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Cómo hacer un seguimiento de los gastos comerciales: 6 pasos que debes seguir

Como se suele decir, se necesita dinero para ganar dinero. Y aunque las pequeñas empresas generalmente quieren mantener sus gastos bajos, pocas pueden despegar y tener éxito sin gastar dinero. Dado que vas a tener gastos, deberás determinar la mejor manera de llevar un seguimiento de ellos.

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¿Qué son los gastos empresariales?

Empecemos con lo básico: los gastos comerciales son cualquier tipo de gasto en el que incurras por el bien de tu negocio. Las personas que contratas, los materiales que compras y el local físico que alquilas son todos gastos comerciales.

Tipos de gastos empresariales habituales

Los diferentes negocios se enfrentan a distintos tipos de gastos, pero algunos de los más comunes son:

Cualquier gasto relacionado con el negocio físico o las oficinas de tu empresa (como el alquiler, el mantenimiento, las facturas de luz y gas y las labores de jardinería).
El coste de los empleados y contratistas que contratas.
Gastos de marketing y publicidad.
Los materiales utilizados para crear tus productos (como ingredientes y artículos de cocina para un restaurante, o flores y jarrones para una floristería).
Artículos de oficina.
Software empresarial.
Gastos de viajes relacionados con la empresa.
Cualquier coste de desarrollo profesional o de creación de redes (como las cuotas de la cámara de comercio local o los cursos que realices para mejorar tus habilidades).

Para los propietarios de pequeñas empresas, la línea entre la vida personal y el trabajo puede desdibujarse, pero es importante reconocer la diferencia entre los gastos personales y comerciales.

Esto es especialmente relevante para cualquier empresa que vaya a incluir los gastos de la empresa en la declaración de impuestos. Si quieres ahorrar dinero en impuestos y deducirte tus gastos, es crucial que conozcas las leyes y clasificaciones específicas en torno a lo que se considera un gasto comercial en tu país.

Por qué es importante llevar un seguimiento de los gastos empresariales

Controlar los gastos comerciales no solo aporta ventajas, sino que es una parte fundamental de la gestión de un negocio. Es importante por varias razones:

No puedes calcular tus ganancias sin saber lo que gastaste. Medir el éxito empresarial no se trata solo de cuánto ganaste; lo importante son las ganancias totales. La mitad del proceso de calcular las ganancias es saber cuánto has gastado.
Tus gastos podrían afectar a los impuestos de tu empresa. Muchos países permiten a las empresas deducir los gastos comerciales y, como resultado, pagan menos impuestos. Pero tienes que saber cuáles son los gastos de tu negocio para poder deducirlos.
Comprender los gastos es necesario para elaborar un presupuesto empresarial (y ajustarse a él). Tener un presupuesto te ayuda a gestionar los gastos y mantenerlos a un nivel que puedas abarcar. Llevar un seguimiento de los gastos es fundamental a la hora de elaborar los presupuestos.
Cada vez que necesites reducir costes, deberás conocer tus gastos. Para tener claro qué costes puedes reducir o recortar, es imprescindible saber en qué estás gastando dinero. Además, si llevas un seguimiento de los gastos de la empresa, podrás detectar cuándo algo cuesta más de lo habitual o más de lo que vale.
Si alguna vez necesitas pedir un préstamo o contratar los servicios de un inversor, la otra parte deberá conocer tus gastos. Si alguien externo a tu negocio debe sopesar si tu empresa es una inversión segura, tendrá que ver tus gastos (junto con tus ganancias) para tomar una decisión.

¿Cuál es la forma más fácil de controlar los gastos de mi empresa?

Las grandes empresas pueden permitirse contratar contables a jornada completa para ocuparse de estas cosas. Pero ¿cómo hacen los pequeños negocios un seguimiento de los gastos? No tienes tiempo. Y es posible que no cuentes con formación en contabilidad. Necesitas una opción sencilla para llevar un seguimiento de los gastos de tu negocio.

Para la mayoría de los propietarios de pequeñas empresas, eso significa encontrar un software de contabilidad fácil de usar que simplifique el proceso y desarrollar un sistema para el seguimiento de los gastos comerciales que les ayude a mantenerse al día. De cualquier forma, requiere trabajo. Pero con las herramientas y el proceso adecuados, será más asumible.

6 pasos para llevar un seguimiento de los gastos

Para configurar el proceso de seguimiento de los gastos de tu empresa, debes seguir 6 pasos principales.

Paso 1: utilizar una tarjeta de crédito comercial exclusiva

Los propietarios de pequeñas empresas suelen comenzar pagando los gastos comerciales con su tarjeta de crédito personal por comodidad. Pero usar una tarjeta de crédito de empresa tiene las mismas ventajas que abrir una cuenta bancaria para tu negocio: ayuda a mantener los gastos comerciales separados de los personales y facilita la contabilidad. Pero debes usar la tarjeta de crédito de empresa solo para fines comerciales. Si la usas sin pensarlo para compras personales, perderá su propósito (y podrías incumplir los términos de tu contrato).

Paso 2: Conserva tus recibos

Crea un sistema para no perder tus recibos antes de registrarlos. Si muchas de tus compras generan recibos en papel, guárdalos en un lugar seguro y piensa cómo puedes organizarlos para que luego todo te resulte más sencillo; por ejemplo, puedes utilizar carpetas de archivos etiquetadas por fecha o categoría.

Si te resulta más fácil trabajar con archivos digitales, pasa tus recibos a un formato electrónico con regularidad. En muchos tipos de compras, puedes obtener versiones digitales del recibo automáticamente (como en el caso de los pedidos en línea). Si no tienes acceso a la versión digital, deberás escanear los recibos en papel. Puedes usar un escáner tradicional, si tienes uno, o una app de escaneo de recibos para facilitarte el proceso.

Paso 3: Elige la herramienta adecuada para controlar los gastos de la empresa

Además de las apps de recibos mencionadas anteriormente, existe toda una categoría de productos de software que facilita la contabilidad a los propietarios de pequeñas empresas. Encontrar la mejor opción depende de las necesidades de tu empresa y de tus preferencias personales (y potencialmente de las de tu contable, que puede ser de ayuda para este paso y el siguiente).

Registrar los gastos en una hoja de cálculo puede funcionar bien para ti, pero muchos productos de software de contabilidad ofrecen funciones, como la automatización, que simplifican el control de los gastos. Por ejemplo, te permiten vincular tu cuenta bancaria para que los gastos se registren automáticamente, al tiempo que ofrecen otras funciones útiles, como la creación de facturas e informes.

Paso 4: desarrollar un proceso para controlar los gastos comerciales

El proceso que sigas dependerá de la herramienta que elijas, pero la herramienta adecuada solo te dará buenos resultados si desarrollas un buen proceso. Dependiendo de las funciones disponibles, elabora un proceso paso a paso para llevar al día el seguimiento de tus gastos y tenerlo todo bien organizado.

Conviene que consultes a un contable para completar este paso. Podrá asesorarte sobre las principales categorías que debes incluir y explicarte qué tipo de gastos se incluyen en cada una. Además de aclarar cómo será el proceso que utilices, infórmate sobre todo lo que debes hacer para estar siempre al día. Por ejemplo, quizá te convenga incorporarlo a tu rutina diaria o configurar una alerta recurrente en el calendario.

Paso 5: crear pautas para los empleados para el control de los gastos de la empresa

Si tu empresa tiene empleados, crea un proceso que defina claramente cómo deben gestionar los gastos de cualquier compra que realicen para el negocio. Documenta las pautas paso a paso que establecen qué deben hacer con los recibos, quién debe encargarse de registrar el gasto y cómo deben hacerlo.

Paso 6: Haz un seguimiento de los gastos de tu pequeña empresa

Se dice muy fácil, pero probablemente es la parte más difícil. Las pequeñas empresas suelen estar muy ocupadas y siempre hay otros aspectos que requieren tu atención. Pero cuanto más lo pospongas, más se te atragantará. Puedes dedicarle un poco de tiempo cada día o semana, o terminar a las tantas para poder cumplir el plazo que te ha marcado tu contable.

Consejos sencillos para llevar los registros en pequeñas empresas

Si aplicas un enfoque inteligente para seguir los gastos de tu pequeña empresa, todo será relativamente más sencillo. Aquí tienes algunos consejos adicionales sobre cómo llevar un seguimiento de los gastos comerciales:

Evita usar efectivo para abonar los gastos relacionados con la empresa

Es difícil llevar un seguimiento de las transacciones en efectivo. Por el contrario, todo lo que pagues con una tarjeta de empresa aparecerá en tu resumen de pagos mensual. Si hay una razón convincente para pagar en efectivo una compra para tu negocio, exige siempre un recibo y asegúrate de no perderlo.

Aprovecha la tecnología

Si sabes manejar las hojas de cálculo y ya sigues un sistema determinado, utiliza la opción que más te convenga. Si realmente quieres simplificar el seguimiento de los gastos empresariales (y otras tareas contables), la tecnología puede ser tu aliada. Una inversión inicial en un producto de software o una app que te ofrezca funciones útiles puede ahorrarte tiempo y frustraciones en el futuro.

Pero no te limites únicamente a invertir en esos productos: asegúrate de usarlos. Dedica un tiempo a comprender las funciones que tienes a tu disposición y a incorporarlas a tus procesos. Si el software te permite conectar tu cuenta bancaria para automatizar el seguimiento de los gastos, hazlo. Y comprueba si otros productos tecnológicos que utilices también tienen funciones que te faciliten las cosas. Si utilizas una plataforma de terceros para procesar los pedidos o los pagos, comprueba si ofrecen análisis para simplificar el seguimiento de tus gastos. No hay razón para hacer que el trabajo sea más difícil o tedioso de lo necesario.

Quédate con un sistema que se adapte a tus necesidades

El mejor sistema para llevar un seguimiento de los gastos de tu negocio es aquel que se adapte a ti y puedas usar de forma consistente. Si pruebas uno nuevo pero crees que te iba mejor con el de toda la vida, vuelve a él. Si tu proceso actual falla o pasa algunos gastos por alto, prueba algo diferente. No existe una forma única de hacer las cosas, lo importante es que funcione.

Haz un seguimiento de los ingresos y gastos de tu empresa en Uber Eats

Tanto si tu empresa ya utiliza Uber Eats como si se está planteando hacerlo, quizá te preguntes cómo llevar un seguimiento de los gastos empresariales dentro de la plataforma Uber Eats. Uber Eats ofrece funciones para ver fácilmente los gastos empresariales relacionados con los pedidos de Uber Eats.

Para empezar, la app ofrece análisis exhaustivos que convierten los datos de Uber Eats en información útil para tu empresa. Con esta función, puedes obtener un desglose detallado de tus ventas para ver qué artículos atraen más a tus clientes, llevar un seguimiento de la precisión de los pedidos por negocio para ver cuáles funcionan de manera más eficiente y saber lo rentable que le sale a tu empresa cada promoción de marketing.

Además, en la pestaña Pagos del panel del Gerente de Uber Eats, podrás consultar un desglose de los gastos de todos los pedidos realizados a través de la app. Echa un vistazo al siguiente vídeo para descubrir cómo puedes profundizar en categorías de gastos específicas, como los precios, los reembolsos a los clientes, los impuestos y los gastos de marketing:

Todo esto te permite tomar mejores decisiones a la hora de escoger dónde invertir los fondos de tu empresa.

Llevar un control de los gastos de la empresa permite invertir el dinero de una forma más inteligente

Gastar de manera inteligente es clave para un buen negocio. Porque, como decíamos, tienes que gastar dinero para ganar dinero. Pero debemos ser conscientes de cuánto gastamos, a dónde va el dinero y cómo de rentables son nuestros gastos. Esto es crucial para tener éxito.

Ni Uber Technologies, Inc. ni sus afiliados proporcionan asesoramiento fiscal, legal o contable. Este material se ha elaborado únicamente con fines informativos y no pretende ofrecer asesoramiento fiscal, jurídico o contable, ni debe considerarse una fuente de referencia. Antes de tomar cualquier decisión relacionada con el tema que se trata en este artículo, deberás consultar por tu cuenta a un profesional en materia fiscal, jurídica y contable.