明細 App 之外，還有許多旨在簡化會計作業的軟體產品，供小型企業主使用。依照企業需求和個人偏好，選擇最合適的選項。另外也建議您考慮會計人員的需求和偏好，因為對方能有效協助您執行文章提及的步驟。

您或許覺得在試算表上記錄支出是個好方法，不過許多會計軟體產品都具備自動化等特色，可以簡化業務支出追蹤作業。這類軟體也可以連結至您的銀行帳戶，讓系統自動記錄支出，同時也提供收據和報告等實用會計功能。

步驟 4：制定追蹤業務支出的流程

流程的制定將取決於您選用的工具，但只有在制定出一套良好的流程之後，適當的工具才能發揮作用。運用現有功能制定一套詳細流程，即時追蹤支出，保持一切井然有序。

建議可以在這個步驟諮詢會計師，讓專業人士告訴您應包括哪些主要類別，以及各項支出應如何歸類。除了釐清流程之外，您還要思考管控流程的方法。這可能代表您要把它當成一項每日事務，或設定重複的日曆提醒。

步驟 5：建立業務支出追蹤的員工指引

為公司的員工建立規範清楚的流程，讓他們執行商務採購時知道如何追蹤支出。列出逐步指引，規定他們該如何處理收據、負責記錄支出的人員是誰，以及該如何記錄支出。

步驟 6：做好小企業支出追蹤工作

說起來雖然簡單，但做起來卻很難。小企業有忙不完的業務，總是有事情需要您處理。不過拖得越久，事情就變得越棘手。您可以每天或每週花一點時間處理，或是等到會計師通知截止期限，最後才花大把時間進行這件事。

小型企業保存紀錄的簡單祕訣

以聰明的方式追蹤業務支出，將有助您簡化許多工作。以下是追蹤業務支出幾個額外的建議：

支付企業相關費用時避免使用現金

現金交易很難追蹤。相比起來，透過公司信用卡進行的交易都會清楚顯示在每月對帳單中。替公司採購時，若真的有必要使用現金，請務必索取收據並妥善保管。

善用科技

如果您很擅長使用試算表並已有一套系統，請繼續用您熟悉的方式。針對企業支出追蹤及其他會計事務，您可以借助科技的力量，將作業流程簡化。您可以先投資具備實用功能的軟體產品或 App，節省時間並省去未來的麻煩。

投資資源後，請記得要多加利用。花點時間瞭解工具的功能並運用在流程當中。如果軟體能與您的銀行帳戶連結，以自動追蹤支出，不妨啟用此功能。看看您用的其他科技產品是否有功能可以簡化流程。如果您使用第三方平台來處理訂單或付款，確認該平台是否提供分析功能，以便您追蹤支出。不要讓工作變得艱難又無聊。

選擇適合您的系統

最合適的小企業業務支出追蹤系統就是您能堅持使用下去的系統。如果您嘗試了一個新流程，但覺得舊式、熟悉的流程還是比較好，您可以隨時換回去。如果目前的流程常讓您進度落後或是漏掉帳款，那就該試試其他方法。追蹤支出並沒有標準做法，只要能達到目的就是好方法。

追蹤您的 Uber Eats 業務支出與營收

無論貴公司已在使用 Uber Eats 或正在考慮，您都可能會想知道如何在 Uber Eats 平台上追蹤業務支出。借助 Uber Eats，您便可以輕鬆查看訂單相關的業務支出。

首先，這款 App 能提供豐富的分析資源，能為貴公司將 Uber Eats 上的資料變為洞察資訊。使用此功能，您可以查看銷售額的明細，瞭解哪些商品最受顧客歡迎、追蹤每家店的訂單準確度，瞭解哪些分店的營運效率最高，並瞭解特定行銷推廣活動對貴公司的效果。

此外，在 Uber Eats 管理後台的「付款」分頁中，您可以查看所有透過 App 完成的訂單支出明細。觀看下方影片，深入瞭解特定支出類別，包括服務費、顧客退款、稅金和行銷支出：

以上種種都能協助您作出更好的資金調度決定。

追蹤業務支出，聰明管理企業開支

聰明管理開支是成功經營公司的關鍵。如同我們一開始所說的，您真的必須用錢滾錢。不過，小企業若要脫穎而出，就必須對公司的支出金額、費用動向及支出獲得的回報瞭若指掌。

Uber Technologies, Inc. 及其附屬公司不提供稅務、法律或會計建議。本資訊內容僅供參考，並非要提供稅務、法律或會計建議，也不應作為相關憑據。參考此文章相關主題作決定前，請先諮詢自己的稅務、法律或會計專業人員。