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Cómo llevar el control de gastos empresariales: 6 pasos a seguir
Como dice el refrán, para ganar dinero hay que invertir. Y aunque las pequeñas empresas suelen intentar mantener sus gastos bajos, pocas pueden arrancar y tener éxito sin gastar dinero. Como tendrás gastos, debes determinar la mejor manera de realizar un seguimiento de ellos.
¿Qué son los gastos empresariales?
Comencemos con los aspectos básicos: los gastos comerciales son aquellos gastos que realizas por el bien del negocio. La gente que contratas, los materiales que compras y el lugar físico que alquilas son todos gastos del negocio.
Tipos comunes de gastos empresariales
Las empresas de distintos tipos se enfrentarán a diferentes tipos de gastos, pero algunos de los más comunes a tener en cuenta incluyen los siguientes:
- Cualquier gasto relacionado con su local comercial u oficinas (como alquiler, mantenimiento, servicios públicos y jardinería)
- Costo de los empleados y contratistas que contratas.
- Gastos de marketing y publicidad
- Los materiales utilizados para crear sus productos (como ingredientes alimentarios y suministros de cocina comercial para un restaurante, o flores y jarrones para un negocio) floristería)
- Material de oficina
- Software empresarial.
- Gastos de viaje relacionados con el negocio
- Cualquier gasto en desarrollo profesional o creación de redes (como las cuotas de la Cámara de Comercio local o los cursos que realice para mejorar sus habilidades)
Para los propietarios de pequeñas empresas, la línea entre la vida personal y la vida de negocios puede ser confusa, pero reconocer la diferencia entre los gastos personales y de negocios es importante.
Esto es especialmente cierto para cualquier empresa que planee incluir gastos empresariales en su declaración de impuestos. Si espera ahorrar dinero en impuestos al deducir sus gastos, es fundamental conocer las leyes y clasificaciones específicas sobre lo que se considera un gasto empresarial en su país.
Por qué es importante el seguimiento de gastos empresariales
Registrar los gastos empresariales no solo es ventajoso; es una parte fundamental de gestionar un negocio. Es importante por varias razones principales:
No puedes calcular tus ganancias sin saber cuánto gastaste. Medir el éxito de un negocio no se trata solo de cuánto ganaste, sino de tu ganancia total. La mitad del cálculo de ganancias consiste en saber cuánto gastaste..
Tus gastos podrían afectar tus impuestos empresariales. Muchos países permiten que las empresas deduzcan los gastos comerciales y, como resultado, paguen menos en impuestos. Pero debes saber cuáles son los gastos de negocio para que esto sea una opción.
Es necesario comprender los gastos para hacer (y apegarse) a un presupuesto comercial. Muchos países permiten a las empresas deducir gastos empresariales y, como resultado, pagar menos impuestos. Pero para que esta opción sea viable, debes conocer tus gastos empresariales.
Siempre que necesites reducir costos, debes conocer tus gastos. Determinar qué costos puedes reducir o recortar depende de saber en qué estás gastando. Y el seguimiento de los gastos empresariales te permite detectar cuándo algo cuesta más de lo habitual o más de lo que vale.
Si alguna vez necesitas un préstamo o un inversor, necesitarán ver sus gastos. Si alguien externo necesita evaluar si su negocio es una inversión segura, necesitará ver sus gastos (junto con sus ganancias) para tomar una decisión.
¿Cuál es la forma más sencilla de controlar los gastos de la empresa?
Las grandes empresas pueden permitirse tener contadores a tiempo completo para encargarse de esto. Pero ¿cómo controlan sus gastos las pequeñas empresas? Debes ocuparte de muchas cosas. Es posible que no sepas de contabilidad. Necesitas encontrar la opción más fácil para el seguimiento de los gastos de los negocios pequeños.
Para la mayoría de los propietarios de pequeñas empresas, eso significa encontrar un software de contabilidad fácil de usar que simplifique el proceso y desarrollar un sistema para el seguimiento de gastos empresariales que te ayude a mantenerte al día con él regularmente. En cualquier caso, requiere esfuerzo. Pero las herramientas y el proceso adecuados lo harán más manejable.
6 pasos para llevar el control de tus gastos
Configurar correctamente el proceso de seguimiento de gastos de su empresa implica media docena de pasos principales.
Paso 1: Usa una tarjeta de crédito empresarial dedicada
Los propietarios de pequeñas empresas suelen empezar pagando los gastos de su negocio con su tarjeta de crédito personal por comodidad. Sin embargo, usar una tarjeta de crédito empresarial tiene el mismo efecto que abrir una cuenta bancaria para la empresa: ayuda a mantener separados los gastos personales de los del negocio, simplificando así la contabilidad. Asegúrate de usar tu tarjeta de crédito empresarial únicamente para fines comerciales. Si la usas sin pensarlo para compras personales, pierdes tu propósito (y podrías infringir los términos de su contrato).
Paso 2: Conserva tus comprobantes
Crea un sistema para asegurarte de no perder tus recibos antes de registrarlos. Si muchas de tus compras crean recibos en papel, guárdalos en un lugar seguro para no perderlos y encuentra una forma de organizarlos para facilitarte el proceso más adelante, como carpetas de archivos etiquetadas por fecha o categoría.
Si te resulta más fácil trabajar con archivos digitales, digitaliza tus recibos con regularidad. Para muchos tipos de compras, puedes obtener versiones digitales del recibo automáticamente (por ejemplo, con pedidos en línea). Para otros, tendrás que escanear los recibos en papel. Puedes usar un escáner tradicional, si tienes uno, o una app para escanear recibos diseñada para facilitar el proceso.
Paso 3: Elige la herramienta adecuada para el seguimiento de gastos empresariales
Además de las aplicaciones de recibos mencionadas anteriormente, existe toda una categoría de software dedicada a facilitar la contabilidad a los propietarios de pequeñas empresas. Determinar la mejor opción depende de tus necesidades comerciales y preferencias personales (y potencialmente de las de tu contador, que puede ser una buena fuente para ayudar con este paso y el siguiente).
Registrar los gastos en una hoja de cálculo puede funcionar bien, pero muchos programas de contabilidad ofrecen funciones, como la automatización, que simplifican el seguimiento de los gastos empresariales. Permiten vincular la cuenta bancaria para que los gastos se registren automáticamente, además de ofrecer otras funciones útiles como la facturación y la elaboración de informes.
Paso 4: Desarrollar un proceso para realizar un seguimiento de los gastos empresariales.
Definir tu proceso dependerá de la herramienta que elijas, pero la herramienta adecuada solo será efectiva si desarrollas un buen proceso. De acuerdo con las funciones disponibles, elabora un proceso paso a paso para mantener el seguimiento de tus gastos actualizado y bien organizado.
Es recomendable consultar con un contador para este paso. Pueden asesorar sobre las categorías principales a incluir y qué tipo de gastos van en cada una. Además de aclarar tu proceso, determina qué necesitas hacer para mantenerlo al día. Esto podría significar incorporarlo a tu rutina diaria o configurar una alerta recurrente en el calendario.
Paso 5: Crear directrices para los empleados sobre el seguimiento de los gastos empresariales.
Si tu empresa tiene empleados, cree un proceso que defina claramente cómo deben gestionar el seguimiento de los gastos de las compras que realicen para la empresa. Documentq instrucciones paso a paso que establezcan qué deben hacer con los recibos, quién es responsable de registrar el gasto y cómo deben hacerlo.
Paso 6: Mantén un control estricto de los gastos de tu pequeña empresa.
Esto es fácil de decir, pero probablemente lo más difícil de hacer. Las pequeñas empresas están siempre ocupadas y siempre hay otras cosas que requieren tu atención. Pero cuanto más lo pospongas, más grande será el trabajo. Puedes dedicarle un poco de tiempo cada día o semana, o terminar atascado dedicando largas y tediosas horas al proceso cuando tu contador te imponga una fecha límite.
Consejos sencillos para llevar la contabilidad en pequeñas empresas
Un enfoque inteligente para el seguimiento de los gastos de las pequeñas empresas puede ayudarle a mantener las cosas relativamente sencillas. Aquí tiene algunos consejos adicionales sobre cómo llevar un registro de los gastos empresariales:
Evita usar efectivo para gastos relacionados con el negocio
Las transacciones en efectivo son difíciles de llevar un control. En comparación, todo lo que pagues con una tarjeta empresarial aparecerá de forma ordenada en tu resumen de ganancias mensual. Si tienes una razón importante para usar efectivo en una compra de negocios, procura solicitar un recibo especial y asegúrate de no perderlo.
Deja que la tecnología te ayude.
Si eres un experto en hojas de cálculo y tienes un sistema bien establecido, quédate con lo que te funciona. Para cualquiera que realmente quiera facilitar el seguimiento de los gastos empresariales (y otras tareas de contabilidad), la tecnología puede simplificar las cosas. Pagar un monto inicial en una app o producto de software que ofrece funciones útiles puede ahorrarte tiempo y frustración en el futuro.
Pero algo más importante que hacer esas inversiones, es sacarles provecho. Tómate el tiempo necesario para comprender las funciones disponibles e incorporarlas a tu proceso. Si el software te permite conectar la cuenta bancaria para automatizar el seguimiento de gastos, hazlo. Y comprueba si otros productos tecnológicos que usas tienen funciones que también faciliten las cosas. Si utilizas una plataforma de terceros para procesar pedidos o pagos, comprueba si ofrecen análisis para simplificar el seguimiento de tus gastos con ellos. No hay ningún motivo para hacer el trabajo más difícil o más tedioso de lo que tiene que ser
Mantén el sistema que te funcione.
El mejor sistema para el seguimiento de gastos de una pequeña empresa es aquel con el que te sientas cómodo. Si pruebas un nuevo proceso pero sientes que te iba mejor con el anterior, vuelve al que funcionaba. Si tu proceso actual te deja constantemente atrasado o sin registrar gastos, prueba algo diferente. No hay una única manera correcta, solo la que te permite hacer las cosas.
Lleva el control de los gastos y las ganancias de tu negocio en Uber Eats
Ya sea que tu negocio use Uber Eats o lo esté considerando, es posible que te preguntes cómo realizar un seguimiento de los gastos comerciales dentro de la plataforma. Uber Eats ofrece funciones para ver fácilmente los gastos comerciales relacionados con los pedidos.
Para empezar, la App proporciona análisis detallados que transforman los datos de Uber Eats en información valiosa para tu negocio. Con esta funcionalidad, puedes obtener un desglose granular de tus ventas para ver qué artículos están recibiendo más atención de tus usuarios, realizar un seguimiento de la precisión de los pedidos por tienda para ver qué ubicaciones están operando de manera más eficiente y saber cuánto pagan las promociones de marketing particulares para tu negocio.
Además, la pestaña Pagos en el panel del Administrador de Uber Eats te permite ver un desglose de los gastos de todos los pedidos que se hacen a través de la App. Mira el video a continuación para ver cómo puedes analizar en detalle categorías de gastos específicas, como comisiones, devoluciones al usuario, impuestos y gastos de marketing:
Todo esto te permite tomar mejores decisiones sobre dónde invertir los fondos de tu negocio.
El seguimiento de los gastos empresariales permite un gasto más inteligente.
El gasto inteligente es clave para el éxito empresarial. Porque, como dijimos al principio, hay que invertir para generar ganancias. Pero ser consciente de cuánto se gasta, en qué se gasta y cuánto se recupera es uno de los factores que distingue a las pequeñas empresas exitosas.
Uber Technologies, Inc. y sus filiales no ofrecen asesoramiento fiscal, legal ni contable. Este material se preparó solo con fines informativos y no está destinado a proporcionar, y no se debe confiar en él, para asesoramiento fiscal, legal o contable. Consulta a tus propios profesionales fiscales, legales y contables antes de tomar cualquier decisión relacionada con el tema de este artículo.
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