Товары и услуги, упомянутые в этой статье, могут быть недоступны в вашем регионе. Если возникнут вопросы, обратитесь в службу поддержки или к менеджеру аккаунта.
Как отслеживать бизнес-расходы: 6 советов
Всем известно: чтобы заработать деньги, нужны деньги. И хотя малый бизнес обычно стремится экономить по максимуму, лишь немногим компаниям удается добиться успеха без дополнительных затрат. А поскольку расходов не избежать, важно найти лучший способ их отслеживать.
Что такое бизнес-расходы
Начнем с азов: бизнес-расходы — это всё, что тратит ваша компания. К ним относятся и оплата труда, и закупка материалов, и аренда помещения.
Распространенные категории бизнес-расходов
У компаний разных типов различные расходы. Ниже приведены самые распространенные категории:
- любые расходы, связанные с торговыми помещениями или офисами компании (например, аренда, техническое обслуживание, коммунальные услуги и уход за прилежащей территорией);
- оплата труда сотрудников и услуг подрядчиков;
- маркетинговые и рекламные расходы;
- материалы, используемые для создания продукта (например, ингредиенты и кухонные принадлежности для ресторана, цветы и вазы для флориста);
- офисные принадлежности;
- программное обеспечение для бизнеса;
- командировочные расходы;
- любые расходы на профессиональное развитие или создание сетей (например, взносы в местную торговую палату или оплата курсов повышения квалификации).
Грань между личной и профессиональной жизнью у владельцев малого бизнеса может быть весьма размытой. Однако всегда важно разграничивать персональные и деловые расходы.
Это особенно верно для компаний, планирующих включать связанные с бизнесом затраты в налоговую отчетность. Если вы надеетесь сэкономить, указав расходы как подлежащие вычету, важно изучить законы и классификации, действующие в вашей стране.
Почему важно отслеживать бизнес-расходы
Отслеживать бизнес-расходы не просто полезно, это фундаментальный аспект ведения бизнеса. Вот почему он так важен:
Вы не можете рассчитать прибыль, не зная, сколько потратили. Успех бизнеса зависит не только от заработанной суммы, но и от валового дохода. А чтобы рассчитать его, вам необходимо понимать, сколько вы потратили.
Расходы могут влиять на налоги, удерживаемые с вашего бизнеса. Многие страны разрешают предприятиям вычитать бизнес-расходы из налоговой базы, а значит, экономить. Но для этого нужно точно знать, сколько вы потратили.
Отслеживание расходов необходимо для планирования (и соблюдения) бюджета. Бюджет помогает управлять расходами и поддерживать их на должном уровне. Поэтому их отслеживание является важной частью бюджетирования.
Всякий раз, когда нужно сэкономить, важно обладать полной информацией о расходах. Чтобы понять, какие категории бюджета можно сократить или исключить, важно знать, сколько вы тратите. Также, отслеживая бизнес-расходы, вы сможете вовремя распознать переплаты.
Информация о расходах необходима для получения кредитов и привлечения инвестиций. Если сторонняя компания оценивает ваш бизнес с точки зрения безопасности вложений, ей понадобятся сведения о ваших расходах и доходах.
Как проще всего отслеживать бизнес-расходы
Крупные предприятия могут позволить себе штатных бухгалтеров. Но как отслеживать расходы малому бизнесу? Вы постоянно заняты. Возможно, вы не разбираетесь в бухгалтерии. И вам просто необходимо найти самый простой способ для отслеживания расходов.
Большинству владельцев малого бизнеса достаточно выбрать простое и удобное программное обеспечение для бухгалтерского учета и разработать систему регулярного мониторинга. В любом случае это потребует определенных усилий. Однако правильно подобранные инструменты и хорошо организованный процесс помогут упростить задачу.
6 шагов для отслеживания расходов
Чтобы всегда держать расходы под контролем, следуйте 6 основным правилам.
Шаг 1. Используйте специальную корпоративную карту
Часто ради удобства владельцы малого бизнеса используют для оплаты бизнес-расходов личную кредитную карту. Однако корпоративная карта служит той же цели, что и открытие расчетного счета. С ее помощью вы можете отделять бизнес-расходы от личных, что упрощает процесс учета. Главное — убедиться, что корпоративная карта используется только для деловых целей. Если вы совершаете с ее помощью личные покупки, то нарушаете правила (это может противоречить условиям вашего соглашения с эмитентом карты).
Шаг 2. Сохраняйте квитанции
Создайте систему, которая позволит не потерять квитанции до их учета. Если за многие покупки вы получаете бумажные чеки, храните их в надежном месте. Также стоит подумать о том, как организовать их для избежания проблем в будущем. Например, храните их в папках, упорядоченных по дате или категории.
Если вам проще работать с файлами, регулярно оцифровывайте полученные чеки. Многие покупки предусматривают автоматическую генерацию электронных квитанций (например, при онлайн-заказах). В других случаях необходимо сканировать бумажные документы. Для этого можно использовать традиционный сканер или специальное приложение.
Шаг 3. Выберите инструмент для отслеживания коммерческих расходов
В дополнение к приложениям, упомянутым выше, существует целая категория программных продуктов, которые упростят процессы бухчета для малого бизнеса. Выбор оптимального варианта зависит от потребностей компании и личных предпочтений (и, возможно, от вашего бухгалтера, который может быть хорошим помощником на этом и следующем этапе).
Для учета расходов может быть достаточно электронной таблицы. Однако многие программные продукты предлагают такие функции, как автоматизация, что значительно упрощает процесс. Они не только позволяют привязать банковскую карту для удобного учета, но и выставлять счета и генерировать отчеты.
Шаг 4. Разработайте процесс отслеживания бизнес-расходов
Всё зависит от выбранного инструмента. Однако он будет работать эффективно, только если вы тщательно продумаете процесс отлеживания расходов. Разработайте пошаговые процедуры с помощью доступных вам функций.
Для этого рекомендуем проконсультироваться с бухгалтером. Он может посоветовать, какие категории следует учитывать и какие расходы входят в каждую из них. Помимо разработки самого процесса, необходимо определить способы отслеживания. Вы можете включить эту задачу в список повседневных дел или настроить регулярное оповещение в календаре.
Шаг 5. Создайте рекомендации по отслеживанию бизнес-расходов для сотрудников
Если у вас есть сотрудники, разработайте процесс, который четко определяет, как они должны отслеживать затраты, связанные с бизнесом. Создайте пошаговые инструкции о том, что нужно делать с квитанциями, кто отвечает за учет расходов и как его выполнять.
Шаг 6. Отслеживайте расходы на регулярной основе
Вероятно, это самый сложный этап из всех. Владельцы малого бизнеса постоянно загружены, а вопросов, требующих их внимания, меньше не становится. Чем дольше вы будете откладывать их решение, тем больше нужно будет сделать потом. Вы можете уделять этим задачам немного времени каждый день или раз в неделю. Иначе в итоге накопится большой объем срочной работы, когда бухгалтер установит крайний срок.
Простые советы по ведению учета для малого бизнеса
Правильный подход к отслеживанию расходов поможет вам значительно упростить процесс. Вот несколько дополнительных советов:
Избегайте операций с наличными при оплате бизнес-расходов
Операции с наличными трудно отслеживать. И напротив, все транзакции по корпоративной карте будут четко отображаться в ежемесячной выписке. Если же у вас есть веская причина использовать наличные для оплаты бизнес-расходов, не забывайте всегда сохранять квитанции.
Используйте вспомогательные технологии
Если вы эффективно работаете с электронными таблицами, придерживайтесь этого способа. Однако не забывайте, что существуют технологии, которые упрощают отслеживание бизнес-расходов и другие процессы бухучета. Инвестиции в программу или приложение с необходимыми функциями помогут вам сэкономить время и силы.
Помните, что для эффективной работы с такими инструментами, важно разобраться с доступными возможностями и извлечь из них максимальную пользу. Если программное обеспечение позволяет привязать банковский счет для автоматического отслеживания расходов, сделайте это. Также проверьте, нет ли в других технических продуктах, которые вы уже используете, функций для упрощения процессов учета. Если вы обрабатывете заказы и платежи с помощью сторонней платформы, узнайте, предлагает ли она аналитику для удобного отслеживания расходов. Не нужно усложнять себе работу.
Используйте систему, которая вам подходит
Лучшая система для отслеживания расходов малого бизнеса — это та, которой вы будете следовать. Если вы тестируете новый процесс, но чувствуете, что старый подходит вам больше, используйте тот, что работает. Если отлеживание расходов в рамках существующей системы неэффективно, попробуйте другой способ. Универсального решения не существует. Выбирайте систему, которая позволяет вам достигать целей.
Следите за расходами и прибылью бизнеса с Uber Eats
Независимо от того, используете ли вы Uber Eats или только планируете это делать, вам может быть интересно, предлагает ли платформа необходимую аналитику. Uber Eats предоставляет функцию для удобного просмотра расходов, связанных с заказами, оформленными через приложение.
Прежде всего, вы найдете обширную аналитику, которая позволит вам успешно развивать бизнес на платформе. Вы получите детальную разбивку продаж и узнаете, какие позиции пользуются наибольшим спросом. Также функция позволяет отслеживать точность выполнения заказов по торговым точкам, чтобы понять эффективность работы каждой из них и степень окупаемости конкретных маркетинговых акций.
Кроме того, на вкладке «Платежи» на панели управления Менеджера Uber Eats можно посмотреть разбивку расходов по всем заказам, сделанным через приложение. Чтобы больше узнать о категориях расходов, включая сборы, возврат средств клиентам, налоги и маркетинговые затраты, посмотрите это видео.
Всё это помогает принимать более взвешенные решения о том, куда инвестировать свои средства.
Отслеживание бизнес-расходов позволяет их оптимизировать
Оптимизация расходов — залог успешного бизнеса. Как уже было сказано: чтобы заработать деньги, нужны деньги. Поэтому четкое понимание того, сколько вы тратите, на что идут вложенные средства и в какой мере они окупаются, крайне важно для эффективного ведения бизнеса.
Компания Uber Technologies, Inc. и ее аффилированные лица не предоставляют налоговых, юридических или бухгалтерских консультаций. Этот материал подготовлен исключительно в ознакомительных целях. Прежде чем принимать какое-либо решение, связанное с темой данной статьи, обязательно проконсультируйтесь со специалистом в области налогов, юриспруденции или бухгалтеского учета.
Услуги
Услуги
Технологии
Управляйте заказами
Упрощайте операции
Увеличьте продажи
Привлекайте клиентов
Наши пользователи
Наши пользователи
Цены
Информация
Поддержка партнеров
Полезная информация
Связаться с нами