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¿Qué son los KPI en el mundo de los negocios? Tipos, ejemplos e importancia

Tomar decisiones difíciles forma parte del día a día a la hora de dirigir con éxito un pequeño negocio. Cuando tienes una cantidad limitada de tiempo y presupuesto para gastar, cada decisión que tomas es importante. Si bien a veces seguir tus instintos puede dar sus frutos, es probable que te vaya mejor si abordas las decisiones empresariales de una manera más estratégica y basada en datos. Ahí es donde entran en juego los KPI empresariales.

¿Qué son los KPI en el mundo de los negocios y por qué son tan importantes? Hablaremos de todo eso y más en este artículo. Si bien los detalles a la hora de seleccionar los KPI adecuados para cada empresa pueden variar, incluirlos en tu estrategia comercial es una buena idea, independientemente del tipo de empresa que dirijas.

¿Qué es un KPI?

KPI significa "indicador clave de rendimiento". Estas son las métricas que tu empresa decide monitorizar y priorizar para saber hasta qué punto estás cumpliendo tus objetivos empresariales. Para resultar útiles, los KPI deben ser cuantificables y estar vinculados a objetivos comerciales específicos. Son métricas que vale la pena monitorizar a largo plazo para poder medir el progreso. Comparar los distintos KPI a lo largo de semanas, meses, trimestres o incluso años te ayudará a saber si tus tácticas a largo plazo están surtiendo efecto.

Por qué son importantes los KPI

Para los propietarios de pequeñas empresas que se centran en el día a día, los KPI pueden parecer una cuestión más propia de grandes empresas. Sin embargo, son fundamentales para todo tipo de negocios, independientemente de su tamaño, por varios motivos principales:

Los KPI te ayudan a definir y comunicar mejor tus prioridades

Todos los negocios quieren tener éxito. Pero ¿qué es el éxito para tu negocio? Definir los KPI más importantes te ayudará a aclarar esta cuestión. Además, sentará las bases para las decisiones que tomes en el futuro, de manera que respalden tus objetivos principales. Los KPI también pueden servir como herramientas de comunicación. En lugar de expresar los objetivos y valores empresariales de una manera general, puedes empezar a dar a los empleados pautas específicas y cuantificables.

Los KPI proporcionan información práctica a los empleados

Poder comunicar claramente tus KPI a los empleados les ayuda a actuar en consecuencia. Por ejemplo, expresar a tus empleados que quieres ofrecer una experiencia de calidad a los clientes está bien, pero es algo muy general y se puede interpretar de distintas formas. Identificar KPI específicos relacionados con la experiencia de los clientes, como la velocidad de los pedidos o los tiempos de espera en el restaurante, ayuda a los empleados a tener más claro cómo alcanzar ese objetivo. Además, los gerentes pueden utilizar los KPI para incentivar a los empleados. Si quieres mejorar la rapidez con la que se preparan y envían los pedidos, por ejemplo, puedes ofrecer un bonus o cualquier otra ventaja como aliciente por cumplir un objetivo.

Monitorizar los KPI te ayuda a detectar problemas con antelación

Si las cosas se tuercen, es importante identificar el problema lo antes posible para poder resolverlo rápidamente. Si tu equipo supervisa y comprueba periódicamente los KPI objetivos, podrá detectar cualquier problema con mayor facilidad. De esta forma, podrás intervenir y solucionarlo al instante para evitar que las cosas se tuerzan aún más.

Los KPI proporcionan información práctica basada en datos

Llevar un seguimiento diario de tu negocio te permitirá hacerte una buena idea de cómo están yendo las cosas, pero los KPI te permiten comprobarlo con datos. A veces, estos datos corroborarán tus impresiones y otras, te aportarán información que no podrías ver de otra forma. Sea como sea, puedes asegurarte de tomar decisiones comerciales basadas en conocimientos en lugar de en suposiciones.

Tipos de KPI

Es importante comprender en qué se diferencian los distintos tipos de KPI y cómo encajan en tu negocio. Estos son algunos de los principales tipos de KPI en el mundo de los negocios que debes tener en cuenta:

KPI cuantitativos y cualitativos

Los KPI cuantitativos se basan en cifras y datos. Muchos de los KPI que encontrarás en tus distintas herramientas de software serán cuantitativos. En comparación, los KPI cualitativos son aquellos que sirven para explicar las cifras.

Un buen ejemplo para comprender mejor la diferencia entre los KPI cuantitativos y cualitativos son las valoraciones y las reseñas de los usuarios. Las valoraciones en estrellas te proporcionan una media numérica clara que te permite hacerte una idea general de la satisfacción de los usuarios. Pero para entender estas valoraciones, puedes analizar las reseñas y ver qué opinan.

KPI históricos y principales

Los KPI históricos son aquellos que te permiten medir el rendimiento pasado, mientras que los KPI principales supervisan factores que podrían influir en el rendimiento de cara al futuro. Un ejemplo de KPI histórico es el importe total que los usuarios de tu programa de fidelización se han gastado en tu negocio en el último año. Un ejemplo de KPI principal es el número de inscripciones en el programa el último mes, que te ayudaría a predecir cuánto dinero es probable que gasten los miembros del programa en el próximo año.

Comparación entre KPI estratégicos y operativos

Los KPI estratégicos son los indicadores de alto nivel que te ayudan a hacerte una idea del éxito general del negocio. Los KPI operativos son aquellos que están más estrechamente relacionados con el funcionamiento diario de la empresa. Por ejemplo, los ingresos generales del año hasta la fecha son un KPI estratégico. Una métrica como la rapidez de los pedidos, que afecta a la satisfacción de los clientes, es un KPI operativo. Los KPI operativos influyen en los estratégicos, por lo que es importante monitorizar ambos.

Cómo definir los KPI de tu empresa

Las empresas deben identificar los KPI más importantes para centrarse en ellos en función de sus prioridades y necesidades particulares. Para definir los KPI de tu empresa, sigue estos pasos:

1. Empieza por tus objetivos

¿Qué valores y prioridades son más importantes para tu empresa? Es probable que la rentabilidad general sea uno de los principales objetivos. Pero ¿qué objetivos comerciales contribuyen más a lograrlo? ¿Quieres ser una empresa que los clientes recomienden a su entorno? ¿Quieres convertirte en la opción más popular en tu zona? ¿Prefieres ganar más dinero invirtiendo lo mínimo?

Es posible que todo lo anterior te llame la atención, pero te recomendamos que te centres en tus objetivos fundamentales.

2. Determina qué métricas puedes monitorizar

Lo bueno es que recabar datos ahora es más fácil que nunca. La mayoría de los software que utilices para distintos aspectos de tu negocio te ofrecerán datos prácticos, muchos de ellos recabados y organizados automáticamente. Revisa los distintos productos que utilizas para tu negocio y las funciones de análisis que ofrecen.

Relaciona los datos que ofrecen con los objetivos que te has fijado. Si fidelizar a los clientes es uno de tus principales objetivos, busca análisis que te ayuden a supervisar las visitas recurrentes, las inscripciones al programa de fidelización y el número de interacciones en el programa. Si te preocupa especialmente el reconocimiento de marca, analiza cuáles de tus plataformas y canales de marketing te proporcionan datos sobre las impresiones y presta atención a métricas de marketing como las visitas al sitio web y los seguidores en redes sociales.

Saber a qué métricas puedes acceder fácilmente te ayudará a entender mejor todas las opciones en materia de KPI. Si tus productos de software no analizan automáticamente una métrica que te interesa, determina qué pasos debes seguir para recopilar los datos por tu cuenta. Por ejemplo, puedes revisar los comentarios que recibes en webs como Yelp, Google o Tripadvisor una vez al mes. Si uno de tus objetivos es mejorar las valoraciones, puedes repetir este proceso a lo largo del tiempo para ver si tus esfuerzos están dando resultados.

3. Identifica qué métricas son prioritarias

Una desventaja de la ingente cantidad de datos que nos proporciona la tecnología es precisamente esa: disponemos de muchos datos. Si prestas demasiada atención a todos los análisis disponibles y les das la misma importancia a todos, podrías agobiarte rápidamente. Además, es posible que termines centrándote en análisis que no se ajustan del todo a tus objetivos.

Si la retención de usuarios es una de tus prioridades, no deberías preocuparte demasiado por cuántos seguidores nuevos has conseguido en las redes sociales. No permitas que otras métricas más sencillas te distraigan de las que verdaderamente importan. Limita la lista de análisis en función de aquellos que mejor te ayuden a comprender tus objetivos principales. Una vez aclaradas tus prioridades, podrás centrarte en los KPI adecuados y tomar decisiones en función de dichos análisis para alcanzar tus objetivos.

4. Comunica tus KPI a todas las partes interesadas

Los KPI no solo son útiles para los propietarios o gerentes; pueden ser una herramienta para garantizar que todos los empleados de tu negocio entiendan tus prioridades. Todas las personas que desempeñen un papel para ayudarte a alcanzar tus objetivos deben ser conscientes de estos KPI. Informa a tus empleados sobre los KPI en los que deben centrarse y cómo comprobar su progreso cuando sea necesario. Para que tus empleados sean conscientes del papel que juegan a la hora de ayudarte a alcanzar tus objetivos, lo lógico es que les mantengas informados sobre dichos objetivos y cómo medirlos.

5. Modifica los KPI en función de tus necesidades

Una de las ventajas de monitorizar los KPI es que obtendrás información sobre tu negocio que te permitirá realizar cambios estratégicos sobre la marcha. Si los datos te indican que no vale la pena invertir en determinados canales de marketing o que te saldría más a cuenta centrarte en retener a tus clientes que en llegar a un nuevo público, puedes modificar tu estrategia. En función de los datos, tus objetivos y KPI irán cambiando. Y eso es algo positivo. Adaptarse a los cambios es fundamental para tener éxito en el mundo de los negocios.

KPI que puedes monitorizar con Uber Eats

Cualquier negocio que utilice Uber Eats para ofrecer más opciones de entrega a sus clientes puede aprovechar una serie de análisis automatizados en la plataforma. Cuando analices las métricas a las que puedes acceder fácilmente, recuerda sacarles partido.

KPI de marketing

La plataforma Uber Eats te proporciona un gran número de análisis para ayudarte a determinar el éxito de tus campañas de marketing, como los siguientes:

Vistas del menú: consulta cuántos usuarios de Uber Eats han visto el menú de tu negocio y cuántos artículos han añadido a un pedido (independientemente de si han acabado haciéndolo o no).
Clientes nuevos: descubre cuántos pedidos provienen de clientes que han probado tu negocio por primera vez.
Resultados de las promociones: monitoriza cuántos clientes participan en las promociones que ofreces en la plataforma y el porcentaje de ventas que se les pueden atribuir.
Resultados de los anuncios: si publicas anuncios en la plataforma, Uber Eats te ofrecerá análisis sobre su rendimiento para que puedas ver fácilmente cuánto te ayudan a ganar.

KPI de satisfacción de los clientes

Conseguir nuevos clientes es importante, pero fidelizarlos es como mínimo igual de crítico para el éxito a largo plazo. La plataforma Uber Eats también te proporciona métricas de satisfacción de los clientes, como las siguientes:

Valoraciones: Uber Eats permite a los clientes valorar con estrellas su experiencia con los pedidos, lo que te ayuda a evaluar el nivel de satisfacción de los clientes con los artículos.
Comentarios: los clientes también pueden dejar reseñas y comentarios junto con la valoración en estrellas, para darte más información sobre los motivos.
Problemas con los pedidos: Uber Eats también te ayudará a hacer un seguimiento de los problemas con los pedidos, para que puedas identificar las incidencias más habituales y cómo solucionarlas de cara al futuro.

KPI de ventas y rentabilidad

En la plataforma Uber Eats también encontrarás datos de ventas para monitorizar los KPI más relacionados con tus resultados, como los siguientes:

Ventas totales: consulta cuántas ventas has hecho a través de la app en un período determinado.
Pedidos: lleva un seguimiento del número de pedidos que han hecho los clientes a través de la plataforma.
Importe típico del pedido: obtén información sobre el importe estándar de los pedidos que se hacen a través de la app.

Si analizas estos datos junto con otros análisis del negocio, podrás comprender mejor su rendimiento y cómo contribuyen tus esfuerzos en Uber Eats a los resultados generales.

Preguntas frecuentes

A continuación, te presentamos algunas respuestas a las preguntas más habituales para entender el papel de los KPI en los negocios.

¿Cuáles son algunos ejemplos de KPI comerciales importantes?
La lista de posibles KPI para supervisar tu negocio es larga. A continuación, te mostramos algunos ejemplos de los tipos de KPI que muchas empresas consideran importantes:

Ventas totales

Beneficio total

Número de clientes nuevos

Número de clientes habituales

Importe típico del pedido

Número de visitantes del sitio web

Porcentaje de respuesta a los anuncios o promociones

Número de preguntas o quejas sobre el servicio de atención al cliente

Tiempo típico de respuesta y resolución Valoraciones y reseñas de clientes
¿Cómo se miden los KPI empresariales?
Puedes medir automáticamente la mayoría de los KPI empresariales a través de los productos de software y las plataformas que ya utilizas. Por ejemplo, si utilizas un sistema PdV (punto de venta), lo más probable es que genere informes con análisis sobre todas las ventas que se realizan a través del sistema. Puedes encontrar informes similares en cualquier plataforma de entrega de terceros, software de marketing y contabilidad o redes sociales que utilices.

En ocasiones contadas, puedes identificar KPI que deban monitorizarse manualmente, en cuyo caso deberás desarrollar un proceso para recopilar los datos necesarios y formar a todo el personal relevante al respecto. Pero en los negocios de hoy en día, la mayoría de los KPI se pueden medir más fácilmente con la ayuda de la tecnología.
¿Cómo pueden ayudarme los KPI a mejorar mi negocio?
Los KPI son una herramienta importante para comprender el rendimiento de tu negocio e identificar áreas de mejora. Al discernir tus principales KPI y monitorizarlos de cerca, podrás encaminar tu negocio y asegurarte de avanzar hacia tus objetivos principales.