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Comment assurer le suivi des notes de frais professionnelles : six étapes à suivre
Comme le dit le proverbe : pour gagner de l'argent, il faut d'abord en dépenser. Et même si les petites entreprises font généralement en sorte que leurs notes de frais professionnelles soient le moins élevées possible, peu sont celles qui peuvent continuer à réussir sans rien dépenser. Que vous le vouliez ou non, vous allez avoir des notes de frais. Alors autant déterminer la meilleure façon d'en assurer le suivi.
Que sont les notes de frais professionnelles ?
Commençons par les notions de base : les notes de frais professionnelles sont les coûts engagés pour votre entreprise. Les collaborateurs que vous recrutez, le matériel que vous achetez et les locaux que vous louez, donnent tous lieu à des notes de frais professionnelles.
Les différents types de notes de frais courants
Différents types d'entreprises supposent différents types de notes de frais, mais voici quelques exemples des plus courantes à garder en tête :
- toutes les dépenses liées à la vitrine de votre entreprise ou à vos bureaux (comme le loyer, l'entretien, l'électricité et les travaux extérieurs) ;
- le coût des collaborateurs et sous-traitants que vous recrutez ;
- les dépenses en marketing et publicité ;
- les matériaux utilisés pour créer vos produits (comme les ingrédients alimentaires et les équipements de cuisine pour un restaurant, ou les fleurs et les vases pour un fleuriste) ;
- les fournitures de bureau ;
- les logiciels d'entreprise ;
- les frais de déplacements professionnels ;
- tous les coûts de développement professionnel ou de réseautage (comme les frais d'inscription à la Chambre de commerce locale ou les formations que vous suivez pour améliorer vos compétences).
Pour les propriétaires de petites entreprises, la frontière entre vie personnelle et vie professionnelle peut être floue, mais il est important de distinguer les dépenses personnelles des notes de frais professionnelles.
C'est particulièrement vrai pour toute entreprise prévoyant d'inclure les notes de frais professionnelles dans les documents préparatifs de ses déclarations fiscales. Si vous espérez pouvoir bénéficier d'économies d'impôts en déduisant vos notes de frais, vous devez consulter les lois spécifiques sur le sujet et apprendre quelles catégories sont considérées comme des notes de frais professionnelles dans votre pays.
L'importance du suivi des notes de frais professionnelles
Assurer le suivi des notes de frais professionnelles n'est pas seulement une bonne chose, c'est aussi un élément fondamental dans la gestion d'une entreprise. Voici quelques-unes des raisons pour lesquelles il est important de le faire :
Il est impossible de calculer ses profits sans savoir ce que l'on dépense. Pour mesurer le succès de votre entreprise, il ne suffit pas de savoir combien vous avez gagné. Il s'agit de savoir quel est votre profit global. La moitié du calcul du profit consiste à savoir combien vous avez dépensé.
Vos notes de frais peuvent aussi faire une différence sur l'imposition de votre entreprise. Beaucoup de pays permettent aux entreprises de déduire les notes de frais professionnelles, et en conséquence, de payer moins d'impôts. Pour en profiter, vous avez besoin de savoir à combien s'élèvent les notes de frais de votre entreprise.
Comprendre les notes de frais est essentiel pour établir (et respecter) votre budget. Le fait d'avoir un budget vous aide à gérer les notes de frais et à ne pas y consacrer plus que ce que vous pouvez vous permettre. Le suivi des notes de frais est un élément essentiel dans l'établissement d'un budget.
Dès lors que vous avez besoin de réduire vos coûts, il vous faut savoir ce que vous dépensez. Pour déterminer ce que vous pouvez réduire ou supprimer, vous devez bien connaître vos dépenses. Et le suivi des notes de frais professionnels vous permet d'identifier tout coût insolite ou supérieur à la valeur habituellement payée.
Si vous avez un jour besoin d'obtenir un prêt ou de trouver un investisseur, on demandera à voir vos notes de frais. Si une personne externe à l'entreprise doit évaluer si votre entreprise est un investissement sûr, elle voudra avoir accès à vos notes de frais (et connaître vos revenus) avant de prendre sa décision.
Quelle est la façon la plus simple d'assurer le suivi des notes de frais professionnelles ?
Les grandes entreprises peuvent se permettre d'employer des comptables à temps plein pour se charger du suivi des notes de frais. Mais comment les petites entreprises s'en occupent-elles ? Vous avez beaucoup d'autres choses à faire. Vous n'avez pas forcément de formation en comptabilité. Il vous faut identifier l'option la plus simple pour assurer le suivi des notes de frais d'une petite entreprise.
Pour la plupart des propriétaires de petites entreprises, il s'agira de trouver un logiciel de comptabilité facile à utiliser, qui simplifie le processus, et de développer un système de suivi des notes de frais professionnelles qui contribue à les traiter de façon régulière. Quoi qu'il en soit, c'est du travail. Mais avec les bons outils et le bon processus, c'est tout de suite plus facile à gérer.
Six étapes pour assurer le suivi des notes de frais
Bien configurer le processus de suivi de vos notes de frais professionnelles suppose six étapes à mettre en œuvre.
Étape 1 : utilisez une carte de crédit professionnelle dédiée
Les propriétaires de petites entreprises ont souvent tendance, dans les premiers temps, à passer les notes de frais professionnelles sur leur carte de crédit personnelle, car cela leur semble plus pratique. Mais utiliser une carte de crédit professionnelle vous permet de faire la même chose si vous ouvriez un compte bancaire d'entreprise : cela vous aide à séparer les notes de frais professionnelles des dépenses personnelles, ce qui facilite ensuite le processus comptable. Assurez-vous simplement de n'utiliser votre carte de crédit d'entreprise qu'à des fins professionnelles. Si vous ne faites pas attention et que vous y passez des achats personnels, c'est contre-productif (et cela peut enfreindre les conditions de votre contrat de titulaire de carte).
Étape 2 : Conservez vos reçus
Créez un système pour veiller à ne pas perdre vos reçus avant de les enregistrer. Si vous avez beaucoup de reçus d'achat au format papier, rangez-les dans un endroit où vous ne les perdrez pas et réfléchissez à la façon de les organiser pour vous faciliter la vie plus tard. Par exemple, dans des dossiers étiquetés par date ou par catégorie.
Si vous trouvez les fichiers numériques plus faciles à utiliser, numérisez régulièrement vos reçus. Pour de nombreux types d'achat, par exemple pour les commandes en ligne, vous pouvez demander à obtenir automatiquement une version numérique du reçu. Pour les autres, vous devrez numériser les reçus papier. Vous pouvez utiliser un bon vieux scanner (si vous en avez un) ou une application de numérisation de reçus, conçue pour simplifier le processus.
Étape 3 : choisissez le bon outil pour le suivi de vos notes de frais professionnelles
En plus des applications de gestion des reçus mentionnées plus haut, il existe toute une variété de logiciels de comptabilité conçus faciliter la vie des petites entreprises. Pour trouver le bon, réfléchissez à vos besoins et à vos préférences (et peut-être même à ceux de votre comptable, qui peut aussi vous aider dans cette étape et la suivante).
Vous avez peut-être l'habitude de consigner vos notes de frais dans un fichier, mais beaucoup de logiciels de comptabilité offrent des fonctionnalités comme l'automatisation qui simplifient énormément le suivi des notes de frais professionnelles. Ils vous permettent d'intégrer votre compte bancaire pour enregistrer automatiquement les notes de frais, en plus d'autres options pratiques comme la facturation et la création de rapports.
Étape 4 : établissez un processus pour le suivi des notes de frais professionnelles
La définition de votre processus dépendra de l'outil que vous choisirez. Toutefois, le bon outil ne sera efficace que si vous mettez au point un bon processus. En vous appuyant sur les fonctionnalités à disposition, élaborez un processus étape par étape pour assurer le suivi de vos notes de frais de façon régulière et bien organisée.
C'est à cette étape qu'il peut être judicieux de consulter un comptable. Il pourra vous donner des conseils sur les principales catégories à inclure et sur le type de notes de frais que chacune d'entre elles comprend. À ce stade, en plus de bien identifier votre processus, déterminez ce que vous devez faire pour le maîtriser. Il peut s'agir d'inclure le suivi des notes de frais à votre routine quotidienne ou de définir une alerte périodique dans votre calendrier.
Étape 5 : établissez des directives à l'attention de vos collaborateurs concernant le suivi des notes de frais professionnelles
Si votre entreprise a des collaborateurs, définissez un processus qui balise clairement le suivi de toutes les dépenses qu'ils engagent pour l'entreprise. Indiquez étape par étape ce qu'ils doivent faire des factures, désignez les personnes en charge d'enregistrer les notes de frais et détaillez le processus à suivre.
Étape 6 : Assurez le suivi des notes de frais de votre petite entreprise
C'est facile à dire, mais cela reste probablement la partie la plus difficile à faire. Les petites entreprises sont toujours occupées et votre liste de choses à faire ne raccourcit jamais. Mais chaque fois que vous remettez une tâche à plus tard, elle se complique davantage. Vous pouvez y consacrer un peu de temps chaque jour ou chaque semaine, ou vous retrouver à devoir y passer des heures et des heures quand votre comptable vous dit qu'il en a besoin.
Des conseils pour simplifier la comptabilité des petites entreprises
Élaborer une approche intelligente pour assurer le suivi des notes de frais de votre petite entreprise peut contribuer à maintenir un processus reste relativement simple. Voici quelques conseils supplémentaires sur la façon d'assurer le suivi des notes de frais professionnelles :
Évitez de régler des dépenses professionnelles en espèces
Les transactions en espèces ne sont pas faciles à suivre. À l'opposé, tout ce que vous payez avec votre carte professionnelle apparaît clairement sur votre relevé mensuel. Si vous devez absolument payer en espèces, n'oubliez pas de demander un reçu et ne le perdez pas.
La technologie est votre meilleure alliée
Si vous êtes un pro des feuilles de calcul, que vous traitez de façon systématique, continuez de faire ce qui fonctionne pour vous. Et si vous avez vraiment envie de simplifier le suivi des notes de frais professionnelles (et d'autres tâches comptables), faites confiance à la technologie. Le coût initial investi dans un produit logiciel ou une application offrant des fonctionnalités utiles peut vous faire gagner du temps et éviter bien des frustrations.
Mais investir dans ces outils n'est pas suffisant, encore faut-il les utiliser. Prenez le temps de comprendre les fonctionnalités disponibles et de les intégrer à votre processus. Si le logiciel vous permet de connecter votre compte bancaire pour automatiser le suivi des notes de frais, faites-le. Et n'hésitez pas non plus à étudier dans le détail les autres produits technologiques que vous utilisez : ils disposent peut-être aussi de fonctionnalités pour vous faciliter la vie. Si vous utilisez une plateforme tierce pour traiter des commandes ou des paiements, cherchez à savoir si elle dispose d'outils d'analyse simplifiant le suivi de vos notes de frais. Après tout, s'il existe des moyens de faciliter le travail ou de le rendre moins ennuyeux, pourquoi s'en priver ?
Utilisez un système qui vous convient
Le meilleur système pour assurer le suivi des notes de frais d'une petite entreprise, c'est celui que vous ne cesserez pas d'utiliser sur le long terme. Si vous testez un nouveau processus et réalisez que vous préfériez celui que vous utilisiez précédemment, n'hésitez pas et revenez à la formule qui a fait ses preuves pour vous. Si votre processus actuel vous fait constamment prendre du retard ou passer à côté de certaines notes de frais, testez-en un autre. Il n'existe pas un processus unique, meilleur que tous les autres : il s'agit juste de trouver celui qui fonctionne pour vous.
Assurez le suivi des notes de frais et des revenus de votre entreprise sur Uber Eats
Que votre entreprise utilise déjà Uber Eats ou envisage de le faire, vous vous demandez peut-être comment suivre les notes de frais professionnelles sur la plateforme. Uber Eats offre des fonctionnalités permettant de consulter facilement les notes de frais de l'entreprise liées aux commandes sur Uber Eats.
Pour commencer, l'application fournit des analyses approfondies qui transforment les données d'Uber Eats en informations pour votre entreprise. Grâce à cette fonctionnalité, vous pouvez consulter le détail de vos ventes pour voir quels articles sont les plus populaires auprès de vos clients, suivre l'exactitude des commandes par établissement et ainsi identifier quels sites fonctionnent le plus efficacement, et savoir dans quelle mesure des promotions marketing spécifiques portent leurs fruits pour votre entreprise.
En outre, l'onglet Paiements du tableau de bord d'Uber Eats Manager vous permet de consulter le détail de vos notes de frais pour toutes les commandes passées dans l'application. Jetez un coup d'œil à la vidéo ci-dessous pour comprendre comment explorer des catégories de notes de frais spécifiques, comme les frais, les remboursements aux clients, les taxes et les dépenses en marketing :
Tout cela vous permet de définir la façon la plus éclairée d'investir vos fonds professionnels.
Assurer le suivi des notes de frais professionnelles permet de gérer les dépenses plus intelligemment
Une entreprise viable est une entreprise qui dépense intelligemment. Comme nous le disions plus haut, pour gagner de l'argent, il faut en dépenser. Mais le fait de savoir à tout moment combien elles dépensent, où vont ces dépenses, et combien elles gagnent en retour est la clé qui permet aux petites entreprises qui réussissent de se distinguer.
Uber Technologies, Inc. et ses sociétés affiliées ne fournissent pas de conseils fiscaux, juridiques ou comptables. Les présents contenus ont été rédigés à titre informatif uniquement, ne visent pas à fournir des conseils fiscaux, juridiques ou comptables, et ne doivent pas être utilisés à ces fins. Consultez vos propres conseillers fiscaux, juridiques et comptables avant de prendre une quelconque décision en lien avec le sujet du présent article.
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