Cómo hacer el seguimiento de los gastos del negocio: 6 pasos a seguir

Los propietarios de pequeñas empresas a menudo pueden comenzar poniendo los gastos comerciales en su tarjeta de crédito personal por el bien de la conveniencia. Pero usar una tarjeta de crédito comercial logra lo mismo que abrir una cuenta bancaria comercial: te ayuda a mantener los gastos comerciales separados de los gastos personales, lo que facilita el proceso de contabilidad. Pero debes asegurarte de usar la tarjeta de crédito de la empresa solo para fines comerciales. Si la usas para compras personales, eso iría en contra del propósito (y podría estar en contra de los términos de tu acuerdo de tarjetahabiente).

Crea un sistema para asegurarte de no perder los recibos antes de registrarlos. Si muchas de tus compras crean recibos en papel, guárdalos en un lugar seguro para no perderlos y encuentra una forma de organizarlos para facilitarte el proceso más adelante, como carpetas de archivos etiquetadas por fecha o categoría.

Si te resulta más fácil trabajar con archivos digitales, digitaliza tus recibos con regularidad. Para muchos tipos de compras, puedes obtener versiones digitales del recibo automáticamente (por ejemplo, con pedidos en línea). Para otros, deberás escanear los recibos en papel. Puedes usar un escáner de la vieja escuela, si lo tienes, o una app de escaneo de recibos diseñada para facilitar el proceso.

Además de las apps de recibos mencionadas anteriormente, toda una categoría de productos de software se dedica a facilitar el trabajo de contabilidad a los propietarios de pequeñas empresas. Determinar la mejor opción depende de tus necesidades comerciales y preferencias personales (y potencialmente de las de tu contador, que puede ser una buena fuente para ayudar con este paso y el siguiente).

Registrar los gastos en una hoja de cálculo puede que te funcione bien, pero muchos productos de software de contabilidad ofrecen funciones, como la automatización, que simplifican el seguimiento de los gastos de la empresa. Te permiten vincular tu cuenta bancaria para que los gastos se registren automáticamente y, al mismo tiempo, te ofrecen otras funciones de contabilidad útiles como facturación e informes.

La definición del proceso dependerá de la herramienta que elijas, pero la herramienta adecuada solo será efectiva si desarrollas un buen proceso. En función de las funciones disponibles, elabora un proceso paso a paso para mantener el seguimiento de tus gastos actualizado y bien organizado.

Este es un buen paso para consultar con un contador. Pueden asesorar sobre las categorías principales a incluir y qué tipo de gastos van en cada una. Más allá de aclarar tu proceso aquí, averigua qué debes hacer para mantenerte al día con él. Eso podría significar hacerlo parte de tu rutina diaria o configurar una alerta de calendario recurrente.

Si tu empresa tiene empleados, crea un proceso que defina claramente cómo deben llevar el seguimiento de gastos para cualquier compra que realicen para la empresa. Documenta pautas paso a paso que establezcan lo que deben hacer con los recibos, quién es responsable de registrar los gastos y cómo deben hacerlo.

Esto es fácil de decir, pero probablemente la parte más difícil de hacer. Los pequeños negocios tienen mucha actividad y siempre hay otras cosas que requieren tu atención. Pero cuanto más cosas postergues, más grande será el trabajo. Puedes escoger entre dedicarle un poco de tiempo cada día o semana, o invertir largas y tediosas horas al proceso cuando el contador te dé una fecha límite.