Så spårar du företagsutgifter: Sex steg att följa

Småföretagare kan ofta börja med att sätta in sina affärsutgifter på sitt personliga kreditkort för enkelhetens skull. Men att använda ett företagskreditkort åstadkommer samma sak som att öppna ett företagsbankkonto: det hjälper dig att hålla företagsutgifterna åtskilda från dina personliga utgifter, vilket gör bokföringsprocessen enklare. Se bara till att du endast använder ditt företagskreditkort för affärsändamål. Om du tanklöst använder det för personliga inköp motverkar det syftet (och kan strida mot villkoren i ditt kortmedlemsavtal).

Skapa ett system för att se till att du inte förlorar dina kvitton innan du registrerar dem. Om många av dina inköp skapar papperskvitton, förvara dem där du inte kommer att förlora dem och överväg hur du ska organisera dem för att underlätta i framtiden, till exempel filmappar märkta efter datum eller kategori.

Om du tycker att digitala filer är lättare att arbeta med, digitalisera i så fall dina kvitton regelbundet. För många typer av inköp kan du få digitala versioner av kvittot automatiskt (till exempel när du gör beställningar online). För andra behöver du skanna papperskvitton. Du kan använda en gammaldags skanner, om du har en, eller en kvittoskanningsapp som är utformad för att göra processen enklare.

Utöver de kvittoappar som nämns ovan ägnas en hel kategori av programvaruprodukter åt att göra bokföringsarbetet enklare för småföretagare. Vilket alternativ som är bäst för dig beror på dina affärsbehov och personliga preferenser (och eventuellt din revisor, som kan vara en bra källa för att hjälpa till med detta steg och nästa).

Att registrera utgifter i ett kalkylark kan fungera bra för dig, men många bokföringsprogram erbjuder funktioner som förenklar spårning av företagsutgifter, till exempel automatisering. De låter dig länka ditt bankkonto så att utgifter registreras automatiskt, samtidigt som de erbjuder andra användbara bokföringsfunktioner som fakturering och rapportering.

Att definiera din process beror på vilket verktyg du väljer, men rätt verktyg kommer bara att vara effektivt om du utvecklar en bra process. Baserat på de tillgängliga funktionerna kan du utarbeta en steg-för-steg-process för att hålla din utgiftsspårning uppdaterad och välorganiserad.

Detta är ett bra steg att samråda med en revisor om. Hen kan ge råd om de viktigaste kategorierna att inkludera och vilken typ av utgifter som hör till varje kategori. Utöver att klargöra din process här kan du ta reda på vad du behöver göra för att hålla koll på den. Det kan innebära att du gör det till en del av din dagliga rutin eller skapar en återkommande kalenderavisering.

Om företaget har anställda skapar du en process som tydligt definierar hur de ska hantera utgiftsspårning för alla inköp för företaget. Dokumentera steg-för-steg-riktlinjer som fastställer vad de ska göra med kvitton, vem som är ansvarig för att registrera utgiften och hur de ska göra det.

Detta är lätt att säga men förmodligen det svåraste att göra. Småföretag håller sig sysselsatta och det finns alltid andra saker som behöver uppmärksammas. Men ju längre du skjuter upp det, desto mer jobb får du. Du kan lägga ner lite tid på det varje dag eller vecka, eller ägna långa, tråkiga timmar åt processen när din revisor ger dig en deadline.