Produkty i usługi wymienione w tym artykule mogą być niedostępne w Twoim regionie. W razie pytań skontaktuj się z obsługą klienta lub opiekunem konta.
Śledzenie wydatków biznesowych w 6 krokach
Jest takie powiedzenie: aby zarobić, trzeba mieć pieniądze. Choć małe firmy zwykle dążą do utrzymania wydatków na niskim poziomie, niewiele z nich może rozwinąć działalność i odnieść sukces bez wydawania pieniędzy. Wydatki są nieuniknione, dlatego trzeba określić najlepszy sposób ich śledzenia.
Czym są wydatki biznesowe?
Zacznijmy od podstaw: wydatki biznesowe to wszystkie koszty, które ponosisz dla dobra swojej firmy. Obejmuje to zatrudnienie personelu, kupowane materiały oraz opłaty za lokal.
Popularne rodzaje wydatków biznesowych
Firmy różnego pokroju mają do czynienia z różnymi rodzajami wydatków. Warto jednak pamiętać o niektórych z nich:
- wszelkie wydatki związane z lokalem lub biurem firmy (np. czynsz, media, utrzymanie budynku i terenu);
- koszty zatrudnienia pracowników i podwykonawców;
- wydatki na marketing i reklamę;
- materiały niezbędne do wytwarzania produktów (np. składniki potraw i zaopatrzenie kuchni w przypadku restauracji albo kwiaty i wazony w przypadku kwiaciarni);
- artykuły biurowe;
- oprogramowanie;
- koszty podróży służbowych;
- wszelkie koszty związane z rozwojem zawodowym lub nawiązywaniem kontaktów (np. składki członkowskie w izbie handlowej lub szkolenia, w ramach których podnosisz kwalifikacje).
W przypadku właścicieli małych firm rozgraniczenie między życiem osobistym a biznesowym może być trudne, jednak rozróżnianie wydatków osobistych od służbowych jest bardzo ważne.
Dotyczy to w szczególności firm, które zamierzają uwzględniać wydatki na działalność w rozliczeniach podatkowych. Jeśli chcesz zaoszczędzić na podatkach, odliczając koszty uzyskania przychodu, musisz koniecznie zaznajomić się z konkretnymi przepisami i zasadami klasyfikacji wydatków na działalność gospodarczą w swoim kraju.
Dlaczego śledzenie wydatków biznesowych jest ważne
Śledzenie wydatków na działalność jest nie tylko przydatne; to podstawowa kwestia związana z prowadzeniem firmy. To ważne z kilku zasadniczych powodów:
Nie możesz obliczyć zysków, jeśli nie znasz kosztów. Mierzenie sukcesu firmy nie polega tylko na tym, jakie masz przychody – chodzi o ostateczny zysk. Połowa kalkulacji zysku to wiedza o wydatkach.
Twoje wydatki mogą wpłynąć na wysokość podatku od działalności gospodarczej. Wiele krajów zezwala firmom na odliczanie wydatków biznesowych i w związku z tym płacenie mniejszych podatków. Aby było to możliwe, musisz znać swoje wydatki biznesowe.
Zrozumienie wydatków jest wymagane do utworzenia i przestrzegania budżetu firmy. Budżet pomaga zarządzać wydatkami i utrzymywać je na poziomie, na który możesz sobie pozwolić. Śledzenie wydatków jest ważną częścią budżetowania.
Za każdym razem, gdy musisz obniżyć koszty, musisz znać swoje wydatki. Ustalenie, które koszty możesz zmniejszyć, zależy od wiedzy o wydatkach. Śledzenie wydatków biznesowych umożliwia wykrycie sytuacji, w której coś kosztuje więcej niż zwykle lub ma zaburzony stosunek ceny do wartości.
Jeśli kiedyś będziesz potrzebować kredytu lub inwestora, będą oni musieli zobaczyć Twoje wydatki. Jeśli ktoś z zewnątrz musi ocenić, czy Twoja firma jest bezpieczną inwestycją, będzie musiał zapoznać się z Twoimi wydatkami i przychodami, zanim podejmie decyzję.
Jaki jest najprostszy sposób śledzenia wydatków biznesowych?
Duże firmy mogą sobie pozwolić na zatrudnienie na pełny etat księgowych, którzy zajmują się tymi kwestiami. Ale w jaki sposób małe firmy śledzą wydatki? Masz mnóstwo zajęć. Być może nie znasz się na księgowości. Musisz więc znaleźć najłatwiejszy sposób monitorowania wydatków w małej firmie.
W przypadku większości właścicieli małych firm oznacza to znalezienie łatwego w obsłudze oprogramowania księgowego, które upraszcza cały proces, oraz opracowanie wygodnego systemu do śledzenia wydatków. Wymaga to pewnego wysiłku, ale odpowiednie narzędzia i proces sprawią, że będzie to łatwiejsze.
Sześć kroków do śledzenia wydatków
Prawidłowa konfiguracja procesu śledzenia wydatków firmy składa się z sześciu podstawowych czynności.
Krok 1. Używaj firmowej karty kredytowej
Właściciele małych firm dla wygody często używają osobistych kart kredytowych do opłacania wydatków firmowych. Jednak korzystanie z firmowej karty kredytowej daje takie same korzyści, jak otwarcie firmowego konta bankowego: pomaga oddzielić wydatki związane z działalnością gospodarczą od wydatków osobistych. To ułatwia prowadzenie księgowości. Pamiętaj tylko, aby używać firmowej karty kredytowej wyłącznie do celów związanych z firmą. Jeśli bez zastanowienia będziesz jej używać do zakupów prywatnych, będzie się to mijać z celem (i może być sprzeczne z umową karty kredytowej).
Krok 2. Przechowuj rachunki
Opracuj system, aby mieć pewność, że nie zgubisz rachunków, zanim je odnotujesz. Jeśli wiele Twoich zakupów wiąże się z papierowymi paragonami, przechowuj je tam, gdzie ich nie zgubisz. Zastanów się też, jak je zorganizować, na przykład w folderach oznaczonych datą lub kategorią.
Jeśli uważasz, że praca z plikami cyfrowymi jest łatwiejsza, regularnie twórz cyfrowe kopie rachunków. W przypadku wielu zakupów możesz automatycznie otrzymać cyfrową wersję paragonu (np. przy zamówieniach online). W innych przypadkach konieczne będzie skanowanie papierowych rachunków. Możesz użyć klasycznego skanera lub aplikacji do skanowania rachunków zaprojektowanej, aby ułatwić ten proces.
Krok 3. Wybierz odpowiednie narzędzie do śledzenia wydatków biznesowych
Oprócz aplikacji do rachunków, o których mowa powyżej, istnieje jeszcze wiele programów, które ułatwiają właścicielom małych firm prowadzenie księgowości. Wybór najlepszej opcji zależy od Twoich potrzeb biznesowych i osobistych preferencji (oraz potencjalnie od potrzeb księgowego, który może być dobrym źródłem pomocy w tym i następnym kroku).
Rejestrowanie wydatków w arkuszu kalkulacyjnym może być wystarczające, ale wiele programów księgowych oferuje funkcje takie jak automatyzacja, które upraszczają śledzenie wydatków biznesowych. Programy te umożliwiają połączenie z kontem bankowym, dzięki czemu wydatki są rejestrowane automatycznie, a także obsługują m.in. fakturowanie i raportowanie.
Krok 4. Stwórz procedurę śledzenia wydatków firmowych
Sposób zdefiniowania procesu zależy od wybranego narzędzia, ale będzie ono skuteczne tylko wtedy, gdy przygotujesz właściwą procedurę. W oparciu o dostępne funkcje opracuj szczegółowy proces śledzenia wydatków na bieżąco i w zorganizowany sposób.
Na tym etapie warto skonsultować się z księgowym. Może on zaproponować główne kategorie, które warto uwzględnić, i rodzaje wydatków w każdej z nich. Oprócz sprecyzowania procesu zastanów się, co trzeba zrobić, aby być na bieżąco z informacjami. Może to wymagać włączenia tych działań do codziennej rutyny lub ustawienia cyklicznego alertu w kalendarzu.
Krok 5. Opracuj instrukcje dla pracowników dotyczące rejestrowania wydatków służbowych
Jeśli w Twojej firmie zatrudnieni są pracownicy, stwórz dla nich procedurę, która jasno określa sposób kontroli wydatków związanych z zakupami na potrzeby firmy. Przedstaw szczegółowe instrukcje postępowania z rachunkami, ustal osoby odpowiedzialne za rejestrowanie wydatków i sposób, w jaki powinny to robić.
Krok 6. Monitoruj na bieżąco wydatki w swojej małej firmie
Łatwo powiedzieć, trudniej zrobić. Małe firmy mają dużo pracy i zawsze znajdą się inne rzeczy, które wymagają uwagi. Jednak im dłużej zwlekasz, tym zadanie to staje się trudniejsze. Zamiast spędzać godziny żmudnej pracy, aby zdążyć w terminie wyznaczonym przez księgowość, można przeznaczyć na to chwilę każdego dnia lub robić to raz w tygodniu.
Proste wskazówki dla małych firm dotyczące prowadzenia dokumentacji
Przemyślane podejście do śledzenia wydatków w małej firmie ułatwi Ci zadanie. Oto kilka dodatkowych porad na temat śledzenia wydatków firmowych:
Unikaj używania gotówki przy opłacaniu wydatków biznesowych
Transakcje gotówkowe trudno jest śledzić. Natomiast wszystko, za co zapłacisz kartą firmową, będzie widoczne na comiesięcznym wyciągu. Jeżeli masz ważne powody, aby za firmowe zakupy zapłacić gotówką, zadbaj o rachunek i dopilnuj, by się nie zgubił.
Wykorzystaj technologię
Jeśli jednak w Twojej sytuacji najlepiej sprawdza się własny system z arkuszem kalkulacyjnym, trzymaj się tego, co dla Ciebie najlepsze. Technologia może uprościć sprawę dla każdego, kto naprawdę chce ułatwić sobie śledzenie wydatków biznesowych i innych zadań księgowych. Mimo kosztu wstępnego oprogramowania lub aplikacji, która oferuje przydatne funkcje, zaoszczędzisz czas i energię.
Poza dokonywaniem tych inwestycji – korzystaj z nich. Poświęć trochę czasu na zapoznanie się z dostępnymi funkcjami i włącz je do swojego procesu. Jeśli oprogramowanie umożliwia połączenie z kontem bankowym w celu zautomatyzowania śledzenia wydatków, zrób to. Sprawdź, czy inne używane przez Ciebie rozwiązania mają funkcje, które również mogą Ci się przysłużyć. Jeśli do przetwarzania zamówień lub płatności korzystasz z platformy innej firmy, sprawdź, czy oferuje ona analizy ułatwiające śledzenie wydatków. Nie ma potrzeby, aby dodatkowo utrudniać sobie pracę.
Korzystaj z systemu, który się sprawdza
Najlepszy system monitorowania wydatków w małej firmie to taki, który będziesz stosować konsekwentnie. Jeśli chcesz przetestować nową procedurę, ale czujesz, że stara i znajoma metoda była lepsza, wróć do tej sprawdzonej. Jeśli przy obecnej procedurze ciągle masz zaległości albo niektóre wydatki Ci umykają, wypróbuj coś innego. Nie ma tu jednego prawidłowego sposobu. Dobry jest ten, który się sprawdza.
Śledź wydatki i przychody swojej firmy związane z Uber Eats
Niezależnie od tego, czy Twoja firma korzysta już z platformy Uber Eats, czy dopiero rozważa taką możliwość, być może zastanawiasz się, jak śledzić na niej wydatki biznesowe. Udostępniamy funkcje łatwego przeglądania wydatków biznesowych związanych z zamówieniami z Uber Eats.
Przede wszystkim aplikacja zapewnia zaawansowane analizy, które przekształcają dane z Uber Eats w informacje przydatne w Twojej działalności. Dzięki tej funkcji można szczegółowo analizować strukturę sprzedaży – sprawdzać, które pozycje najbardziej przyciągają uwagę klientów, śledzić prawidłowość zamówień w poszczególnych lokalach, aby wiedzieć, które z nich działają najefektywniej, a także monitorować korzyści, jakie przynoszą firmie konkretne promocje marketingowe.
Poza tym na karcie „Płatności” na pulpicie Uber Eats Manager można sprawdzić zestawienie wydatków obejmujące wszystkie zamówienia złożone w aplikacji. Aby dowiedzieć się, jak przeglądać poszczególne kategorie wydatków (w tym opłaty, zwroty dla klientów, podatki i koszty marketingu), obejrzyj ten film:
Wszystkie te działania pomogą Ci podejmować lepsze decyzje dotyczące sposobów inwestowania środków firmowych.
Monitorowanie wydatków na działalność pomaga rozsądniej dysponować środkami
Rozsądne wydawanie środków to podstawa sukcesu w biznesie. Jak już wspomnieliśmy na początku, aby zarabiać, trzeba umieć wydawać pieniądze. Świadomość tego, ile wydajesz, na co i jak bardzo się to opłaca, jest jednak jedną z tych cech, które decydują o sukcesie małych firm.
Firma Uber Technologies, Inc. i jej podmioty stowarzyszone nie udzielają porad podatkowych, prawnych ani księgowych. Treści te przygotowano wyłącznie w celach informacyjnych i nie dają żadnych gwarancji ani nie należy na nich polegać w zakresie doradztwa podatkowego, prawnego ani księgowego. Przed podjęciem jakiejkolwiek decyzji związanej z tematem tego artykułu należy skonsultować się z własnymi specjalistami ds. podatkowych, prawnych i księgowych.
Usługi
Usługi
Technologie
Zarządzanie zamówieniami
Prostsza działalność
Zwiększ sprzedaż
Docieraj do klientów
Kto korzysta z naszych usług
Kto korzysta z naszych usług
Ceny
Zasoby
Centrum klienta
Dowiedz się więcej
Skontaktuj się z nami