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¿Qué es un KDS? Guía para restaurantes sobre sistemas de visualización de cocina
Las cocinas de los restaurantes son ambientes intensos. El personal de back-of-house (BOH) debe realizar tareas especializadas en un entorno que suele ser caluroso, concurrido y, muchas veces, caótico. Sacar los platos rápido—y asegurarse de que cada uno cumpla con las expectativas de los clientes—no es tarea fácil. Un sistema de visualización de cocina (KDS) puede hacer que el trabajo sea más manejable.
En este artículo, vamos a repasar algunos de los principales aspectos que un operador de restaurante debe conocer sobre los sistemas de visualización de cocina, incluyendo:
¿Qué es un sistema de visualización de cocina (KDS)?
Un sistema de visualización de cocina (KDS) es una opción digital para mostrar los pedidos del restaurante en la cocina a medida que llegan. Los productos KDS se conectan con el sistema de punto de venta (POS) del restaurante para que cada vez que se realiza un pedido por cualquier canal—en el local, online o a través de una plataforma de entrega de terceros—aparezca automáticamente en una pantalla (o varias pantallas) supervisadas por el personal de cocina.
Los productos KDS son un reemplazo tecnológico del sistema de tickets impresos o escritos a mano. Utilizar tecnología en lugar de tickets en papel para llevar el control de los pedidos permite al personal ver todos los pedidos en un sistema centralizado y acceder a funciones diseñadas para ayudar a que la cocina funcione de manera más eficiente.
Beneficios de usar un KDS
Invertir en un KDS para tu restaurante ofrece algunas ventajas destacadas, entre ellas:
1. Mayor eficiencia
Un KDS permite una comunicación instantánea y fluida entre el personal de salón (FOH) y el de cocina (BOH). Los mozos ya no tienen que ir y venir entre el salón y la cocina para entregar los tickets. En cambio, pueden confiar en que la tecnología se encargará de hacer llegar los detalles del pedido al personal de cocina.
Muchos productos KDS también automatizan algunos aspectos del proceso de priorización. La tecnología puede determinar la mejor secuencia para las tareas de preparación y cocción, para que los platos salgan más rápido. Según el producto que utilices, tu restaurante podría contar con funciones de asignación de tareas, que permiten asignar responsabilidades a estaciones de trabajo específicas.
Además, la tecnología puede generar estimaciones precisas de tiempo para cada pedido, basándose en cuánto suelen demorar los platos en la cola de preparación. Y si un ticket en particular permanece demasiado tiempo en la cola, algunos productos KDS envían alertas para avisar al personal de cocina que debe darle mayor prioridad.
2. Menos errores
Es menos probable que el software pierda el seguimiento de un pedido que los empleados que manejan tickets en papel en un espacio pequeño y concurrido. Tener todos los pedidos claramente visibles en la misma pantalla facilita que los trabajadores de cocina puedan monitorear lo que aún falta hacer. Además, muchas de las especificaciones menores que pueden pasarse por alto o malinterpretarse fácilmente en un ticket en papel—como sustituciones y agregados—son más fáciles de ver en un KDS.
3. Pedidos omnicanal simplificados
El negocio de la gastronomía ofrece cada vez más opciones para realizar pedidos. Además de recibir a los clientes para comer en el local, la mayoría de los restaurantes ahora acepta pedidos online a través de su sitio web o app, por teléfono y mediante plataformas de entrega de terceros. Intentar organizar los pedidos de todos los canales y decidir en qué lugar debe ir cada uno en la fila es mucho más sencillo cuando todos aparecen en la misma pantalla del KDS.
Cómo elegir el KDS adecuado para tu restaurante
Invertir en un KDS es una decisión importante que querés tomar correctamente. Al evaluar tus opciones de KDS, vas a querer tener en cuenta algunos factores, entre ellos:
Facilidad de uso
Un KDS debería ayudar a mejorar la eficiencia y facilitar el trabajo de tu personal. Si el producto KDS en sí es difícil de configurar, aprender y usar, podrías perder algunos de esos beneficios. Al considerar opciones de KDS, revisá en qué consiste el proceso de configuración para asegurarte de que tu equipo pueda manejarlo fácilmente. También es importante evaluar si el software es lo suficientemente intuitivo para que el personal lo use sin mucha capacitación.
Compatibilidad con tu stack tecnológico
Para aprovechar al máximo un KDS, querés que se integre con los otros productos tecnológicos de los que dependés, especialmente tu sistema POS. Antes de elegir un KDS, revisá con qué otros productos tecnológicos está diseñado para funcionar y qué tan complejo sería configurar las integraciones con el resto de tu ecosistema tecnológico del restaurante.
Opciones de hardware
Para funcionar, los productos KDS requieren un componente de hardware. Algunas marcas de KDS ofrecen las pantallas para mostrar los pedidos como parte del producto o como un complemento adicional. Otras están diseñadas para funcionar con marcas de tablets comunes (como iPads y tablets Android) que podés comprar y colocar en la cocina según lo necesites. Si bien el costo de adquirir pantallas a través de un proveedor de KDS generalmente será más alto, estas pantallas tienen la ventaja de estar diseñadas específicamente para la cocina. Eso significa que probablemente sean más duraderas, estén mejor preparadas para altas temperaturas y estén disponibles en tamaños más grandes para facilitar la visibilidad.
Algunas marcas de KDS ofrecen la opción de usar impresoras de cocina junto con las pantallas, para que puedas imprimir fácilmente los detalles de los pedidos además de verlos digitalmente. Y algunas ofrecen una barra bump, un teclado que podés usar para interactuar con la pantalla, como una función de hardware adicional. Estas barras son como un teclado de computadora, pero con menos teclas, todas programadas con tareas relevantes para tu cocina. Una barra bump es especialmente útil si elegís una pantalla sin función táctil para tu KDS.
Precio
Por último, tenés que considerar qué producto KDS se ajusta a tu presupuesto. El software KDS suele utilizar un modelo de suscripción. El hardware puede tener un costo único inicial o estar disponible por una tarifa mensual más baja. De cualquier manera, el costo del hardware dependerá de los tipos de equipos que elijas, cuántas pantallas decidas usar y la configuración que selecciones (por ejemplo, si las pantallas estarán montadas en la pared o usarán soportes).
Ejemplos de opciones de KDS
El mercado de productos KDS es muy amplio. Para ayudarte a comenzar tu búsqueda, a continuación te compartimos algunos datos rápidos sobre algunos productos KDS populares.
Clover
El KDS de Clover también ofrece hardware de calidad para restaurantes, como pantallas resistentes al calor y parlantes bidireccionales que facilitan escuchar las alertas sin importar lo ruidosa que esté la cocina. Su software KDS incluye funciones de automatización como el direccionamiento por ítem y reportes de tiempos de preparación. Clover está disponible en Canadá, Irlanda, el Reino Unido y Estados Unidos.
Para quién es ideal el KDS de Clover
Al igual que con Toast, el KDS de Clover tiene más sentido para restaurantes que ya usan o están considerando otros productos de Clover. La empresa ofrece una variedad de soluciones tecnológicas para restaurantes, incluyendo un POS, tecnología para pedidos online y software de gestión de inventario, todos los cuales funcionan bien en conjunto.
Fresh KDS
Fresh KDS ofrece la opción de personalizar cada pantalla que utilices, gestionar y organizar los tickets en tiempo real, y enviar actualizaciones a los clientes. Funciona en dispositivos iOS y Android y es compatible con muchos de los principales productos de POS. Además, según su sitio web, Fresh KDS está disponible en todo el mundo.
Para quién es ideal Fresh KDS
Si bien muchos de los otros productos KDS presentados aquí funcionan mejor con otras herramientas tecnológicas del mismo proveedor, Fresh KDS es un producto independiente. Si elegiste un POS de un proveedor que no ofrece su propio KDS—o si valorás la flexibilidad de tener diferentes proveedores para distintos productos—Fresh KDS está diseñado para integrarse fácilmente con productos de muchas otras empresas de tecnología para restaurantes.
Square
El KDS de Square funciona en dispositivos Android y ofrece funciones para ayudar a los restaurantes a priorizar los pedidos, mantener las órdenes organizadas y configurar notificaciones. Square ofrece el KDS como parte de sus planes POS de nivel superior, o como un cargo mensual fijo por dispositivo para los restaurantes que usan la versión gratuita de su POS. El KDS de Square está disponible en Australia, Canadá, Francia, Irlanda, Japón, España, Reino Unido y Estados Unidos.
Para quién es ideal el KDS de Square
Square es una excelente opción para restaurantes pequeños y que buscan cuidar sus costos. Podés usar el POS gratuito de Square y agregar las funciones de KDS a un costo mensual bajo, o invertir en un plan pago y acceder a una variedad de funciones adicionales de POS junto con el acceso al KDS en pantallas ilimitadas.
Toast
Toast ofrece una amplia gama de productos tecnológicos para restaurantes que incluye software y hardware KDS. Sus pantallas KDS están diseñadas para soportar altas temperaturas de cocina y están disponibles en una variedad de tamaños. El software permite a los restaurantes personalizar cómo se muestran los pedidos y qué alertas reciben. Toast está disponible para restaurantes en Canadá, Irlanda, el Reino Unido y Estados Unidos.
Para quién es ideal el Toast KDS
El Toast KDS es una buena opción para cualquier restaurante que ya utilice el POS de Toast (o lo esté considerando seriamente). Funciona de manera integrada con el POS de la empresa y otros productos, que son muy valorados en la industria y ofrecen muchas de las funcionalidades que un restaurante necesita.
Soluciones para optimizar la gestión de pedidos omnicanal
Asegurarse de que cada pedido que recibas a través de todos los canales (en persona, online y mediante plataformas de terceros) se integre automáticamente en el mismo sistema es fundamental para aprovechar los beneficios de un KDS. Hay un par de opciones que pueden ayudarte a lograrlo:
Usá un integrador de terceros
A medida que las plataformas tecnológicas de los restaurantes se vuelven más complejas, gestionar las integraciones entre productos se vuelve más desafiante. Para aprovechar al máximo tu KDS, necesitás una forma de asegurarte de que todos los pedidos que recibís se integren en el mismo sistema. Existen integradores de terceros para ayudarte a conectar diferentes productos tecnológicos. Si eso es algo con lo que tu restaurante necesita ayuda, algunas soluciones a considerar incluyen:
Trabajá con Uber Eats
Uber Eats está diseñado para integrarse con muchos productos tecnológicos comunes en restaurantes. Podés llegar fácilmente a más clientes y ampliar tus opciones de entrega con Uber Eats, asegurando que los pedidos de delivery aparezcan automáticamente en tu KDS.
Los restaurantes pueden elegir una de 2 opciones para recibir pedidos de Uber Eats:
Usá la app Pedidos de Uber Eats para gestionar pedidos, entregas, menús y más, todo en un solo lugar. La app incluye una interfaz adaptable que permite una visualización unificada en todos tus dispositivos, además de funciones útiles como estimaciones inteligentes de tiempo de preparación y un mapa de repartidores para seguir las entregas en tiempo real.
Configurá la integración con tu POS para asegurarte de que todos los pedidos de Uber Eats se integren automáticamente en tus sistemas tecnológicos existentes.
Ambas opciones son fáciles de configurar y pueden ayudarte a sumar alternativas de entrega a los procesos actuales de tu cocina. Conocé más sobre cómo hacer crecer tu negocio con Uber Eats.
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