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O que é um KDS? Um guia para restaurantes sobre os sistemas de visualização para cozinha

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As cozinhas dos restaurantes são locais de atividade intensa. Os colaboradores que lá trabalham têm de conseguir desempenhar um trabalho de qualidade num ambiente quente, apertado e, frequentemente, caótico. Servir rapidamente pratos que cumpram as expetativas de cada cliente não é uma tarefa fácil. Um sistema de visualização para cozinhas (KDS) pode simplificar o trabalho.

Neste artigo, vamos abordar alguns dos aspetos principais que as pessoas responsáveis por restaurantes devem saber sobre os sistemas de visualização para cozinhas, incluindo:

O que é um sistema de visualização para cozinhas (KDS)?

Um sistema de visualização para cozinhas (KDS) é uma opção digital que lhe permite apresentar na cozinha os pedidos ao restaurante à medida que os recebe. Os produtos de KDS podem estar ligados ao sistema de ponto de venda (PDV) do restaurante para, assim que receber um pedido através de qualquer canal (presencial, online ou através de uma plataforma de entregas externa), este ser automaticamente apresentado num ou mais ecrãs monitorizados pelos colaboradores que trabalham na cozinha.

Os produtos de KDS são tecnologias que substituem as informações sobre os pedidos em formato impresso ou manuscrito. Utilizar tecnologia em vez de papéis para organizar os pedidos permite aos colaboradores consultarem todos os pedidos num sistema centralizado e acederem a funcionalidades concebidas para ajudarem as cozinhas a operarem de forma mais eficiente.

Os benefícios de utilizar um KDS

Investir num KDS para o seu restaurante traz-lhe algumas vantagens importantes, incluindo:

1. Aumento da eficiência

Um KDS permite uma comunicação imediata e simples entre os colaboradores que trabalham na sala e os que trabalham na cozinha. As pessoas responsáveis por servir os pedidos não precisam de se deslocar entre as mesas e a cozinha para entregarem os pedidos dos clientes. Em vez disso, podem confiar na tecnologia para fazer com que as informações dos pedidos cheguem aos colaboradores que trabalham na cozinha.

Muitos produtos de KDS também automatizam determinados aspetos do processo de priorização. A tecnologia pode decidir qual é a melhor sequência de tarefas de preparação e confeção para servir os pratos mais rapidamente. Dependendo do produto que utiliza, o seu restaurante pode ter acesso a funcionalidades de encaminhamento de tarefas, que podem atribuir as responsabilidades a postos de trabalho específicos.

Além disso, a tecnologia pode gerar estimativas de tempo precisas para cada pedido com base no tempo que os pratos em fila demoram habitualmente a ser preparados. Se um pedido em específico estiver na fila há demasiado tempo, alguns produtos de KDS emitem alertas para informar os colaboradores da cozinha de que devem dar mais prioridade a esse pedido.

2. Minimização dos erros

Recorrer a software, em vez de os colaboradores terem de lidar com papéis num local pequeno e apertado, diminui a probabilidade de perder um pedido. Ter todos os pedidos claramente visíveis no mesmo ecrã permite que os colaboradores que trabalham na cozinha monitorizem facilmente o que ainda é preciso fazer. Além disso, muitos dos detalhes que podem ser facilmente esquecidos ou lidos incorretamente num papel (como alterações ou extras) são mais fáceis de ver num KDS.

3. Simplificação dos pedidos omnicanal

É cada vez mais frequente o setor da restauração disponibilizar várias opções de criação de pedidos. Hoje em dia, além de receberem os clientes que querem consumir refeições nos estabelecimentos, a maioria dos restaurantes aceita pedidos online através de uma combinação de site ou aplicação próprios, telefone e plataformas de entregas externas. Tentar manter os pedidos de todos os canais em ordem e determinar o lugar de cada um na fila de preparação é muito mais fácil quando todos são apresentados no mesmo ecrã de KDS.

Como escolher o KDS adequado para o seu restaurante

Investir num KDS é uma decisão importante e vai querer fazer a escolha certa. Ao avaliar as opções de KDS disponíveis, é útil ter em mente alguns fatores, como:

Facilidade de utilização

Um KDS deve aumentar a eficiência e simplificar o trabalho dos seus colaboradores. Se um produto de KDS for difícil de configurar, entender e utilizar, pode perder alguns desses benefícios. Ao analisar as opções de KDS ao seu dispor, informe-se sobre o processo de configuração de cada uma para garantir que a sua equipa consegue fazê-lo facilmente. Também é importante avaliar se o software é suficientemente intuitivo para os colaboradores o utilizarem facilmente, sem exigir demasiada formação.

Compatibilidade com o conjunto de tecnologias que já utiliza

Para aproveitar ao máximo um KDS, recomendamos que o integre com as outras tecnologias que já utiliza, em particular o seu sistema de PDV. Antes de escolher um KDS, verifique com que outros produtos tecnológicos foi concebido para funcionar e qual a complexidade de configurar a integração com o resto do conjunto de tecnologias do seu restaurante.

Opções de hardware

Os produtos de KDS exigem o recurso a hardware para funcionarem. Algumas marcas de KDS disponibilizam os ecrãs que mostram os pedidos como parte do produto ou como um extra. Outros produtos são concebidos para funcionarem com as marcas de tablets mais comuns (tais como iPads e outros tablets Android) que pode comprar e configurar para utilizar na cozinha conforme necessário. Embora, habitualmente, o custo de adquirir os ecrãs a um fornecedor de KDS seja superior, esses ecrãs têm a vantagem de serem concebidos especificamente para cozinhas. Isto significa que são mais resistentes, estão mais bem preparados para temperaturas elevadas e estão disponíveis em tamanhos maiores para os conteúdos apresentados serem mais visíveis.

Com algumas marcas de KDS, pode utilizar impressoras de cozinha em conjunto com os ecrãs, o que lhe permite imprimir facilmente as informações dos pedidos, além de as mostrar num formato digital. Além disso, como funcionalidade adicional de hardware, algumas marcas disponibilizam uma "bump bar", um dispositivo com teclas que lhe permite interagir com o ecrã. Estes dispositivos são semelhantes aos teclados dos computadores, mas têm menos teclas e todas estão programadas para desempenharem tarefas relacionadas com os processos da sua cozinha. Utilizar uma "bump bar" pode se especialmente útil se optar por um ecrã sem função de toque para o seu KDS.

Preço

Em último lugar, deve ter em consideração qual dos produtos de KDS se adequa ao seu orçamento. É frequente o software de KDS utilizar um modelo de subscrição. O hardware associado pode ter um custo único, pago no momento da aquisição, ou estar disponível mediante o pagamento de uma mensalidade mais baixa. Em ambos os casos, os custos do hardware variam consoante o tipo de hardware que escolher, quantos ecrãs decidir utilizar e a configuração que selecionar (por exemplo, se os ecrãs são pendurados nas paredes ou apoiados em suportes).

Exemplos de opções de KDS

O mercado dos produtos de KDS é vasto. Para poder começar a procurar o produto adequado, encontre abaixo factos rápidos sobre alguns dos produtos de KDS mais populares.

Clover

O KDS da Clover também disponibiliza hardware adaptado para restaurantes, como ecrãs resistentes a temperaturas elevadas e colunas de som bidirecionais, que permitem ouvir facilmente os alertas independentemente do nível de ruído na cozinha. O software de KDS desta marca inclui funcionalidades de automatização, tais como o encaminhamento de artigos específicos ou informações sobre os tempos de preparação. O software da Clover está disponível no Canadá, na Irlanda, no Reino Unido e nos EUA.

A quem se destina o KDS da Clover?

De forma semelhante à Toast, o KDS da Clover é indicado especialmente para restaurantes que utilizam ou estão a considerar utilizar outros produtos da Clover. A empresa disponibiliza vários produtos tecnológicos para restaurantes que funcionam bem em conjunto, incluindo PDV, tecnologia de pedidos online e software de gestão de inventário.

KDS da Fresh

O KDS da Fresh permite-lhe personalizar todos os ecrãs que utiliza, gerir e organizar os pedidos em tempo real e enviar atualizações aos clientes. Funciona em dispositivos iOS e Android e é compatível com muitos dos principais produtos de PDV. Além disso, segundo o site da marca, o KDS da Fresh está disponível em todo o mundo.

A quem se destina o KDS da Fresh?

Embora muitos dos outros produtos de KDS apresentados aqui funcionem melhor com as outras ferramentas tecnológicas do mesmo fornecedor, o KDS da Fresh é um produto independente. Se tiver escolhido o PDV de um fornecedor sem um KDS próprio ou se preferir a flexibilidade de ter produtos diferentes de fornecedores diferentes, o KDS da Fresh foi concebido para se integrar facilmente com os produtos de muitas outras empresas de tecnologia para restaurantes.

Square

O KDS da Square funciona em dispositivos Android e dispõe de funcionalidades úteis para os restaurantes definirem a prioridade dos pedidos, manterem os pedidos organizados e configurarem notificações. A Square inclui o KDS nos planos de PDV superiores e disponibiliza-o mediante o pagamento de uma mensalidade por dispositivo aos restaurantes que utilizem a versão gratuita do PDV da marca. O KDS da Square está disponível na Austrália, no Canadá, em França, na Irlanda, no Japão, em Espanha, no Reino Unido e nos EUA.

A quem se destina o KDS da Square?

A Square é uma ótima escolha para restaurantes de pequena dimensão que procurem preços acessíveis. Pode utilizar o PDV gratuito da Square e adicionar as funcionalidades de KDS mediante o pagamento de uma mensalidade baixa ou, em alternativa, investir num plano pago e ter acesso várias funcionalidades adicionais no PDV, bem como acesso ao KDS num número ilimitado de ecrãs.

Toast

A Toast disponibiliza uma ampla gama de produtos tecnológicos para restaurantes, incluindo software e hardware de KDS. Os ecrãs de KDS desta marca são concebidos para serem resistentes às temperaturas elevadas das cozinhas e estão disponíveis em vários tamanhos. O software permite aos restaurantes personalizarem a forma como os pedidos são apresentados e os alertas recebidos. A Toast está disponível para restaurantes no Canadá, na Irlanda, no Reino Unido e nos EUA.

A quem se destina o KDS da Toast?

O KDS da Toast é uma ótima opção para os restaurantes que já utilizam o PDV da Toast (ou que estão seriamente a considerar utilizá-lo). Funciona na perfeição com o PDV e os outros produtos da empresa, que são altamente conceituados no setor e disponibilizam muitas das funcionalidades para restaurantes de que vai precisar.

Soluções para simplificar a gestão de pedidos omnicanal

Para poder aproveitar os benefícios de um KDS, é fundamental garantir que todos os pedidos que recebe de todos os canais (presenciais, online e através de plataformas externas) são incluídos automaticamente no mesmo sistema. Dispõe de duas opções para o fazer:

Usar um integrador externo

À medida que os conjuntos de tecnologias dos restaurantes se tornam mais complexos, a gestão das integrações entre os produtos torna-se mais desafiante. Para aproveitar ao máximo o seu KDS, precisa de ter uma forma de garantir que todos os pedidos que recebe são incluídos no mesmo sistema. Os integradores externos permitem-lhe interligar diferentes produtos tecnológicos. Se o seu restaurante precisar de ajuda neste aspeto, pode considerar recorrer a algumas soluções, como:

Utilizar o Uber Eats

O Uber Eats foi concebido para se integrar com muitos produtos tecnológicos para restaurantes mais comuns. Com o Uber Eats, pode alcançar mais clientes e expandir as suas ofertas de entrega de uma forma fácil e, simultaneamente, garantir que os pedidos de entrega são apresentados automaticamente no seu KDS.

Os restaurantes podem escolher uma de duas opções para receberem pedidos Uber Eats:

Utilizar a aplicação Pedidos Uber Eats para gerir pedidos, entregas, menus e muito mais num só lugar. A aplicação tem uma interface adaptável que lhe permite ter uma visualização uniforme em todos os tipos de dispositivos, além de outras funcionalidades úteis, como estimativas inteligentes dos tempos de preparação e um mapa de estafetas para acompanhar as entregas em tempo real.
Configurar a integração com o PDV para garantir que todos os pedidos Uber Eats são incluídos na perfeição nas tecnologias que já utiliza.

Ambas as opções são fáceis de configurar e podem ajudar a adicionar opções de entrega aos processos que já utiliza na sua cozinha. Saiba mais sobre como expandir o seu negócio com o Uber Eats.