経費を追跡する方法：実行すべき 6 つのステップ

小企業のオーナーは、開業当初、利便性のため事業経費を個人のクレジットカードから引き落とすことがよくあります。一方、法人用のクレジットカードを使用すると法人用の銀行口座開設するのと同様、ビジネスの経費を個人の経費と区別できるため、会計処理の簡素化に役立ちます。ビジネス用には、法人用クレジットカードのみを使用するよう徹底してください。個人的な購入のために考えなしに法人用カードを使用した場合、目的を逸脱してしまいます（さらにカード会員契約の条件に違反する可能性があります）。

領収書を記録する前に、領収書を失わないようにするためのシステムを作成しましょう。購入の多くで紙の領収書が使用される場合は、紛失しないように保管し、日付やカテゴリでラベル付けされたファイルフォルダなどを取り入れることで、後から楽になるような整理方法を検討してください。

デジタルファイルが使いやすいと感じる場合は、領収書を定期的にデジタル化してください。購入する際、多くの場合では、領収書のデジタルバージョンを自動的に取得できます（オンライン注文など）。その他の場合は、紙の領収書をスキャンする必要があります。お持ちであれば、従来のスキャナーを使用することも、プロセスを簡単にするために設計された領収書スキャンアプリを使用することもできます。

ソフトウェア製品のカテゴリーには、上記のレシートアプリに加えて、中小企業経営者の会計業務の簡素化に専念したものが多くそろっています。最適な選択肢がどれになるかは、ビジネス上のニーズと個人的な好みによって異なります（場合によっては、このステップと次のステップを支援してくれる会計士のニーズにも左右されます）。

表計算ソフトに経費を記録するだけでうまくいっているかもしれませんが、多くの会計ソフトウェア製品では、業務経費の追跡を簡素化する自動化などの機能が提供されています。銀行口座を連携して経費が自動的に記録されるようにするほか、請求書やレポートなどの便利な会計機能も利用できます。

プロセスの策定は選択したツールによって異なりますが、適切なツールは適切なプロセスを開発した場合にのみ有効性を持ちます。利用可能な機能に基づいて、経費追跡を最新かつ整理された状態に保つための段階的なプロセスを作成しましょう。

このステップでは、会計士に相談するのが良いでしょう。含めるべき主なカテゴリと、それぞれにどのような経費が含まれるかについて助言を受けることができます。ここでプロセスを明確にするだけでなく、プロセスを完全に管理するために必要なものを把握しましょう。日々の業務に含めたり、定期的なカレンダーアラートを設定したりするのもよいでしょう。

店舗で従業員を雇用している場合は、店舗で行った購入について経費追跡をどのように処理するか、明確に定義するプロセスを作成します。領収書をどのように処理するか、誰が経費を記録するか、どのように処理するかを手順に分けて記したガイドラインを文書化しましょう。

これは言うのは簡単ですが、実行するにはおそらく最も難しい部分です。中小企業はいつも忙しく、常に様々なことに気を配らなければなりません。しかし、先延ばしにする時間が長ければ長くなるほど、問題は大きくなります。毎日または毎週少しずつ時間を取って対処しなければ、ぎりぎりになって会計士に締切日を設定され、長くつまらない作業に延々と取り組む羽目になるかもしれません。