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So verfolgen Sie Geschäftsausgaben in 6 Schritten

Wie ein altes Sprichwort besagt, braucht man Geld, um Geld zu verdienen. Und obwohl Kleinunternehmen in der Regel bestrebt sind, ihre Ausgaben niedrig zu halten, können nur wenige durchstarten und erfolgreich bleiben, ohne dafür Geld auszugeben. Da Ausgaben auf Sie zukommen werden, müssen Sie sich überlegen, wie Sie diese am besten im Auge behalten.

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Was sind Geschäftsausgaben?

Beginnen wir mit den Grundlagen: Betriebsausgaben sind alle Ausgaben, die Sie im Interesse Ihres Unternehmens tätigen. Die Mitarbeitenden, die Sie einstellen, die Materialien, die Sie kaufen, und das Ladenlokal, das Sie mieten, sind alles Geschäftsausgaben.

Gängige Arten von Geschäftsausgaben

Verschiedene Unternehmen haben verschiedenen Arten von Ausgaben. Zu den häufigsten gehören jedoch:

Alle Ausgaben im Zusammenhang mit Ihrem Geschäft oder Ihren Büros (z. B. Miete, Wartung, Nebenkosten und Gartenarbeit)
Die Kosten von Mitarbeitenden und Auftragnehmer*innen, die Sie einstellen
Marketing- und Werbeausgaben
Die Materialien, die Sie für Ihre Produkte brauchen (z. B. Lebensmittel und eine kommerzielle Küchenausstattung für Restaurants oder Blumen und Vasen für Florist*innen)
Büroartikel
Unternehmssoftware
Kosten rund um Dienstreisen
Alle Kosten für die berufliche Weiterentwicklung oder für das Networking (z. B. Gebühren für die örtliche Handelskammer oder Kurse, die Sie zur Verbesserung Ihrer Fähigkeiten belegen)

Für Kleinunternehmer kann die Grenze zwischen Privat- und Geschäftsleben schon mal verschwimmen. Daher ist es besonders wichtig, den Unterschied zwischen persönlichen und geschäftlichen Ausgaben zu erkennen.

Dies gilt insbesondere für alle Unternehmen, die Geschäftsausgaben in die Steuervorbereitung einbeziehen möchten. Wenn Sie Ihre Ausgaben von der Steuer absetzen möchten, ist es wichtig, die genauen Gesetze und Klassifizierungen dazu zu kennen, was in Ihrem Land als Geschäftsausgaben gilt.

Warum die Verfolgung von Geschäftsausgaben wichtig ist

Die Verfolgung von Geschäftsausgaben ist nicht nur von Vorteil, sondern auch ein grundlegender Bestandteil der Führung eines Unternehmens. Im Folgenden finden Sie die Hauptgründe dafür:

Sie können Ihre Gewinne nicht berechnen, ohne Ihre Ausgaben zu kennen. Bei der Beurteilung des Geschäftserfolgs geht es nicht nur um Ihre Einnahmen, sondern auch um Ihren Gesamtgewinn. Die Hälfte der Gewinnberechnung besteht darin, die Ausgaben zu kennen.
Ihre Ausgaben können sich auf Ihre Unternehmenssteuern auswirken. In vielen Ländern können Unternehmen ihre Betriebsausgaben absetzen, wodurch sie weniger Steuern zahlen. Voraussetzung dafür ist allerdings, dass Sie die Höhe Ihrer Betriebsausgaben kennen.
Um ein Geschäftsbudget aufstellen (und einhalten) zu können, müssen Sie einen Überblick über Ihre Ausgaben haben. Ein Budget hilft Ihnen dabei, Ihre Ausgaben zu verwalten und in einem Rahmen zu halten, den Sie sich leisten können. Die Ausgabenverfolgung ist ein wichtiger Aspekt der Budgetierung.
Wann immer Sie Kosten senken müssen, ist es erforderlich, Ihre Ausgaben zu kennen. Denn nur wenn Sie Ihre Ausgaben kennen, können Sie ermitteln, welche Kosten Sie senken können. Durch die Verfolgung Ihrer Geschäftsausgaben können Sie rechtzeitig erkennen, wenn etwas mehr kostet als üblich oder als es wert ist.
Wenn Sie jemals einen Kredit aufnehmen wollen oder eine*n Investor*in suchen, müssen Ihre Ausgaben überprüft werden. Wenn eine außenstehende Person abwägen muss, ob Ihr Unternehmen eine sichere Investition ist, muss sie Ihre Ausgaben (sowie Ihre Einnahmen) einsehen, um eine Entscheidung treffen zu können.

Wie lassen sich Geschäftsausgaben am einfachsten erfassen?

Große Unternehmen können es sich leisten, Buchhalter*innen in Vollzeit einzustellen, die sich um diese Dinge kümmern. Aber wie behalten Kleinunternehmen den Überblick über ihre Ausgaben? Sie sind beschäftigt. Sie kennen sich in der Buchhaltung vielleicht kaum aus. Sie müssen die einfachste Option zur Erfassung von Ausgaben für Kleinunternehmen finden.

Für die meisten Kleinunternehmer*innen bedeutet das, eine benutzerfreundliche Buchhaltungssoftware zu finden, die den Prozess vereinfacht. Außerdem müssen Sie ein System für die Erfassung der Geschäftsausgaben entwickeln, mit dem Sie alle Ausgaben auf dem neuesten Stand halten. Wie auch immer, es erfordert Arbeit. Aber mit den richtigen Werkzeugen und Verfahren lässt es sich besser bewältigen.

6 Schritte zur Überwachung der Ausgaben

Für die korrekte Einrichtung des Verfolgungsprozesses für Ihre Geschäftsausgaben gibt es sechs wichtige Schritte.

Schritt 1: Verwenden Sie eine Geschäftskreditkarte

Kleinunternehmer*innen beginnen oft damit, ihre Geschäftsausgaben aus Bequemlichkeit über ihre persönliche Kreditkarte abzuwickeln. Eine Geschäftskreditkarte leistet jedoch dasselbe wie ein eigens eröffnetes Geschäftskonto: Sie hilft Ihnen, Geschäftsausgaben von persönlichen Ausgaben zu trennen, wodurch der Buchhaltungsprozess vereinfacht wird. Denken Sie jedoch daran, Ihre geschäftliche Kreditkarte nur für geschäftliche Zwecke zu verwenden. Wenn Sie sie versehentlich für persönliche Einkäufe verwenden, dient dies nicht dem Zweck (und könnte sogar gegen die Bedingungen Ihrer Vereinbarung verstoßen).

Schritt 2: Bewahren Sie Ihre Belege auf

Entwickeln Sie ein System, das sicherstellt, dass Sie Ihre Belege vor der Erfassung nicht verlieren. Wenn Sie bei vielen Ihrer Käufe Papierbelege erhalten, bewahren Sie sie an einem Ort auf, an dem Sie sie nicht verlieren. Überlegen Sie sich außerdem, wie Sie sie am besten sortieren, damit Sie später weniger Arbeit haben, beispielsweise in beschrifteten Ordnern, die nach Datum oder Kategorie sortiert sind.

Wenn Ihnen die Arbeit mit digitalen Dateien leichter fällt, können Sie Ihre Belege auch regelmäßig digitalisieren. Bei vielen Arten von Käufen erhalten Sie automatisch digitale Belege (z. B. bei Online-Bestellungen). Bei anderen Arten müssen Sie Papierbelege einscannen. Wenn Sie einen herkömmlichen Scanner haben, können Sie diesen verwenden. Alternativ können Sie eine App zum Einscannen von Belegen verwenden, die diesen Vorgang vereinfacht.

Schritt 3: Wählen Sie das richtige Tool für die Verfolgung Ihrer Geschäftsausgaben

Ergänzend zu den oben erwähnten Apps zum Einscannen von Belegen ist eine gesamte Kategorie von Softwareprodukten darauf ausgerichtet, Kleinunternehmer*innen die Buchhaltungsarbeit zu erleichtern. Welche Option für Sie die beste ist, hängt von Ihren Geschäftsanforderungen und persönlichen Präferenzen ab (und möglicherweise von denen Ihres Buchhalters bzw. Ihrer Buchhalterin, der bzw. die Ihnen bei diesem und dem nächsten Schritt behilflich sein kann).

Die Erfassung von Ausgaben in einer Tabelle ist möglicherweise eine gute Lösung für Sie, jedoch bieten viele Buchhaltungssoftwareprodukte Funktionen, wie beispielsweise die Automatisierung, die die Verfolgung von Geschäftsausgaben vereinfachen. Sie ermöglichen es Ihnen, Ihr Bankkonto zu verknüpfen, sodass Ausgaben automatisch erfasst werden, und verfügen gleichzeitig über weitere nützliche Buchhaltungsfunktionen wie Rechnungsstellung und Berichterstattung.

Schritt 4: Entwickeln Sie einen Prozess zur Verfolgung Ihrer Geschäftsausgaben

Die Definition Ihres Prozesses hängt von dem von Ihnen gewählten Werkzeug ab, aber das richtige Werkzeug wird nur dann effektiv sein, wenn Sie einen guten Prozess entwickeln. Erarbeiten Sie auf der Grundlage der verfügbaren Funktionen ein schrittweises Verfahren, um Ihre Ausgabenerfassung auf dem neuesten Stand und gut organisiert zu halten.

Dies ist ein guter Schritt, um ein Steuerberatungsunternehmen hinzuzuziehen. Es kann Sie dahingehend beraten, welche Hauptkategorien Sie einbeziehen sollten und welche Art von Ausgaben in die einzelnen Kategorien fallen. Neben der Klärung Ihres Prozesses sollten Sie herausfinden, was Sie tun müssen, um den Überblick zu behalten. Das könnte bedeuten, dass Sie das in Ihre tägliche Routine aufnehmen oder einen wiederkehrenden Kalenderalarm einrichten.

Schritt 5: Erstellen Sie Mitarbeiterrichtlinien für die Verfolgung Ihrer Geschäftsausgaben

Wenn Ihr Unternehmen Mitarbeitende hat, erstellen Sie ein Verfahren, das klar definiert, wie sie die Ausgabenverfolgung für alle Einkäufe, die sie für das Unternehmen tätigen, handhaben sollten. Legen Sie Schritt-für-Schritt-Richtlinien fest, wie Ihre Mitarbeitenden mit Belegen verfahren sollten, wer für die Erfassung der Ausgaben verantwortlich ist und wie sie dabei vorgehen sollten.

Schritt 6: Behalten Sie den Überblick über Ihre Ausgaben für Kleinunternehmen

Leichter gesagt als getan, denn dies ist wahrscheinlich der schwierigste Teil. In Kleinunternehmen gibt es immer viel zu tun – und somit viele andere Dinge, die Ihre Aufmerksamkeit erfordern. Aber je länger Sie zögern, desto schwieriger wird diese Aufgabe. Verbringen Sie jeden Tag oder jede Woche ein wenig Zeit damit, um nicht kurz vor der Frist Ihres Buchhalters oder Ihrer Buchhalterin alles gestresst und über viele Stunden hinweg zusammentragen zu müssen.

Einfache Buchführungstipps für Kleinunternehmen

Ein intelligenter Ansatz zur Ausgabenverfolgung für Kleinunternehmen kann diese Aufgabe erleichtern. Hier sind ein paar zusätzliche Tipps, mit denen Sie den Überblick über Ihre Geschäftsausgaben behalten:

Vermeiden Sie es, Bargeld für Geschäftsausgaben zu verwenden

Es ist schwer, die Übersicht über Bargeldtransaktionen zu behalten. Dagegen werden alle Ausgaben, die über eine Geschäftskarte abgewickelt werden, übersichtlich auf Ihren monatlichen Kontoauszügen angezeigt. Besteht ein zwingender Grund, eine geschäftliche Transaktion mit Bargeld zu tätigen, sollten Sie sich unbedingt einen Beleg ausstellen lassen und darauf achten, dass Sie diesen nicht verlieren.

Lassen Sie sich von der Technologie unter die Arme greifen

Sollten Sie sich bestens mit Tabellen auskennen und bereits ein System haben, bleiben Sie einfach bei dem, was für Sie funktioniert. Für alle, die die Verfolgung von Geschäftsausgaben (und andere Buchhaltungsaufgaben) wirklich vereinfachen möchten, kann Technologie eine große Hilfe sein. Eine Vorabinvestition in eine Software oder App, die nützliche Funktionen bietet, kann Ihnen später Zeit und Frustration ersparen.

Doch Sie sollten diese Investition nicht nur tätigen, sondern auch nutzen. Nehmen Sie sich die Zeit, die verfügbaren Funktionen zu verstehen und sie in Ihren Prozess zu integrieren. Wenn die Software die Möglichkeit bietet, Ihr Bankkonto einzubinden, um die Kostenerfassung zu automatisieren, sollten Sie dies tun. Und prüfen Sie, ob andere technische Produkte, die Sie verwenden, ebenfalls Funktionen haben, die die Arbeit erleichtern. Wenn Sie eine Drittanbieter-Plattform für die Abwicklung von Bestellungen oder Zahlungen nutzen, prüfen Sie, ob diese Analysen anbietet, um die Verfolgung Ihrer Ausgaben zu vereinfachen. Es gibt keinen Grund, die Arbeit schwieriger oder mühsamer zu machen, als sie sein muss.

Bleiben Sie bei einem System, das für Sie funktioniert

Das beste System für die Ausgabenverfolgung für Kleinunternehmen? Eines, an das Sie sich halten können. Wenn Sie ein neues Verfahren ausprobieren, aber merken, dass Sie mit dem alten, vertrauten besser klarkamen, sollten Sie zu dem ursprünglichen zurückkehren. Wenn Ihr neues Verfahren dazu führt, dass Sie nicht auf dem neuesten Stand sind oder Ausgaben verpassen, probieren Sie etwas anderes aus. Es gibt keine Einheitslösung. Sie müssen also die Art finden, die für Sie funktioniert.

Behalten Sie den Überblick über Ihre Uber Eats Geschäftsausgaben und -einnahmen

Unabhängig davon, ob Ihr Unternehmen bereits Uber Eats nutzt oder dies in Erwägung zieht, fragen Sie sich vielleicht, wie Sie die Geschäftsausgaben innerhalb der Uber Eats Plattform verfolgen können. Uber Eats bietet Möglichkeiten, um die Geschäftsausgaben für Bestellungen über Uber Eats einfach einzusehen.

Zunächst einmal bietet die App umfangreiche Analysemöglichkeiten, die die Daten von Uber Eats in Erkenntnisse für Ihr Unternehmen verwandeln. Mit dieser Funktion können Sie eine detaillierte Aufschlüsselung Ihrer Verkäufe erhalten, um zu sehen, welchen Artikel Ihre Kund*innen die meiste Aufmerksamkeit schenken. Verfolgen Sie die Bestellgenauigkeit nach Geschäft, um zu sehen, welche Standorte am effizientesten arbeiten, und erfahren Sie, wie sehr sich bestimmte Marketingaktionen für Ihr Unternehmen auszahlen.

Außerdem können Sie im Tab „Zahlungen“ im Uber Eats Manager Dashboard eine Aufschlüsselung Ihrer Ausgaben für alle über die App getätigten Bestellungen einsehen. Sehen Sie sich das folgende Video an, um zu erfahren, wie Sie bestimmte Ausgabenkategorien wie Gebühren, Rückerstattungen für Kund*innen, Steuern und Marketingausgaben aufschlüsseln können:

All dies ermöglicht es Ihnen, bessere Entscheidungen darüber zu treffen, wo Sie Ihre Unternehmensmittel investieren.

Indem Sie Ihre Geschäftsausgaben verfolgen, können Sie zukünftige Gelder intelligenter zuweisen und ausgeben

Intelligente Ausgaben sind der Schlüssel für ein erfolgreiches Unternehmen. Denn wie wir bereits erwähnt haben, ist es essenziell, zunächst Geld zu investieren, um erfolgreich zu sein. Doch sich stets einen Überblick darüber zu verschaffen, wie viel Geld man ausgibt, in welche Bereiche es fließt und inwieweit es sich auszahlt, ist eines der Dinge, die erfolgreiche Kleinunternehmen auszeichnen.

Uber Technologies, Inc. und seine verbundenen Unternehmen bieten keine Steuer-, Rechts- oder Buchhaltungsberatung an. Dieses Material wurde ausschließlich zu Informationszwecken erstellt und dient nicht der steuerlichen, rechtlichen oder buchhalterischen Beratung und sollte auch nicht als solche angesehen werden. Sie sollten Ihre persönlichen Steuer-, Rechts- und Buchhaltungsexpert*innen konsultieren, bevor Sie eine Entscheidung in Bezug auf den Gegenstand dieses Artikels treffen.