Tecnología para restaurantes: cómo elegir las herramientas adecuadas

El sector de la restauración siempre se ha caracterizado por los cambios frecuentes, pero en los últimos años el cambio ha sido mucho más rápido y a mayor escala.

La pandemia hizo necesarios los canales digitales (apps, agregadores y sitios web) para realizar pedidos en línea. En poco más de un año, dichos canales ya representaban el 41 % de los ingresos medios de los restaurantes, según PYMNTS.

La inflación también afectó rápidamente al sector. Según TouchBistro, el 50 % de los restauradores declaran que todos o casi todos sus proveedores han subido los precios, lo que se ha traducido en un aumento medio del 43 % en el coste de la comida.

Por si fuera poco, se ha vuelto mucho más difícil conservar al personal de los restaurantes. Según TouchBistro, el 97 % de los propietarios afirman que tienen al menos un puesto de trabajo sin cubrir.

Los restaurantes invierten cada vez más en tecnología para responder a las exigencias y los desafíos actuales. Ahora, reunir el conjunto de tecnologías más adecuado para tus necesidades es importante para gestionar con éxito un restaurante.

Son tantas las herramientas tecnológicas disponibles, que puede resultar difícil identificar las más adecuadas para tu restaurante. Como punto de partida, piensa en las necesidades y objetivos específicos de tu negocio. Algunos factores que tener en cuenta son:

• Las prioridades de tu negocio
• Tus problemas más acuciantes
• El tamaño de tu negocio y el número de locales
• Las necesidades que te transmitan tus empleados
• Los comentarios de los clientes
• Los productos tecnológicos que utilices actualmente (lo veremos más adelante) y si quieres conservarlos
• Tu presupuesto

Una vez aclarados estos factores, evalúa las posibles tecnologías en función de:

• Sus características y capacidades
• La facilidad de uso
• La posibilidad de integrarlas con otras tecnologías
• Las opciones de asistencia al usuario
• El precio

Si preseleccionas unas pocas opciones, intenta contactar con el servicio de asistencia de las empresas tecnológicas. Muchas ofrecen demostraciones o pruebas gratuitas para que te familiarices con el producto antes de comprarlo.

La tecnología para restaurantes se divide en varias categorías, según su finalidad principal. Hemos organizado la lista siguiente en función del objetivo principal de cada tecnología, pero ten en cuenta que algunos productos ofrecen funciones que abarcan varias categorías.

Un sistema PdV es una tecnología esencial para la mayoría de los restaurantes, independientemente de su tamaño o tipo. Puedes elegir un sistema PdV integral, que ofrezca todas las funciones en una sola herramienta, o una opción más básica especializada en un par de características fundamentales, como el procesamiento de los pagos y el seguimiento de las ventas.

La opción integral suele ser más cara, pero si necesitas todas las funciones, adquirir varios productos que las abarquen todas podría terminar costando más dinero. Además, contar con un PdV que ofrezca más funcionalidades necesarias puede mejorar la eficiencia. Tu personal solo tendrá que aprender a usar un sistema y te ahorrarás parte del trabajo de conectar varias herramientas entre sí.

Independientemente de la opción que elijas, es aconsejable investigar con qué integraciones es compatible tu PdV. Esto puede ser especialmente útil si recibes pedidos a través de apps de terceros como Uber Eats.

Según una investigación de Paytronix, en marzo de 2022 un tercio de los pedidos de los restaurantes se recibieron por vía digital. Contar con la tecnología necesaria para recibir este tipo de pedidos es fundamental para conseguir clientes que buscan una opción fácil para pedir comida a domicilio o para recoger. Muchos restaurantes utilizan una combinación de herramientas tecnológicas, como:

• Sistemas propios de pedidos en línea que te permiten recibir pedidos desde la página web o la app de tu restaurante.
• Apps de terceros que permiten recibir pedidos a través de una plataforma externa, como Uber Eats.
• Sistemas de gestión de pedidos que te ayudan a reunir en un solo lugar pedidos procedentes de distintos canales y gestionar de manera eficaz el ciclo de vida de cada uno.

A la hora de elegir una herramienta para recibir pedidos en línea, conviene que pueda integrarse con tu PdV, de forma que todos los pedidos se incorporen sin problemas a los procesos que ya tengas establecidos. Algunas funciones adicionales que pueden interesarte son:

• Opciones para programar pedidos, por si algún cliente quiere hacer un pedido para más adelante.
• Recopilación de datos de los usuarios, que te ayudarán a seguir promocionando tu restaurante entre los nuevos clientes y, con suerte, convertirlos en habituales.
• Datos y análisis para obtener información sobre tus pedidos en línea, que puedes utilizar para tomar decisiones bien fundadas más adelante.

Según una investigación de Uber de 2023, más del 90 % de los usuarios consideran que la experiencia de entrega es importante para sentirse valorados e influye en la probabilidad de que hagan más pedidos a esa marca en el futuro y se la recomienden a otras personas. Hoy en día, los clientes no solo esperan que los restaurantes entreguen pedidos a domicilio; también exigen que la entrega sea impecable. Existen distintos tipos de tecnologías que pueden ayudarte:

• Apps de entrega de terceros que asignan cada pedido a un repartidor disponible para que lo entregue por ti. Estas apps también te ayudan a llegar a nuevos clientes, ya que tu restaurante aparecerá en sus populares plataformas para móvil.

• Tecnología de entregas de marca blanca, que te permite ofrecer entregas a domicilio desde tus propios canales de venta (como el sitio web y la app de tu compañía) y recurrir a una empresa externa para que se encargue del reparto.

• Software de gestión de pedidos, que te ayuda a gestionar todos los pedidos a domicilio en un solo lugar si utilizas varios métodos de entrega (por ejemplo, tus propios repartidores y varias empresas externas). Muchos sistemas de gestión en línea también pueden ayudarte a administrar las entregas.

• Software de integración de PdV, que te ayuda a conectar tu PdV con todas las tecnologías que uses para recibir y entregar pedidos, de forma que se integren perfectamente en tus procesos actuales.

Muchas herramientas tecnológicas para realizar entregas a domicilio también ofrecen otras ventajas, como:

• Cálculo de la hora estimada de llegada
• Comunicación en tiempo real entre conductores, usuarios y restaurantes
• Optimización automática de las rutas
• Integración con las demás tecnologías de tu restaurante

Los programas CRM te ayudan a llevar el seguimiento de cada cliente que consigas. Al reunir los datos de los clientes en un solo lugar, dispondrás de la información necesaria para realizar campañas de marketing personalizadas que puedan aumentar su fidelidad y compromiso.

Lo ideal es que las plataformas CRM de los restaurantes se integren con muchas otras herramientas tecnológicas para registrar automáticamente datos como:

• Datos de contacto
• Frecuencia de los pedidos y las reservas
• Valor típico de los pedidos
• Artículos del menú más solicitados
• Promociones con más éxito entre los clientes

También puedes registrar cualquier otro dato que los usuarios estén dispuestos a darte, como su fecha de nacimiento y sus preferencias dietéticas, con el fin de personalizar aún más las promociones que les envíes.

La industria de la tecnología para restaurantes sigue evolucionando, por lo que constantemente aparecen nuevas herramientas y tendencias. Aquí tienes algunas de las principales tendencias que debes tener en cuenta a la hora de elegir un conjunto de tecnologías para tu restaurante.

• Pago sin contacto. Esta tecnología se generalizó al principio de la pandemia de COVID, ya que preocupaba la posibilidad de contagiarse al tocar las superficies. Sin embargo, a muchos clientes les gustó la comodidad de esta opción y quisieron seguir usándola. Puedes ofrecerles la posibilidad de pagar con el móvil usando códigos QR o sistemas de pago sin contacto como Apple Pay o Google Pay.

• Automatización. Actualmente, la tecnología puede automatizar muchas tareas (a menudo tediosas) que antes debían realizar las personas. En el mundo de la restauración, algunas de estas tareas son seguir las ventas y los gastos, crear los horarios de los empleados, controlar los niveles de inventario e informar con precisión de la hora estimada de llegada de los pedidos. La automatización no soluciona por completo los problemas de dotación de personal, pero ayuda a sacar adelante más trabajo con menos empleados, por lo que es una tecnología interesante que incorporar a tu restaurante.

• Modelos de restaurantes virtuales. Los restaurantes virtuales son un concepto que existe principalmente en las apps de entrega de terceros, como Uber Eats, y que ofrece a los restaurantes ya existentes una forma de llegar a nuevos clientes. Poner en marcha un restaurante virtual implica desarrollar un nuevo concepto, promocionarlo en las apps externas y gestionarlo con tu cocina y personal actuales. Puede ayudarte a aumentar tus ganancias sin tener que contratar a más camareros ni ampliar el horario de apertura.