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Comment faire le suivi des dépenses d'entreprise : Six étapes à suivre

Comme le dit le vieux proverbe : il faut de l'argent pour faire de l'argent. Et même si les petites entreprises veulent généralement dépenser le moins possible, il n'y en a pas beaucoup qui peuvent continuer à faire de bonnes affaires sans rien dépenser. Vous allez avoir des dépenses, alors vous devrez déterminer la meilleure façon d'en faire le suivi.

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Que sont les dépenses d'entreprise?

Commençons par les notions de base : les dépenses d'entreprise sont toutes sortes de coûts engagés pour en faire profiter votre entreprise. Les employés que vous embauchez, le matériel que vous achetez et les locaux que vous louez sont tous des dépenses d'entreprise.

Types de dépenses d'entreprise courants

Il y a différents types d'entreprises et donc différents types de dépenses, mais voici quelques exemples des plus courants à garder en tête :

Toutes les dépenses liées à la vitrine en ligne de votre entreprise ou à vos bureaux (comme le loyer, l'entretien, l'électricité et les travaux extérieurs).
Le coût des employés et des sous-traitants que vous embauchez.
Les frais de marketing et de publicité.
Le matériel utilisé pour préparer vos produits (comme des ingrédients alimentaires et des fournitures de cuisine commerciales pour un restaurant, ou des fleurs et des vases pour un fleuriste).
Les fournitures de bureau.
Le logiciel d'entreprise.
Les frais de déplacements professionnels.
Tous les coûts de développement professionnel ou de réseautage (comme les frais pour la Chambre de commerce locale ou les cours que vous suivez pour améliorer vos compétences).

Pour les propriétaires de petites entreprises, la ligne entre la vie personnelle et la vie professionnelle est parfois floue, c'est important de connaître la différence entre les dépenses personnelles et les dépenses d'entreprise.

C'est particulièrement vrai pour toutes les entreprises qui prévoient inclure les dépenses d'entreprise à leurs impôts. Si vous voulez réduire les impôts à payer en déduisant vos dépenses, vous devez consulter les lois sur le sujet pour savoir les catégories qui comptent comme des dépenses d'entreprise dans votre pays.

L'importance du suivi des dépenses pour une entreprise

Faire le suivi des dépenses d'entreprise n'est pas seulement avantageux, c'est aussi un élément fondamental de la gestion d'une entreprise. Il est important de le faire pour quelques raisons importantes :

C'est impossible de calculer vos profits sans savoir ce que vous dépensez. Pour mesurer le succès de votre entreprise, ce n'est pas tout de savoir combien vous avez gagné. Vous devez aussi savoir combien vous avez fait de profit. Pour calculer votre profit, la moitié du travail est de savoir combien vous avez dépensé.
Vos dépenses peuvent aussi faire une différence sur les impôts que paie votre entreprise. Beaucoup de pays permettent aux entreprises de déduire des dépenses commerciales, et en conséquence, à payer moins d'impôts. Pour en profiter, vous avez besoin de savoir combien votre entreprise a dépensé.
Comprendre vos dépenses est essentiel pour faire (et respecter) votre budget. Avoir un budget aide à comprendre vos coûts et à ne pas dépenser plus que ce que vous pouvez vous permettre. Pour faire un bon budget, c'est important de faire le suivi de ses dépenses.
Quand vous avez besoin de réduire vos coûts, vous avez besoin de savoir ce que vous dépensez. Pour déterminer ce que vous pouvez réduire ou couper, vous devez bien connaître vos dépenses. Le suivi des dépenses de votre entreprise vous permet d'identifier ce qui coûte plus cher que d'habitude, ou trop cher.
Si vous avez besoin d'un prêt ou d'un investisseur, on demandera à voir vos dépenses. Si une personne externe à l'entreprise doit évaluer si c'est un investissement sûr, elle aura besoin de vos dépenses (ainsi que de vos revenus) pour prendre une décision.

Quelle est la façon la plus simple de faire le suivi des dépenses d'entreprise?

Les grandes entreprises peuvent se permettre d'employer des comptables à temps plein pour s'occuper du suivi des dépenses. Mais comment les petites entreprises s'en occupent-elles? Vous avez beaucoup de travail. Vous n'avez pas forcément de formation en comptabilité. Vous devez trouver l'option la plus simple pour faire le suivi des dépenses d'une petite entreprise.

La plupart des propriétaires de petites entreprises doivent trouver un logiciel de comptabilité facile à utiliser qui simplifie le processus et développer un système de suivi des dépenses de l'entreprise qui les aide à s'en occuper régulièrement. D'une façon ou d'une autre, c'est du travail. Mais avec les bons outils et le bon processus, c'est plus facile à faire.

Six étapes pour faire le suivi des dépenses

Vous devez compléter six étapes pour bien configurer le processus de suivi de vos dépenses d'entreprise.

Étape 1 : utilisez une carte de crédit d'entreprise

Les propriétaires de petites entreprises peuvent souvent commencer par facturer les dépenses d'entreprise sur leur carte de crédit personnelle parce que c'est plus pratique. Mais utiliser une carte de crédit d'entreprise vous permet de faire la même chose que d'ouvrir un compte bancaire d'entreprise : elle vous aide à séparer les dépenses d'entreprise des dépenses personnelles, ce qui facilite le processus comptable. Assurez-vous simplement de n'utiliser votre carte de crédit d'entreprise qu'à des fins professionnelles. Si vous ne faites pas attention et que vous y facturez des achats personnels, c'est contre-productif (et ça pourrait enfreindre les conditions de votre entente de titulaire de la carte).

Étape 2 : conservez vos reçus

Créez un système pour vous assurer que vous ne perdez pas vos reçus avant de les enregistrer. Si vous avez beaucoup de reçus papier pour vos achats, rangez-les où vous ne les perdrez pas et réfléchissez à la façon de les organiser pour vous faciliter la vie plus tard. Par exemple, dans des dossiers étiquetés par date ou catégorie.

Si vous trouvez les fichiers numériques plus faciles à utiliser, numérisez régulièrement vos reçus. Vous pouvez obtenir automatiquement des versions numériques du reçu pour beaucoup de types d'achats (comme avec les commandes en ligne). Pour les autres, vous devrez numériser les reçus papier. Vous pouvez utiliser un appareil à numériser (si vous en avez un) ou une app de numérisation de reçus conçue pour simplifier le processus.

Étape 3 : choisissez le bon outil pour le suivi des dépenses de votre entreprise

En plus des apps de gestion des reçus mentionnées plus haut, il y a toute une gamme de logiciels de comptabilité pour faciliter la vie des petites entreprises. Pour trouver le bon, réfléchissez à vos besoins et à vos préférences (et peut-être même à ceux de votre comptable, qui peut aussi vous aider pour cette étape et la suivante).

Vous avez peut-être l'habitude de consigner vos dépenses dans un fichier, mais beaucoup de logiciels de comptabilité offrent des fonctionnalités comme l'automatisation qui simplifient énormément le suivi des dépenses d'entreprise. Ils vous permettent d'intégrer votre compte bancaire pour enregistrer automatiquement les dépenses, en plus d'autres options pratiques comme la facturation et la création de rapports.

Étape 4 : développez un processus pour le suivi des dépenses

Définir votre processus dépend de l'outil que vous choisissez, mais le bon outil sera seulement efficace si vous développez un bon processus. Élaborez un processus étape par étape pour faire le suivi de vos dépenses de façon régulière et bien organisée en fonction de ses fonctionnalités.

C'est l'étape où consulter un comptable. Les comptables peuvent vous donner des conseils sur les principales catégories à inclure et sur le type de dépenses qui entrent dans chacune d'elles. En plus d'identifier votre processus, vous devez déterminer ici ce que vous devez faire pour rester en contrôle. Ça peut vouloir dire inclure le suivi des dépenses dans votre routine quotidienne ou définir une alerte périodique dans votre calendrier.

Étape 5 : créez des directives pour les employés liées au suivi des dépenses d'entreprise

Si vous avez des employés, créez un processus pour baliser clairement le suivi de toutes les dépenses faites pour l'entreprise. Indiquez étape par étape ce qu'il faut faire avec les reçus, nommez les personnes responsables d'enregistrer la dépense et expliquez comment le faire.

Étape 6 : Faites le suivi des dépenses de votre petite entreprise

C'est facile à dire, mais probablement la partie la plus difficile à faire. Les petites entreprises sont toujours occupées et votre liste de choses à faire ne raccourcit jamais. Mais plus vous remettez une tâche à plus tard, plus elle se complique. Vous pouvez y consacrer un peu de temps à chaque jour ou à chaque semaine, ou vous retrouver à devoir y passer des heures et des heures quand votre comptable vous dit en avoir besoin.

Petits conseils simples sur la tenue de dossiers pour les petites entreprises

Élaborer une approche intelligente pour faire le suivi des dépenses de votre petite entreprise peut vous aider à garder le processus relativement simple. Voici quelques conseils supplémentaires sur la façon de faire le suivi des dépenses de votre entreprise :

Évitez de payer les dépenses d'entreprise avec de l'argent comptant

Les transactions en argent comptant ne sont pas faciles à suivre. À l'opposé, tout ce que vous payez avec votre carte d'entreprise apparaît clairement sur votre relevé mensuel. Si vous devez absolument payer en argent comptant, n'oubliez pas de demander un reçu et ne le perdez pas.

La technologie est votre meilleure alliée

Si vous êtes un pro des feuilles de calcul avec votre propre système, continuez de faire ce qui fonctionne pour vous. Pour ceux qui veulent vraiment simplifier le suivi des dépenses de l'entreprise (et d'autres tâches comptables), la technologie peut vous faciliter la vie. Le coût initial d'un produit logiciel ou d'une app avec des fonctionnalités utiles peut vous faire gagner du temps et vous éviter des efforts dans le vide.

Et vous devez non seulement investir dans ces outils, mais aussi les utiliser. Prenez le temps de comprendre les fonctionnalités disponibles et de les intégrer à votre processus. Si le logiciel vous permet de connecter votre compte bancaire pour automatiser le suivi des dépenses, faites-le. Vérifiez aussi si d'autres produits technologiques que vous utilisez ont des fonctionnalités pour vous faciliter la vie. Si vous utilisez une plateforme tierce pour traiter des commandes ou des paiements, vérifiez si elle offre des analyses pour simplifier le suivi de vos dépenses avec elle. Il n'y a aucune raison de rendre le travail plus sur ou compliqué qu'il ne doit l'être.

Utiliser seulement un système qui vous convient

Le meilleur système pour faire le suivi des dépenses d'une petite entreprise est celui que vous utilisez. Si vous essayez un nouveau processus, mais que vous aimez mieux l'ancien auquel vous êtes habitué, revenez à votre formule gagnante. Si votre processus actuel comporte constamment des lacunes ou manque des dépenses, essayez-en un autre. Il n'y a pas de processus meilleur qu'un autre, il faut juste trouver celui qui fait bien le travail.

Faites le suivi des dépenses et des revenus de votre entreprise sur Uber Eats

Que votre entreprise utilise déjà Uber Eats ou que vous envisagiez de le faire, vous vous demandez peut-être comment suivre les dépenses de votre entreprise sur la plateforme Uber Eats. Uber Eats offre des fonctionnalités permettant de consulter facilement les dépenses d'entreprise liées aux commandes Uber Eats.

Pour commencer, l'app fournit des analyses en profondeur qui transforment les données d'Uber Eats en informations pour votre entreprise. Grâce à cette fonctionnalité, vous pouvez consulter le détail de vos ventes pour voir quels articles sont les plus populaires auprès de vos clients, suivre l'exactitude des commandes par commerce pour identifier quelles succursales fonctionnent le plus efficacement, et savoir combien de promotions marketing portent leurs fruits pour votre entreprise.

De plus, l'onglet Paiements du tableau de bord du Gestionnaire Uber Eats vous permet de consulter le détail de vos dépenses pour toutes les commandes passées dans l'app. Jetez un coup d'œil à la vidéo ci-dessous pour voir comment vous pouvez explorer des catégories de dépenses spécifiques, y compris les frais, les remboursements aux clients, les taxes et les dépenses en marketing :

Tout cela vous permet de décider de façon plus éclairée où investir vos fonds d'affaires.

Faire le suivi des dépenses d'entreprise permet de dépenser plus intelligemment

Pour réussir en affaires, c'est important de dépenser intelligemment. Comme nous le disions plus haut, il faut dépenser de l'argent pour faire de l'argent. Par contre, ce qui fait la différence entre une petite entreprise qui réussit et les autres, c'est de tenir un œil sur les montants dépensés, sur quoi et sur le retour.

Uber Technologies inc. et ses sociétés affiliées ne fournissent pas de conseils fiscaux, juridiques ou comptables. Ce matériel a été préparé à titre informatif uniquement et ne vise pas à fournir des conseils fiscaux, juridiques ou comptables, et ne doit pas être utilisé à ces fins. Vous devriez consulter vos propres professionnels fiscaux, juridiques et comptables avant de prendre toute décision liée au sujet de cet article.