¿Qué es un KDS? Guía para restaurantes sobre los sistemas de pantalla de cocina

Las cocinas de los restaurantes requieren mucho esfuerzo. El personal de cocina debe sacar adelante un trabajo profesional en un entorno caluroso, abarrotado y, en muchos casos, caótico. Preparar los platos rápido y asegurarse de cumplir siempre las expectativas de los clientes no es tarea fácil, pero un sistema digital de pedidos para cocina (también conocido como KDS) puede hacer más llevadero el trabajo.

En este artículo explicaremos algunas de las principales cuestiones que debe conocer el administrador de un restaurante sobre los sistemas digitales de pedidos para cocina. Entre otras cosas, trataremos lo siguiente:

• ¿Qué es un sistema digital de pedidos para cocina o KDS?
• Ventajas de usar un sistema digital de pedidos para cocina
• Cómo elegir el sistema digital de pedidos para cocina ideal para tu restaurante
• Ejemplos de sistemas digitales de pedidos para cocina
• Soluciones para agilizar la gestión de pedidos omnicanal

Los sistemas digitales de pedidos para cocina (KDS) muestran los pedidos de los restaurantes al personal de cocina a medida que se reciben. Los KDS se conectan con el sistema de PdV de un restaurante para que los pedidos que se hagan en el negocio, en línea o a través de una plataforma de entrega externa aparezcan automáticamente en una o varias pantallas destinadas al personal de cocina.

Los sistemas de pantalla de cocina son la alternativa tecnológica a un sistema de comandas impresas o escritas a mano. Utilizar la tecnología en lugar de comandas impresas para llevar un seguimiento de los pedidos permite al personal ver todos los pedidos dentro de un sistema centralizado y acceder a funciones diseñadas para ayudar a que las cocinas funcionen sin problemas.

Invertir en un KDS para tu restaurante ofrece ventajas considerables como estas:

Un KDS permite una comunicación instantánea y sencilla entre el personal de sala y el de cocina. De ese modo, los camareros no tendrán que ir corriendo del comedor a la cocina para entregar las comandas: la tecnología se encargará de transmitir los detalles de los pedidos al personal de cocina.

Muchos KDS también automatizan algunos aspectos del proceso de priorización, ya que la tecnología puede determinar en qué orden es más conveniente ocuparse de las tareas de preparación y cocina para sacar los platos más rápido. Dependiendo del producto que utilices, es posible que tu restaurante tenga acceso a funciones de asignación de tareas, que te permitirán atribuir responsabilidades a estaciones de trabajo específicas.

Además, la tecnología puede calcular con precisión el tiempo necesario para preparar cada pedido basándose en los plazos habituales de los platos que están en la cola. Y si una comanda está en la cola durante demasiado tiempo, algunos KDS envían alertas para que el personal de cocina sepa que debe priorizarla.

Con ayuda de un software, es menos probable que los pedidos se pierdan que si los empleados tuvieran que trabajar con tickets de papel en un espacio pequeño y abarrotado. Si todos los pedidos están claramente expuestos en una sola pantalla, el personal de cocina podrá controlar más fácilmente cuáles están pendientes de preparar. Además, muchas especificaciones menores que podrían pasarse por alto o leerse mal en un ticket de papel (como las sustituciones y los complementos) se ven más fácilmente en un KDS.

El sector de los restaurantes cada vez ofrece cada vez más opciones para hacer pedidos. Además de recibir a los clientes en su negocio, la mayoría de los restaurantes ahora aceptan pedidos desde su sitio web o su app, a través de plataformas de entrega externas o por teléfono. Mantener los pedidos de todos los canales en orden y decidir el lugar de cada uno en la cola es mucho más fácil cuando todos se reflejan en la misma pantalla del KDS.

Cómo elegir el sistema digital de pedidos para cocina ideal para tu restaurante

Invertir en un KDS es una gran decisión que hay que meditar bien. Para no equivocarte, conviene tener en cuenta los siguientes factores al valorar las distintas opciones que tienes a tu disposición:

Un sistema digital de pedidos para cocina debería mejorar la eficiencia y facilitar el trabajo de tu personal. Si el producto es difícil de configurar, comprender y utilizar, quizá no puedas sacar partido a esas ventajas. Al barajar qué sistema digital de pedidos para cocina utilizar, analiza el proceso de configuración para asegurarte de que tu equipo pueda manejarlo con facilidad. También es importante evaluar si el software es lo suficientemente intuitivo para que a tu personal le resulte fácil utilizarlo sin necesidad de mucha formación.

Para sacar el máximo partido a un KDS, debe integrarse con los demás productos tecnológicos que utilizas, especialmente con tu sistema de PdV. Antes de elegir un KDS, comprueba con qué programas es compatible y lo fácil o difícil que sería configurar las integraciones con el resto de las soluciones tecnológicas de tu restaurante.

Para que funcionen, los sistemas de pantalla de cocina (KDS, por sus siglas en inglés) necesitan un dispositivo. Algunas marcas de KDS ofrecen las pantallas para mostrar los pedidos como parte del producto o como complemento, mientras que otros sistemas están diseñados para funcionar con marcas de tabletas comunes (como iPads y tabletas Android) que puedes comprar e instalar en la cocina como más te convenga. Aunque, por lo general, adquirir las pantallas de un proveedor de KDS resulta más costoso, tiene la ventaja de que están diseñadas específicamente para las cocinas. Por tanto, seguramente serán más duraderas, estarán mejor preparadas para resistir las altas temperaturas y estarán disponibles en tamaños más grandes para facilitar la lectura.

Algunas marcas de KDS brindan la opción de utilizar impresoras de cocina junto con las pantallas para que puedas imprimir fácilmente los detalles de los pedidos además de consultarlos digitalmente. Por otro lado, hay marcas que ofrecen un teclado, un dispositivo adicional que permite al personal interactuar con la pantalla. Es una especie de barra con algunas teclas que están programadas con tareas relevantes para tu cocina. Este aparato es especialmente útil si eliges una pantalla que no sea táctil para tu KDS.

Por último, debes tener en cuenta qué KDS se ajusta mejor a tu presupuesto. El software de los KDS generalmente funciona por suscripción, mientras que los dispositivos suelen tener un precio fijo que se paga una única vez por adelantado, o bien una cuota mensual más baja. En cualquier caso, el importe variará en función de los dispositivos que elijas, el número de pantallas que decidas usar y el tipo de instalación que escojas (por ejemplo, fijar las pantallas en la pared o colocarlas sobre soportes).

Hay muchos sistemas de pantalla de cocina en el mercado. Para ayudarte a encontrar la opción más adecuada para tu negocio, a continuación te dejamos un resumen de los más populares.