So verfolgen Sie Geschäftsausgaben in 6 Schritten

Kleinunternehmer*innen beginnen oft damit, ihre Geschäftsausgaben aus Bequemlichkeit über ihre persönliche Kreditkarte abzuwickeln. Eine Geschäftskreditkarte leistet jedoch dasselbe wie ein eigens eröffnetes Geschäftskonto: Sie hilft Ihnen, Geschäftsausgaben von persönlichen Ausgaben zu trennen, wodurch der Buchhaltungsprozess vereinfacht wird. Denken Sie jedoch daran, Ihre geschäftliche Kreditkarte nur für geschäftliche Zwecke zu verwenden. Wenn Sie sie versehentlich für persönliche Einkäufe verwenden, dient dies nicht dem Zweck (und könnte sogar gegen die Bedingungen Ihrer Vereinbarung verstoßen).

Entwickeln Sie ein System, das sicherstellt, dass Sie Ihre Belege vor der Erfassung nicht verlieren. Wenn Sie bei vielen Ihrer Käufe Papierbelege erhalten, bewahren Sie sie an einem Ort auf, an dem Sie sie nicht verlieren. Überlegen Sie sich außerdem, wie Sie sie am besten sortieren, damit Sie später weniger Arbeit haben, beispielsweise in beschrifteten Ordnern, die nach Datum oder Kategorie sortiert sind.

Wenn Ihnen die Arbeit mit digitalen Dateien leichter fällt, können Sie Ihre Belege auch regelmäßig digitalisieren. Bei vielen Arten von Käufen erhalten Sie automatisch digitale Belege (z. B. bei Online-Bestellungen). Bei anderen Arten müssen Sie Papierbelege einscannen. Wenn Sie einen herkömmlichen Scanner haben, können Sie diesen verwenden. Alternativ können Sie eine App zum Einscannen von Belegen verwenden, die diesen Vorgang vereinfacht.

Ergänzend zu den oben erwähnten Apps zum Einscannen von Belegen ist eine gesamte Kategorie von Softwareprodukten darauf ausgerichtet, Kleinunternehmer*innen die Buchhaltungsarbeit zu erleichtern. Welche Option für Sie die beste ist, hängt von Ihren Geschäftsanforderungen und persönlichen Präferenzen ab (und möglicherweise von denen Ihres Buchhalters bzw. Ihrer Buchhalterin, der bzw. die Ihnen bei diesem und dem nächsten Schritt behilflich sein kann).

Die Erfassung von Ausgaben in einer Tabelle ist möglicherweise eine gute Lösung für Sie, jedoch bieten viele Buchhaltungssoftwareprodukte Funktionen, wie beispielsweise die Automatisierung, die die Verfolgung von Geschäftsausgaben vereinfachen. Sie ermöglichen es Ihnen, Ihr Bankkonto zu verknüpfen, sodass Ausgaben automatisch erfasst werden, und verfügen gleichzeitig über weitere nützliche Buchhaltungsfunktionen wie Rechnungsstellung und Berichterstattung.

Die Definition Ihres Prozesses hängt von dem von Ihnen gewählten Werkzeug ab, aber das richtige Werkzeug wird nur dann effektiv sein, wenn Sie einen guten Prozess entwickeln. Erarbeiten Sie auf der Grundlage der verfügbaren Funktionen ein schrittweises Verfahren, um Ihre Ausgabenerfassung auf dem neuesten Stand und gut organisiert zu halten.

Dies ist ein guter Schritt, um ein Steuerberatungsunternehmen hinzuzuziehen. Es kann Sie dahingehend beraten, welche Hauptkategorien Sie einbeziehen sollten und welche Art von Ausgaben in die einzelnen Kategorien fallen. Neben der Klärung Ihres Prozesses sollten Sie herausfinden, was Sie tun müssen, um den Überblick zu behalten. Das könnte bedeuten, dass Sie das in Ihre tägliche Routine aufnehmen oder einen wiederkehrenden Kalenderalarm einrichten.

Wenn Ihr Unternehmen Mitarbeitende hat, erstellen Sie ein Verfahren, das klar definiert, wie sie die Ausgabenverfolgung für alle Einkäufe, die sie für das Unternehmen tätigen, handhaben sollten. Legen Sie Schritt-für-Schritt-Richtlinien fest, wie Ihre Mitarbeitenden mit Belegen verfahren sollten, wer für die Erfassung der Ausgaben verantwortlich ist und wie sie dabei vorgehen sollten.

Leichter gesagt als getan, denn dies ist wahrscheinlich der schwierigste Teil. In Kleinunternehmen gibt es immer viel zu tun – und somit viele andere Dinge, die Ihre Aufmerksamkeit erfordern. Aber je länger Sie zögern, desto schwieriger wird diese Aufgabe. Verbringen Sie jeden Tag oder jede Woche ein wenig Zeit damit, um nicht kurz vor der Frist Ihres Buchhalters oder Ihrer Buchhalterin alles gestresst und über viele Stunden hinweg zusammentragen zu müssen.