De produkter och tjänster som nämns i den här artikeln är kanske inte tillgängliga i din region. Kontakta kundsupporten eller din kontoansvarige om du har några frågor.
Så spårar du företagsutgifter: Sex steg att följa
Som det gamla ordspråket säger, det krävs pengar för att tjäna pengar. Trots att småföretag vanligtvis strävar efter att hålla sina utgifter nere, kan få komma igång och förbli framgångsrika utan att spendera pengar. Eftersom du kommer att ha utgifter måste du bestämma det bästa sättet att hålla reda på dem.
Vad är företagsutgifter?
Låt oss börja med grunderna: affärsutgifter är alla typer av utgifter du har som rör ditt företag. De personer du anlitar, det material du köper och den fysiska butik du hyr är alla företagsutgifter.
Vanliga typer av företagsutgifter
Olika slags verksamheter harolika slags utgifter, men några av de vanligaste att tänka på inkluderar dessa:
- Alla utgifter som är relaterade till ditt företags butik eller kontor (till exempel hyra, underhåll, verktyg och trädgårdsarbete)
- Kostnaden för anställda och entreprenörer som du anlitar
- Marknadsförings- och reklamkostnader
- Materialen som används för att skapa dina produkter (till exempel livsmedelsingredienser och kommersiell köksutrustning för en restaurang eller blommor och vaser för en blomsterhandlare)
- Kontorsutrustning
- Affärsprogramvara
- Affärsrelaterade resekostnader
- Eventuella kostnader för professionell utveckling eller nätverkande (t.ex. avgifter för den lokala handelskammaren eller kurser du tar för att förbättra dina färdigheter)
För småföretagare kan gränsen mellan det personliga livet och företagslivet bli suddig, men att inse skillnaden mellan personliga utgifter och företagets utgifter är viktigt.
Detta gäller särskilt för alla företag som planerar att inkludera företagets utgifter i skattedeklarationen. Om du hoppas kunna spara pengar på skatten genom att inkludera dina kostnader som avdragsgilla är det viktigt att lära dig de specifika lagarna och klassificeringarna kring vad som räknas som en företagskostnad i ditt land.
Därför är det viktigt att spåra affärsutgifter
Att spåra företagsutgifter är inte bara fördelaktigt, det är en grundläggande del av att driva ett företag. Det är viktigt av några huvudorsaker:
Du kan inte beräkna din vinst utan att veta vad du spenderade. Att mäta företagets framgång handlar inte bara om hur mycket du tjänade. Det handlar även om din totala vinst. Halva jobbet av att beräkna vinsten är att veta hur mycket du spenderade.
Dina utgifter kan påverka din företagsskatt. Många länder tillåter företag att dra av företagsutgifter och betala mindre i skatt till följd av detta. Men du måste veta vilka av dina utgifter som är företagsutgifter för att detta ska vara ett alternativ.
Att förstå utgifter krävs för att göra (och hålla sig till) en företagsbudget. En budget hjälper dig att hantera utgifter och hålla dem på en nivå som du har råd med. Att spåra utgifter är en viktig del av budgeteringen.
När du behöver minska kostnaderna måste du känna till dina utgifter. Att ta reda på vilka kostnader du kan minska eller ta bort helt hänger på att du vet vad du spenderar. Och att spåra företagsutgifter låter dig uppmärksamma när något kostar mer än vanligt, eller mer än det är värt.
Om du någonsin behöver ett lån eller en investerare så kommer de att vilja ta en titt på dina utgifter. Om någon utifrån behöver avgöra om ditt företag är en säker investering måste de se dina utgifter (tillsammans med dina intäkter) för att fatta ett beslut.
Vilket är det enklaste sättet att spåra företagsutgifter?
Stora företag har råd att ha heltidsanställda revisorer som tar hand om dessa saker. Men hur håller småföretag koll på utgifterna? Du är upptagen. Du kanske inte har någon utbildning i bokföring. Du måste hitta det enklaste alternativet för spårning av småföretagsutgifter.
För de flesta småföretagare innebär det att hitta ett lättanvänt bokföringsprogram som förenklar processen och utveckla ett system för spårning av affärsutgifter som hjälper dig att hålla koll på det regelbundet. Oavsett vilket så krävs det arbete. Men rätt verktyg och process gör det mer hanterbart.
Sex steg för att hålla koll på utgifterna
Att konfigurera din process för spårning av affärsutgifter på rätt sätt innebär sex huvudsteg.
Steg 1: Använd ett dedikerat företagsbetalkort
Småföretagare kan ofta börja med att sätta in sina affärsutgifter på sitt personliga kreditkort för enkelhetens skull. Men att använda ett företagskreditkort åstadkommer samma sak som att öppna ett företagsbankkonto: det hjälper dig att hålla företagsutgifterna åtskilda från dina personliga utgifter, vilket gör bokföringsprocessen enklare. Se bara till att du endast använder ditt företagskreditkort för affärsändamål. Om du tanklöst använder det för personliga inköp motverkar det syftet (och kan strida mot villkoren i ditt kortmedlemsavtal).
Steg 2: Behåll dina kvitton
Skapa ett system för att se till att du inte förlorar dina kvitton innan du registrerar dem. Om många av dina inköp skapar papperskvitton, förvara dem där du inte kommer att förlora dem och överväg hur du ska organisera dem för att underlätta i framtiden, till exempel filmappar märkta efter datum eller kategori.
Om du tycker att digitala filer är lättare att arbeta med, digitalisera i så fall dina kvitton regelbundet. För många typer av inköp kan du få digitala versioner av kvittot automatiskt (till exempel när du gör beställningar online). För andra behöver du skanna papperskvitton. Du kan använda en gammaldags skanner, om du har en, eller en kvittoskanningsapp som är utformad för att göra processen enklare.
Steg 3: Välj det rätta verktyget för spårning av företagsutgifter
Utöver de kvittoappar som nämns ovan ägnas en hel kategori av programvaruprodukter åt att göra bokföringsarbetet enklare för småföretagare. Vilket alternativ som är bäst för dig beror på dina affärsbehov och personliga preferenser (och eventuellt din revisor, som kan vara en bra källa för att hjälpa till med detta steg och nästa).
Att registrera utgifter i ett kalkylark kan fungera bra för dig, men många bokföringsprogram erbjuder funktioner som förenklar spårning av företagsutgifter, till exempel automatisering. De låter dig länka ditt bankkonto så att utgifter registreras automatiskt, samtidigt som de erbjuder andra användbara bokföringsfunktioner som fakturering och rapportering.
Steg 4: Utveckla en process för att spåra företagsutgifter
Att definiera din process beror på vilket verktyg du väljer, men rätt verktyg kommer bara att vara effektivt om du utvecklar en bra process. Baserat på de tillgängliga funktionerna kan du utarbeta en steg-för-steg-process för att hålla din utgiftsspårning uppdaterad och välorganiserad.
Detta är ett bra steg att samråda med en revisor om. Hen kan ge råd om de viktigaste kategorierna att inkludera och vilken typ av utgifter som hör till varje kategori. Utöver att klargöra din process här kan du ta reda på vad du behöver göra för att hålla koll på den. Det kan innebära att du gör det till en del av din dagliga rutin eller skapar en återkommande kalenderavisering.
Steg 5: Skapa riktlinjer för anställda för spårning av företagsutgifter
Om företaget har anställda skapar du en process som tydligt definierar hur de ska hantera utgiftsspårning för alla inköp för företaget. Dokumentera steg-för-steg-riktlinjer som fastställer vad de ska göra med kvitton, vem som är ansvarig för att registrera utgiften och hur de ska göra det.
Steg 6: Håll koll på din utgiftsspårning för småföretag
Detta är lätt att säga men förmodligen det svåraste att göra. Småföretag håller sig sysselsatta och det finns alltid andra saker som behöver uppmärksammas. Men ju längre du skjuter upp det, desto mer jobb får du. Du kan lägga ner lite tid på det varje dag eller vecka, eller ägna långa, tråkiga timmar åt processen när din revisor ger dig en deadline.
Enkla bokföringstips för småföretag
Ett smart tillvägagångssätt för spårning av småföretagsutgifter kan hjälpa dig att hålla det relativt enkelt. Här följer några fler tips på hur du håller koll på företagsutgifterna:
Undvik att använda kontanter för affärsrelaterade utgifter
Kontanttransaktioner är svåra att hålla reda på. I jämförelse kommer allt du betalar med ett företagskort att visas tydligt på ditt månadsutdrag. Om det finns ett starkt skäl till att använda kontanter för ett företagsköp ska du se till att ta kvittot och inte förlora det.
Låt tekniken hjälpa till
Om du tycker om kalkylblad och har ett system, håll dig till det som passar dig. För de som verkligen vill göra spårningen av sina företagsutgifter (och andra redovisningsuppgifter) enklare kan tekniken förenkla saker och ting. En förskottsbetalning i en programvaruprodukt eller app som erbjuder användbara funktioner kan spara tid och göra dig mindre frustrerad längre fram.
Utöver att du gör dessa investeringar bör du se till att använda dem. Ta dig tid att förstå de tillgängliga funktionerna och utnyttja dem i din process. Om programvaran låter dig ansluta ditt bankkonto för att automatisera utgiftsspårning, gör då det. Och se om andra tekniska produkter du använder har funktioner som också förenklar saker. Om du använder en plattform från tredje part för att behandla beställningar eller betalningar, kontrollera om de erbjuder statistik för att förenkla spårningen av dina utgifter med dem. Det är ingen anledning att göra arbetet svårare eller tråkigare än nödvändigt.
Håll dig till ett system som passar dig
Det bästa systemet för spårning av småföretagsutgifter är det du kommer att hålla dig till. Om du provar en ny process men känner att det fungerade bättre med den gamla, bekanta, bör du gå tillbaka till det som fungerade. Om din nuvarande process gör så att du ständigt hamnar efter eller saknar utgifter, prova något annat. Det finns inte ett rätt sätt, bara det sätt som får saker gjorda.
Håll koll på dina Uber Eats-företagsutgifter och -intäkter
Oavsett om ditt företag redan använder Uber Eats eller överväger det kanske du undrar hur du håller koll på företagsutgifterna på Uber Eats-plattformen. Uber Eats erbjuder funktionalitet för att enkelt visa de företagsutgifter som är relaterade till Uber Eats-beställningar.
Till att börja med tillhandahåller appen omfattande statistik som omvandlar de data som Uber Eats har till insikter för ditt företag. Med den här funktionen kan du få en detaljerad specifikation av din försäljning för att se vilka objekt som får mest uppmärksamhet från dina kunder, spåra beställningsprecision per butik för att se vilka platser som fungerar mest effektivt och ta reda på hur mycket särskilda marknadsföringskampanjer lönar sig för ditt företag.
På fliken Betalningar i kontrollpanelen för Uber Eats Manager kan du dessutom se en sammanfattning av dina utgifter för alla beställningar som görs via appen. Ta en titt på videon nedan för att se hur du kan gå igenom specifika utgiftskategorier, inklusive avgifter, kundåterbetalningar, skatter och marknadsföringsutgifter:
Allt detta gör att du kan fatta bättre beslut om var du investerar dina företagsmedel.
Spårning av företagsutgifter möjliggör smartare spenderande
Smarta utgifter är nyckeln till välmående företag. Som vi sa i början – du måste spendera pengar för att tjäna pengar. Men att vara medveten om hur mycket du spenderar, vart pengarna går och hur mycket det lönar sig är en av de saker som skiljer framgångsrika småföretag från mängden.
Uber Technologies, Inc. och dess dotterbolag tillhandahåller inte skatterådgivning, juridisk rådgivning eller redovisningsrådgivning. Detta material har endast utarbetats för informationsändamål och är inte avsett att ge, och bör inte hänvisas till för, skatterådgivning, juridisk rådgivning eller redovisningsrådgivning. Du bör rådgöra med dina egna skatte-, juridiska och redovisningsexperter innan du fattar några beslut relaterade till ämnet för denna artikel.
Tjänster
Tjänster
Teknik
Hantera beställningar
Förenkla verksamheten
Öka din försäljning
Nå ut till kunderna
Vilka arbetar vi med?
Vilka arbetar vi med?
Priser
Resurser
Kundhubb
Lär dig
Kontakta oss