如何追蹤業務支出：重要六步驟

小型企業主常常一開始使用個人信用卡支付業務支出，以求方便。不過，使用商務信用卡就和開啟商務銀行帳戶一樣：您可以清楚劃分個人與業務支出，以利會計流程。只是您要記得，只將商務信用卡用於業務目的。如果您不小心將商務卡用於個人採買，這樣就失去了公、私卡分開的目的 (也可能違反持卡會員協議的條款)。

建立一套系統，避免您在記錄前就搞丟收據。如果您採購時取得大量紙本收據，請妥善保存相關單據，並思考較佳的管理方式，例如使用按日期或類別分類的資料夾。

若您覺得數位檔更好處理，請定期將收據轉成數位格式。執行多數採購時 (如線上訂購)，您都可以自動取得電子明細。不過，若您拿到紙本收據，就需要自行掃描。手邊有傳統掃描器的話，您可以用此工具，或您也可以用專門掃描收據的 App 以簡化流程。

除了上述提及的電子明細 App 之外，還有許多旨在簡化會計作業的軟體產品，供小型企業主使用。依照企業需求和個人偏好，選擇最合適的選項。另外也建議您考慮會計人員的需求和偏好，因為對方能有效協助您執行文章提及的步驟。

您或許覺得在試算表上記錄支出是個好方法，不過許多會計軟體產品都具備自動化等特色，可以簡化業務支出追蹤作業。這類軟體也可以連結至您的銀行帳戶，讓系統自動記錄支出，同時也提供收據和報告等實用會計功能。

流程的制定將取決於您選用的工具，但只有在制定出一套良好的流程之後，適當的工具才能發揮作用。運用現有功能制定一套詳細流程，即時追蹤支出，保持一切井然有序。

建議可以在這個步驟諮詢會計師，讓專業人士告訴您應包括哪些主要類別，以及各項支出應如何歸類。除了釐清流程之外，您還要思考管控流程的方法。這可能代表您要把它當成一項每日事務，或設定重複的日曆提醒。

為公司的員工建立規範清楚的流程，讓他們執行商務採購時知道如何追蹤支出。列出逐步指引，規定他們該如何處理收據、負責記錄支出的人員是誰，以及該如何記錄支出。

說起來雖然簡單，但做起來卻很難。小企業有忙不完的業務，總是有事情需要您處理。不過拖得越久，事情就變得越棘手。您可以每天或每週花一點時間處理，或是等到會計師通知截止期限，最後才花大把時間進行這件事。