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Guia essencial sobre catering de época festiva: sugestões sobre como tratar pedidos grandes

Durante a época festiva, o ideal é que o seu restaurante receba uma série de pedidos de grandes dimensões de clientes novos e recorrentes, para diversos tipos de ocasiões, desde festas de época das empresas e celebrações de fim de ano ou reuniões de família. Contudo, como qualquer operador de restaurante sabe, gerir a correria das festas de fim de ano pode rapidamente tornar-se avassalador.

Esta situação pode parecer familiar: a sua equipa está sobrecarregada, a tratar de várias chamadas telefónicas e e-mails ao mesmo tempo a pedir menus de catering, preços e opções de entrega. Embora queira acomodar todos os pedidos e conseguir vendas, poderá constatar que a sua operação de entrega atual não está à altura. Talvez empregue um número reduzido de motoristas, mas apenas alguns usam veículos que podem transportar pedidos maiores.

Gerir com sucesso os pedidos de catering durante a época festiva não significa apenas satisfazer a procura, significa também exceder as expectativas dos clientes e aproveitar a oportunidade para aumentar as receitas durante a altura mais movimentada do ano. Ter a estratégia, as ferramentas e os processos certos pode fazer toda a diferença.

Esta lista de verificação descreve alguns passos importantes para gerir e processar pedidos grandes de forma eficiente na época festiva. Desde avaliar os seus canais de pedidos e aperfeiçoar as estratégias de embalagem até garantir uma logística de entrega integrada, explore ideias que podem ajudar a proporcionar uma experiência tranquila, desde a cozinha até à porta dos seus clientes.

71%

O aumento das transações de catering nos mesmos estabelecimentos no quarto trimestre de 2023 em comparação com o quarto trimestre de 2022¹

Avalie os históricos de tendências dos clientes

Para iniciar a sua preparação de catering da época festiva, comece por analisar a forma como os clientes lhe fazem atualmente pedidos grandes. Mais concretamente, certifique-se de que consegue responder às seguintes perguntas:

Como é que os clientes fazem pedidos de catering ao seu restaurante: através de chamadas, e-mails, um site dedicado ou uma aplicação móvel?
Tem um aumento notável na procura de pedidos grandes durante a época festiva em comparação com outras épocas do ano?
Para que refeições é que os clientes geralmente fazem pedidos de catering: pequeno-almoço, almoço ou jantar?
Quais são os artigos de menu mais populares para pedidos grandes?

✓ Sugestão: comunique proativamente com os clientes

Utilize as redes sociais e o site para informar os clientes sobre os seus serviços de catering e prazos de pedidos. Ofereça opções claras para especificar as instruções de entrega, por telefone ou através de formulários online. Desta forma, garante que os parceiros de entrega recebem instruções precisas, reduzindo os problemas e melhorando a satisfação dos clientes.

Personalize o contacto com os clientes

Se apurar que a maioria dos seus pedidos de catering vem através dos seus próprios canais de vendas, pode dar asas à criatividade com um contacto personalizado. Utilizando dados de clientes de pedidos anteriores, experimente uma destas ideias:

Uma mensagem de texto a desejar Boas Festas aos clientes com uma ligação para fazer um pedido de catering
Um e-mail para pessoas que nunca lhe fizeram um pedido de catering e que apresenta alguns dos seus artigos mais populares nesta categoria
Um e-mail personalizado para os clientes que lhe fizeram um pedido de catering no ano passado a perguntar se gostariam de o repetir este ano
Um cartão de Natal enviado por correio com um código QR que leva os clientes aos seus canais de pedidos online

✓ Sugestão: Recompense os pedidos antecipados

Oferecer promoções antecipadas e pacotes com desconto baseados em pratos populares pode aumentar a satisfação dos clientes e incentivar os pedidos antecipados. Isto será útil para gerir melhor o inventário e os recursos durante períodos mais movimentados.

Preparar as suas operações de entrega

Um dos maiores desafios do processamento de pedidos grandes é garantir que os alimentos chegam a tempo e em excelentes condições. Para se preparar para a época festiva, avalie se o seu sistema de entregas atual está pronto. Veja algumas perguntas a considerar ao planear as operações de entrega:

Como são tratados atualmente os pedidos de entrega dos meus próprios canais de vendas?
Emprego motoristas? Se sim, quantos são e qual o seu raio de entrega?
Tenho acesso a parceiros de entrega com veículos de quatro rodas que aceitam pedidos maiores?
O que acontece se o volume de pedidos exceder a capacidade dos motoristas?
Posso oferecer pagamento de horas extras ou encontrar motoristas adicionais com pouco tempo de aviso?

✓ Sugestão: Use o poder da tecnologia

Ao utilizar uma solução de tecnologia de entregas como o Uber Direct, o seu restaurante pode receber grandes pedidos de catering através dos respetivos canais de vendas e tirar partido do apoio oferecido pela ampla rede de entregas da Uber. É a mesma rede que impulsiona as entregas do mercado Uber Eats, mas aproveitada para pedidos feitos diretamente à sua empresa. Além disso, os seus clientes receberão acompanhamento em tempo real e a verificação com comprovativo de entrega Uber para maior tranquilidade.

Saiba como funciona:

Faça a integração através do seu conjunto de tecnologias já em utilização ou via uma integração por API

Aceite pedidos através do seu site, aplicação, redes sociais ou por telefone

Especifique pedidos grandes e associe-se a parceiros de entrega Uber em veículos de tamanho adequado

Aproveite os preços com 0% de comissão. Basta pagar uma taxa fixa por entrega que pode ser imputada ao cliente

Otimizar a satisfação no estabelecimento

Um processamento organizado no estabelecimento é uma parte essencial de uma entrega tranquila e bem-sucedida. Para garantir que os pedidos de catering chegam aos clientes a tempo e nas melhores condições possíveis, tenha em mente as seguintes sugestões.

Embalagem

Separe os alimentos quentes e frios em sacos diferentes
Utilize recipientes duradouros e resistentes ao calor que não sejam propensos a rasgar-se ou vazar
Proteja líquidos como bebidas ou sopas com fita adesiva
Coloque etiquetas nos recipientes para ajudar os clientes a identificar artigos alimentares e informações sobre alergénios
Inclua instruções de serviço e reaquecimento, se aplicável
Organize o pedido em caixas grandes ou sacos térmicos para ajudar no transporte

Organização

Marque claramente o local da recolha para os parceiros de entrega
Ofereça aos parceiros de entrega um local conveniente para estacionarem ou esperarem para embalar pedidos grandes
Apresente os nomes dos pedidos de forma clara, especialmente se os parceiros de entrega estiverem a fazer as recolhas numa mesa partilhada
Designe membros da equipa para ajudar os parceiros de entrega a colocar as coisas nos seus veículos, se aplicável
Tenha carrinhos à mão para pedidos especialmente grandes

✓ Sugestão: Implemente um sistema de dupla verificação

Introduza um processo obrigatório de dois passos em que um colaborador embala o pedido e outro verifica se este coincide com o recibo antes de o entregar. Assim, garante a exatidão e a eficiência no processamento de pedidos. Mas, acima de tudo, pode evitar erros dispendiosos.

160 $

O valor médio dos pedidos de catering¹

Dê prioridade a comunicação

Os pedidos de catering costumam ser de maior valor e, por isso, é essencial que a comunicação seja transparente. No mínimo, deve certificar-se de que os seus clientes sabem quando devem esperar o respetivo pedido, especialmente se alguém tiver de se encontrar com o parceiro de entrega e ajudar a desembalar várias caixas ou sacos. Também convém dar aos parceiros de entrega uma forma fácil de garantir que estão a entregar o pedido à pessoa certa.

Com uma solução de entrega como o Uber Direct, a sua empresa pode ativar esta garantia adicional para ambas as partes através destas duas funcionalidades:

Acompanhamento em tempo real: permite a si e aos seus clientes acompanharem o estado de um pedido quando este sair para entrega. Os passos de acompanhamento em tempo real incluem:

O cliente faz-lhe um pedido
O cliente recebe uma mensagem de texto com uma ligação de acompanhamento e a hora prevista de chegada quando o pedido sair para entrega
Depois disso, o cliente recebe três mensagens de texto por cada fase da entrega (motorista a caminho, motorista a chegar e pedido entregue)

Comprovativo de entrega: verifica através de um registo eletrónico que um pedido de entrega foi entregue ao destinatário pretendido. Os métodos de comprovativo de entrega incluem:

Fotografias, para ajudar os clientes a perceberem o local onde o pedido foi deixado junto à porta

Códigos PIN e assinaturas digitais, para evitar reclamações fraudulentas de pedidos não recebidos

Leituras de código de barras, para garantir que não há trocas de pedidos

✓ Sugestão: confirme os pedidos com antecedência e peça a opinião mais tarde

Ligue para os clientes 1 a 2 dias antes da entrega para confirmar o pedido e quaisquer instruções especiais que estes tenham dado. Depois de concluir o pedido, peça aos clientes que partilhem as opiniões deles. Pode encaminhá-los para os seus canais de avaliação ou pedir-lhes que lhe enviem um e-mail ou uma mensagem diretamente.

70%

Percentagem de consumidores que avaliam a visibilidade do acompanhamento em tempo real como muito importante para uma entrega satisfatória²

Com o catering entrega também a alegria à mesa

Gerir grandes pedidos de catering durante a época festiva é uma oportunidade para encantar os clientes e aumentar significativamente as suas receitas. Ao otimizar os seus canais de pedidos, tirar partido dos dados, preparar as suas operações de entrega e manter uma comunicação clara com os clientes e os parceiros de entrega, garante que o seu restaurante está preparado para lidar com a correria das festas de fim de ano.

Tudo pronto para impulsionar as suas entregas e simplificar o processamento de pedidos grandes? Explore o conjunto completo de soluções do Uber Direct e dê o próximo passo para expandir as suas operações de catering de época festiva.