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追踪业务费用的方法:遵循 6 个步骤
正如俗话所说,会花钱才能赚钱。虽然小企业通常希望尽量减少开支,但很少有人能在不花钱的情况下取得并保持成功。您必然需要支付一些费用,因此,您也需要跟踪这些费用的最佳方式。
什么是业务费用?
让我们从基础开始:业务费用是指出于业务目的支付的任何费用。人员开支,材料开支,以及实体店面租金都是业务费用。
常见业务费用类别
不同类型的企业有不同类型的费用,但一些最常见的费用包括:
- 与您经营业务的店面或办公室相关的支出(如租金、维修费、水电费和修整庭院的费用)
- 您雇佣员工和承包商的费用
- 营销及广告费用
- 用于制造产品的材料(如餐厅使用的食材和商业厨房用品,或花店使用的花卉和花瓶)
- 办公用品
- 业务软件
- 商务差旅费
- 专业发展或商务交际成本(例如当地商会的会费,或您为提高技能而参加的课程费用)
对于小企业主来说,个人生活和业务之间的界限可能会模糊不清,但认识到个人消费和业务费用之间的差别很重要。
这对于计划在报税时包括业务费用的企业来说尤其如此。如果您希望扣除费用,从而节省税费,请务必了解您所在国家/地区有关界定业务费用的具体法律规定和归类标准。
为何跟踪业务费用很重要
跟踪业务费用不仅有益于企业经营,也是企业运营的一个基本方面。它之所以重要,原因主要有以下几个:
不了解费用支出,就无法计算企业利润。衡量企业是否成功不能仅关注收入,还要看整体利润。计算利润的一半工作就是了解费用支出的金额。
费用支出可能会影响您需缴纳的营业税。许多国家允许企业扣除业务费用以减少纳税。但是,您必须了解您的业务费用,才能实现减税。
要编制(并执行)业务预算,就必须了解费用支出情况。预算可以帮助您管理费用,并将费用支出维持在可承受的范围内。费用跟踪是预算管理的一个重要部分。
当您要削减成本时,首先需要了解费用支出情况。要确定可以降低或削减哪些成本,必须对费用支出有所了解。通过跟踪业务费用,您可以及时发现哪些费用高于平常,或是哪些费用花得不值得。
如果您需要贷款或投资,贷款方和投资者需要查看您的费用开支。如果企业外部人员需要评估投资您的经营状况是否稳健,他们做决定之前不仅需要查看您的收入,也需要查看您的费用支出。
跟踪业务费用最简单的方法是什么?
大型企业能够雇佣全职会计师来处理这些事务。但是,小型企业该如何跟踪费用情况呢?我们知道您很忙,或许也未参加过会计相关的培训。您需要通过最简单的方式跟踪费用开支。
对于大多数小型企业的领导来说,这意味着寻找一款易于使用的会计软件,以简化流程,并发展一套跟踪费用的体系,以定期了解开支情况。无论何种形式,您都需要为其投入时间和精力。但选择正确的工具和流程能让管理变得轻松。
追踪费用情况的 6 个步骤
正确制定业务费用跟踪流程涉及六个主要步骤。
第 1 步:使用专用的商务信用卡
出于方便起见,小企业主在开始时通常会用个人信用卡支付业务费用。但如果使用商务信用卡,则可以达到与开立商务银行账户相同的目的:帮助您将业务费用与个人费用分开,从而更易于会计记账。您只需注意仅将商务信用卡用于支付业务费用。如果您不加思考地将其用于个人消费,则无法实现商务信用卡的目的(并且可能会违反持卡 人协议条款)。
第 2 步:保留收据
创建记录系统,确保收据在录入系统之前不会丢失。如果您购买的很多产品都提供纸质收据,请将其存储在不会丢失的地方,并考虑如何整理,以便日后核对,例如按日期或类别标记相应文件夹。
如果您觉得电子文件更易于使用,请定期对收据进行数字化处理。许多交易会自动提供电子收据(例如在线订单)。在其他情况下,您则需要扫描纸质收据。通过老式扫描仪(如有)扫描,或使用收据扫描应用,可简化流程。
第 3 步:选择合适的业务费用跟踪工具
除上述的收据应用外,还有各种各样专门为小企业主设计的软件产品,可以简化会计工作。哪种工具更适合您取决于您的业务需求和个人偏好(还可能包括您的会计师的偏好,他们可以帮助您完成 这一步和下一步)。
您可能认为使用电子表格记录费用就挺好,但许多会计软件产品提供多种功能,包括自动记录功能,可简化业务费用跟踪。这些软件可以与您的银行账户关联,从而自动记录费用,同时还提供其他有用的会计功能,如开具账单和汇总报告。
第 4 步:制定跟踪业务费用的流程
定义工作流程需要基于所选的工具,反过来,只有制定一套合理的流程,工具所带来的效益才能最大化。基于工具提供的功能,您可以制定一套步骤清晰的流程,以便及时记录和整理费用支出。
建议您咨询会计师,了解具体实施细节。他们可以就需要涵盖的主要费用类别,以及各类别中的费用类型提出建议。除了厘清流程以外,您还需要考虑一些必要的措施,确保自己能始终纵览全局。试着将这些措施融入到日常工作中,或者设置定期日历提醒。
第 5 步:为员工制定业务费用跟踪指南
如果您雇佣了员工,则应该为员工制定工作流程,明确规定如何跟踪与业务相关的费用支出。制定详细的分步指南,说明如何处理收据、由谁负责记录费用以及如何记录费用。
第 6 步:整体了解您的小型企业费用跟踪情况
这一点说起来容易,但做起来可能是最难的。小企业难免有忙不完的事务,总有其他事情需要关注。但是,拖延的时间越长,工作量就越大。您每天或每周花费一小段时间就可以完成此项工作;但如果等到会计师给您发出最后期限通知,您就得将大量时间投入到枯燥乏味的流程中。
小企业简化记账小贴士
采用高明的小企业费用跟踪方法可以帮助您尽量简化工作流程。以下是有关跟踪业务费用的几项额外建议:
避免使用现金支付与业务相关的费用
跟踪现金交易的难度比较大,而商务信用卡上的支出会清楚地列在月度对账单上。如果有特别原因需要使用现金支付业务费用,切记要索取收据,并确保不要将收据弄丢。
充分利用技术手段
如果您习惯使用电子表格来记录,请继续沿用您习惯的方式。迫切希望简化业务费用跟踪流程(和其他会计任务)的企业可以使用技术手段。提前买一款具备实用功能的软件产品或应用,可帮您节省时间,减少不必要的麻烦。
除了购买软件或应用外,更重要的是物尽其用。花时间熟悉可用的功能,并将其整合到您的工作流程中。如果软件可以关联您的银行账户以自动追踪费用,别忘了进行关联。了解其他您正在使用的科技产品,看看它们有没有合适的功能,让工作更轻松。如果您通过第三方平台处理订单或付款,请查看他们是否提供数据分析,以简化跟踪费用的流程。不要让工作变得更艰难或乏味。
贯彻一套适合您的系统
跟踪小企业费用的最佳系统是您会坚持采用的系统。如果您尝试了一个新流程,但觉得自己熟悉的老流程更好,那就恢复使用以前的流程。如果当前的流程总让您觉得滞后或经常遗漏费用,不妨试试其他流程。并没有哪种方法是绝对正确的,只要能达到目的就是好方法。
跟踪您的 Uber Eats 优食业务费用和收入
无论贵公司是否已在使用、或正在考虑使用 Uber Eats 优食,您或许会有意了解如何在 Uber Eats 优食平台内跟踪业务费用。Uber Eats 优食提供各种功能,帮助您轻松查看与 Uber Eats 优食订单相关的各种业务费用。
首先,应用包含丰富的数据分析,将 Uber Eats 优食内的数据转化为业务洞见。通过此功能,您可以查看销售明细,了解哪些餐点最能吸引顾客;按店铺跟踪订单准确率,查看哪些餐厅的运营效率最高;了解不同形式的促销活动能为您的业务带来多少回报。
此外,在 Uber Eats 优食管理工具主页中的“收入”版块下,您可以看到通过应用完成的所有订单的费用明细。欢迎观看以下视频,了解各种具体的费用类别,包括手续费、顾客退款、税费和营销支出等:
这些信息能帮助您优化业务投入。
跟踪业务费用可以帮助企业优化开支
明智地支出是企业成功的关键。因为正如我们在开头所说的:要赚钱就先得花钱。随时掌握费用支出的数额、支出内容和所获回报是成功的小企业能取得成功的原因之一。
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