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Como acompanhar as despesas da empresa: seis passos a seguir

Como se costuma dizer, é preciso dinheiro para ganhar dinheiro. Embora as pequenas empresas geralmente procurem manter as suas despesas baixas, poucas conseguem começar a atividade e ser bem-sucedidas sem gastar dinheiro. Como terá de realizar despesas, é importante determinar a melhor forma de as acompanhar.

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O que são as despesas da empresa?

Vamos começar pelo essencial: as despesas da empresa são qualquer tipo de gasto que se faz a bem do negócio. As pessoas que contrata, os materiais que compra e o estabelecimento físico que aluga, são todas elas despesas da empresa.

Tipos comuns de despesas de uma empresa

Empresas de diferentes tipos terão diferentes tipos de despesas, mas algumas das mais comuns incluem:

Quaisquer despesas relacionados com o seu estabelecimento ou escritórios (por exemplo, renda, manutenção das instalações, água e eletricidade)
O custo dos colaboradores e tarefeiros que contratar
Despesas de marketing e publicidade
Os materiais utilizados para criar os seus produtos (por exemplo, ingredientes alimentares e equipamentos de cozinha num restaurante ou flores e vasos no caso de uma florista)
Material de escritório
Software empresarial
Despesas de viagens relacionadas com os negócios
Quaisquer custos de desenvolvimento profissional ou de "networking" (como taxas para a Câmara de comércio local ou cursos para melhorar as suas competências)

Para os proprietários de pequenas empresas, a linha que divide a vida pessoal da vida empresarial pode ficar confusa, mas é importante saber reconhecer a diferença entre as despesas pessoais e empresariais.

Isto é especialmente verdade no caso das empresas que planeiam incluir as despesas da empresa nas declarações fiscais. Se espera poupar dinheiro em impostos ao incluir as suas despesas para efeitos de dedução, é fundamental conhecer as leis e as classificações aplicáveis às despesas no seu país.

Porque é que o acompanhamento das despesas da empresa é importante

Acompanhar as despesas da empresa não é apenas benéfico; é uma parte fundamental da gestão de um negócio. É importante por algumas razões chave:

Não pode calcular os seus lucros sem saber o que gastou. Medir o sucesso do negócio não se faz apenas sobre o quanto ganhou; é sobre o seu lucro geral. E saber quanto se gastou é uma das metades no cálculo do lucro.
As despesas podem afetar os impostos da sua empresa. Muitos países permitem deduzir despesas na atividade das empresas e, com isso, pagar menos impostos. Mas tem de saber quais são as despesas da empresa para que isso seja uma opção.
Compreender as despesas é necessário para definir e cumprir o orçamento da empresa. Um orçamento ajuda a gerir as despesas e a mantê-las em níveis aceitáveis. Acompanhar as despesas é uma parte importante do orçamento.
Sempre que precisar de cortar custos, precisa de conhecer as suas despesas. Decidir quais são os custos que podem ser reduzidos ou eliminados depende de conhecer bem as despesas. E o acompanhamento destas permite-lhe detetar quando algo custa mais do que o habitual ou mais do que vale a pena.
Se alguma vez precisar de um empréstimo ou de um investidor, terá de mostrar as suas despesas. Se alguém de fora precisar de avaliar se o seu negócio é um investimento seguro, terá de ver as suas despesas (e os seus rendimentos) para decidir.

Qual é a maneira mais fácil de acompanhar as despesas da empresa?

As grandes empresas podem ter contabilistas a tempo inteiro na equipa para tratar destas coisas. Mas como é que as pequenas empresas acompanham as despesas? Tem o tempo ocupado. Poderá não ter formação em contabilidade. Tem de encontrar a opção mais fácil para o acompanhamento de despesas por pequenas empresas.

Para a maioria dos proprietários de pequenas empresas, isso significa duas coisas: encontrar um software de contabilidade fácil de usar, que simplifique o processo; desenvolver um sistema de acompanhamento das despesas que facilite tê-las sob controlo. De qualquer modo, requer sempre algum trabalho. Mas com as ferramentas e os processos certos, será sempre mais fácil de gerir.

Seis passos para acompanhar as despesas

A configuração correta do processo de acompanhamento de despesas da sua empresa envolve meia dúzia de passos fundamentais.

Passo 1: use um cartão de crédito empresarial dedicado

Os proprietários de pequenas empresas podem, muitas vezes, começar por colocar as despesas da empresa no seu cartão de crédito pessoal por uma questão de conveniência. Mas usar um cartão de crédito empresarial é o mesmo que abrir uma conta bancária da empresa: ajuda a manter as despesas separadas das despesas pessoais, facilitando o processo de contabilidade. Certifique-se de que utiliza o seu cartão de crédito empresarial apenas para esses fins. Se usar para compras pessoais sem se aperceber disso, vai contra a ideia inicial (e pode estar a infringir os termos do seu contrato de titular do cartão).

Passo 2: manter os recibos

Crie um sistema para garantir que não perde os seus recibos antes de os registar. Se muitas das suas compras produzem recibos em papel, guarde-os onde não os perca e pense num modo de os organizar que facilite a sua vida mais tarde, como pastas etiquetadas por data ou categoria.

Se achar mais fácil trabalhar com ficheiros digitais, digitalize os recibos regularmente. Para muitos tipos de compras, pode obter versões digitais do recibo automaticamente (como nos pedidos online). Para outras, terá de digitalizar recibos em papel. Pode usar um scanner à moda antiga, se tiver um, ou uma aplicação de digitalização de recibos para tornar o processo ainda mais simples.

Passo 3: escolha a ferramenta certa para fazer o registo de despesas da empresa

Para além das aplicações informáticas para recibos mencionadas acima, há toda uma gama de produtos de software que torna o trabalho de contabilidade mais fácil para os proprietários de pequenas empresas. Encontrar a melhor opção para si depende das necessidades da empresa e das suas preferências pessoais (e possivelmente as do seu contabilista, que pode dar uma boa ajuda nesta fase e na próxima).

Registar as despesas numa folha de cálculo pode funcionar bem para si, mas muitos produtos de software de contabilidade oferecem funcionalidades, como a automatização, que simplificam o acompanhamento das despesas empresariais. Permitem-lhe associar a sua conta bancária para o registado automático de despesas, ao mesmo tempo que oferecem outras funcionalidades úteis, como faturação e relatórios.

Passo 4: desenvolva um processo para acompanhar as despesas da empresa

A definição do seu processo dependerá da ferramenta que escolher, mas a ferramenta certa só será eficaz se desenvolver um bom processo. Com base nas funcionalidades disponíveis, elabore um processo passo a passo para manter o acompanhamento das suas despesas atualizado e bem organizado.

Este é um bom momento para pedir a opinião de um contabilista. Eles podem aconselhar sobre as principais categorias a incluir e que tipo de despesas entram em cada uma. Depois de definir o seu processo, perceba o que precisa de fazer para manter o controlo sobre o mesmo. Poderá torná-lo parte da sua rotina diária ou configurar um alerta de calendário recorrente.

Passo 5: criar orientações para os colaboradores fazerem corretamente o registo de despesas da empresa

Se a sua empresa tiver colaboradores, crie um processo que defina claramente como devem lidar com o registo de despesas de quaisquer compras que façam para a empresa. Documente as orientações, passo a passo, que determinam o que devem fazer com os recibos, quem é responsável pelo registo das despesas e como deve ser feito.

Passo 6: controlar as despesas da sua pequena empresa

É fácil falar, mas esta é provavelmente a parte mais difícil de fazer. As pequenas empresas estão sempre ocupadas e há outras coisas que precisam da sua atenção. Mas quanto mais procrastinar, maior será o trabalho. Pode dedicar-lhe um pouco de tempo todos os dias ou todas as semanas, ou acabar por dedicar longas e aborrecidas horas ao processo quando o seu contabilista lhe impõe um prazo.

Sugestões simples de manutenção de registos para pequenas empresas

Uma abordagem inteligente ao acompanhamento de despesas de pequenas empresas pode ajudar a manter as coisas relativamente simples. Veja algumas sugestões adicionais sobre como acompanhar as despesas da empresa:

Evite usar dinheiro vivo para despesas relacionados com os negócios

As transações em dinheiro são difíceis de acompanhar. Em comparação, tudo o que se pagar com um cartão da empresa aparecerá com clareza no respetivo extrato mensal. Se houver uma boa razão para pagar uma compra da empresa com dinheiro, faça questão de obter um recibo e certifique-se de que não o perde.

Ponha a tecnologia a ajudar

Se é especialista em folhas de cálculo e tem um sistema implementado, mantenha-se fiel ao que já funciona para a si. Para quem realmente quer facilitar o acompanhamento de despesas da empresa (e outras tarefas de contabilidade), a tecnologia pode simplificar esse trabalho. Um custo inicial num produto de software ou aplicação que ofereça funcionalidades úteis pode poupar-lhe tempo e frustração no futuro.

Mas, além de fazer esses investimentos, é necessário usá-los. Dedique algum tempo para compreender as funcionalidades disponíveis e incorporá-las no seu processo. Se o software lhe permitir associar a sua conta bancária para automatizar o acompanhamento de despesas, faça-o. E veja se os outros produtos tecnológicos que já utiliza também têm funcionalidades que facilitam a sua vida. Se utilizar uma plataforma de entregas de entidade externa para processar pedidos ou pagamentos, verifique se oferecem análises que simplificam o acompanhamento das despesas. Não há nenhuma razão para tornar o trabalho mais difícil ou mais enfadonho do que tem mesmo de ser.

Mantenha um sistema que se adequa a si

O melhor sistema para o acompanhamento de despesas de pequenas empresas é o que funciona bem consigo de uma forma consistente. Se experimentar um novo processo, mas sentir que está melhor com o antigo e familiar, volte ao que funcionou. Se o seu processo atual não ajudar a dar conta de tudo depressa ou há despesas que não são contabilizadas, tente outra coisa. Há muitas formas de fazer isto, mas a única que interessa é a que permite resolver o problema sem complicar.

Acompanhe as suas despesas e receitas comerciais no Uber Eats

Quer a sua empresa já esteja a utilizar ou a considerar utilizar o Uber Eats, poderá estar a pensar como é possível acompanhar as despesas da empresa na aplicação Uber Eats. O Uber Eats fornece funcionalidades para visualizar facilmente as despesas empresariais relacionadas com os pedidos do Uber Eats.

Para começar, a aplicação fornece muitas formas de análise que transformam os dados do Uber Eats em informações para a sua empresa. Com esta funcionalidade, pode obter uma discriminação detalhada das suas vendas. Pode, por exemplo, saber quais os artigos que mais interesse geram nos clientes, acompanhar a exatidão dos pedidos por estabelecimento e perceber quais as localizações que funcionam de forma mais eficiente ou até saber o retorno para a sua empresa das promoções de marketing.

Além disso, o separador Pagamentos no painel de controlo do Gestor Uber Eats permite-lhe ver uma discriminação das suas despesas para todos os pedidos feitos através da aplicação. Assista ao vídeo abaixo e veja como pode analisar categorias de despesas específicas, incluindo taxas, reembolsos de clientes, impostos e despesas de marketing:

Tudo isto permite tomar melhores decisões de investimento dos fundos da sua empresa.

O registo das despesas da empresa permite gastos mais inteligentes

Saber gastar com inteligência é fundamental para o negócio. Porque, tal como começámos por dizer no início, tem de gastar dinheiro para ganhar dinheiro. Mas ter consciência de quanto se gasta, para onde vai e o retorno que se consegue, é uma das coisas que diferencia as pequenas empresas de sucesso.

A Uber Technologies, Inc. e respetivas afiliadas não prestam aconselhamento fiscal, jurídico ou contabilístico. Este material foi preparado apenas a título informativo e não se destina a fornecer, e não deve ser invocado para, aconselhamento fiscal, jurídico ou contabilístico. Deve consultar os seus próprios profissionais fiscais, jurídicos e contabilísticos antes de tomar qualquer decisão relacionada com o assunto deste artigo.