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Come monitorare le spese aziendali: sei passaggi da seguire

Come dice il proverbio, ci vuole denaro per guadagnare denaro. E sebbene le piccole imprese cerchino di mantenere le spese al minimo, sono poche quelle che riescono a decollare e avere successo senza spendere nulla. Dal momento che le spese sono inevitabili, è fondamentale trovare il modo migliore per tenerne traccia.

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Cosa sono le spese aziendali?

Partiamo dalle basi: le spese aziendali sono tutte quelle che sostieni per il bene della tua attività. Le persone che assumi, i materiali che acquisti e il negozio fisico che affitti sono tutte spese aziendali.

Tipologie comuni di spese aziendali

Aziende di diverso tipo dovranno affrontare spese differenti, ma alcune delle più comuni da tenere a mente includono:

Qualsiasi spesa relativa alla vetrina o agli uffici della tua attività (come affitto, manutenzione, utenze e lavori in giardino)
Il costo dei partner e dei collaboratori che assumi
Spese di marketing e pubblicità
I materiali utilizzati per creare i tuoi prodotti (come ingredienti alimentari e forniture per la cucina commerciale di un ristorante o fiori e vasi per un negozio di fiori)
Articoli da ufficio
Software aziendali
Spese di viaggio per motivi di lavoro
Eventuali costi di sviluppo professionale o di networking (come quote associative per la Camera di Commercio locale o corsi che segui per migliorare le tue competenze)

Per i proprietari di piccole imprese, il confine tra vita personale e vita lavorativa può diventare confuso, ma è importante riconoscere la differenza tra spese personali e aziendali.

Ciò è particolarmente vero per tutte le aziende che prevedono di includere le spese aziendali nella dichiarazione dei redditi. Se speri di versare meno tasse indicando le tue spese come detraibili, è fondamentale conoscere leggi e classificazioni specifiche relative a ciò che è considerato come spesa aziendale nel tuo paese.

Perché il monitoraggio delle spese aziendali è importante

Monitorare le spese aziendali non è solo vantaggioso, ma è una parte fondamentale della gestione di un'attività. È importante per alcuni motivi principali:

Non puoi calcolare i tuoi profitti senza sapere quanto hai speso. La valutazione del successo aziendale non riguarda solo i guadagni; ma piuttosto il profitto complessivo. La metà del calcolo del profitto consiste nel sapere quanto hai speso.
Le tue spese potrebbero influire sulle imposte aziendali. In molti paesi la legge consente alle aziende di detrarre le spese inerenti all'attività al fine di pagare meno tasse. Ma per avvalerti di questa possibilità devi sapere quali sono le tue spese aziendali.
Comprendere le spese è necessario per stabilire (e attenersi a) un budget aziendale. Un budget ti aiuta a gestire le spese e a mantenerle a un livello sostenibile. Il monitoraggio delle spese è una componente importante del budget.
Quando hai necessità di ridurre i costi, devi conoscere le tue spese. Per comprendere quali costi puoi ridurre o tagliare, devi sapere quanto stai spendendo. E il monitoraggio delle spese aziendali ti consente di individuare quando qualcosa ti costa più del solito, o più del suo valore.
Se cerchi un finanziatore o un investitore, questi dovrà vedere le tue spese. Al fine di valutare se la tua attività è un investimento sicuro, un soggetto esterno dovrà vedere le tue spese (insieme ai tuoi guadagni) per prendere una decisione.

Qual è il modo più semplice per monitorare le spese aziendali?

Le grandi aziende possono permettersi contabili a tempo pieno che si occupano di questo aspetto. Ma come fanno le piccole imprese a tenere traccia delle spese? Hai un sacco di impegni. Potresti non avere una formazione sufficiente in materia di contabilità. Devi trovare l'opzione più semplice per il monitoraggio delle spese della tua piccola impresa.

Per la maggior parte dei proprietari di piccole imprese, ciò significa trovare un software di contabilità facile da usare che semplifichi il processo e sviluppare un sistema per il monitoraggio delle spese aziendali per essere sempre aggiornati. In ogni caso, richiede lavoro. Ma gli strumenti e il processo giusti renderanno tutto più gestibile.

Sei passaggi per tenere traccia delle spese

Configurare correttamente il processo di monitoraggio delle spese aziendali comporta alcuni passaggi principali.

Passaggio 1: Utilizza una carta di credito aziendale dedicata

Spesso, in una fase iniziale, i proprietari di piccole imprese mettono le spese aziendali sulla loro carta di credito personale per comodità. Tuttavia, utilizzare una carta di credito aziendale equivale ad aprire un conto corrente aziendale: ciò aiuta a mantenere le spese aziendali separate da quelle personali, semplificando il processo di contabilità. L'importante è utilizzare la carta di credito aziendale solo per scopi lavorativi. Se la usi per acquisti personali vanifichi lo scopo (e potresti violare i termini del contratto stipulato come titolare della carta).

Passaggio 2: conserva le ricevute

Crea un sistema per assicurarti di non smarrire le ricevute prima di registrarle. Se molti dei tuoi acquisti sono documentati da ricevute cartacee, conservale dove non le smarrirai e decidi come organizzarle per semplificarti la vita in seguito, ad esempio in cartelle etichettate per data o categoria.

Se ti trovi meglio con i file digitali, digitalizza regolarmente le ricevute. Per molti tipi di acquisti (ad esempio per gli ordini online) puoi ottenere automaticamente le ricevute in formato digitale. Per gli altri, dovrai scansionare le ricevute cartacee. Puoi utilizzare uno scanner tradizionale, se lo possiedi, o un'app di scansione delle ricevute progettata per semplificare la procedura.

Passaggio 3: Scegli lo strumento giusto per monitorare le spese aziendali

Oltre alle app per le ricevute menzionate sopra, esiste un'intera categoria di software mirati a semplificare il lavoro contabile per i proprietari di piccole imprese. La scelta dell'alternativa migliore dipende dalle tue esigenze aziendali e dalle tue preferenze personali (e potenzialmente da quelle del tuo commercialista, il quale ti può aiutare molto in questa fase e in quella successiva).

La registrazione delle spese in un foglio di calcolo può essere una soluzione sufficiente per te, ma molti programmi di contabilità presentano funzionalità utili per semplificare il monitoraggio delle spese aziendali, come ad esempio l'automazione. Ti consentono di collegare il tuo conto bancario in modo che le spese vengano registrate automaticamente e offrono anche altre utili funzionalità contabili, come la fatturazione e la rendicontazione.

Passaggio 4: Sviluppa un processo per monitorare le spese aziendali

La definizione del processo dipenderà dallo strumento scelto, ma lo strumento giusto sarà efficace solo se si sviluppa un buon processo. In base alle funzionalità disponibili, elabora un processo graduale per mantenere il monitoraggio delle spese aggiornato e ben organizzato.

Può essere utile consultare un commercialista. Può fornirti consigli sulle principali categorie da includere e sul tipo di spese incluse in ciascuna di esse. Oltre a chiarire il processo che utilizzerai, scopri cosa devi fare per tenerlo sotto controllo. Ciò potrebbe significare renderlo parte della tua routine quotidiana o impostare un avviso ricorrente sul calendario.

Passaggio 5: Crea linee guida per i tuoi collaboratori per il monitoraggio delle spese aziendali

Se ti avvali di collaboratori, crea una procedura che definisca chiaramente come devono gestire il monitoraggio delle spese per qualsiasi acquisto effettuato a nome dell'azienda. Prepara linee guida che stabiliscono passo per passo cosa va fatto con le ricevute, chi è responsabile della registrazione delle spese e come deve gestirla.

Passaggio 6: monitora le spese della tua piccola impresa

È facile a dirsi, ma probabilmente è la parte più difficile da mettere in pratica. Le piccole imprese sono molto impegnate e ci sono sempre altre cose che richiedono attenzione. Ma più a lungo rimandi, più grande diventa il problema. Potresti dedicare un po' di tempo a questa attività ogni giorno o settimana, oppure ti ritroveresti a passare ore e ore su questa incombenza quando il tuo commercialista ti comunica una scadenza.

Consigli semplici sulla tenuta dei registri per le piccole imprese

Un approccio intelligente al monitoraggio delle spese delle piccole imprese può aiutarti a mantenere le cose relativamente semplici. Ecco alcuni suggerimenti aggiuntivi su come tenere traccia delle spese aziendali:

Evita di utilizzare il contante per le spese aziendali

È difficile tenere traccia delle transazioni in contanti. Al contrario, tutto ciò che paghi con una carta aziendale verrà riportato in modo chiaro nel tuo estratto conto mensile. Se per un acquisto aziendale non hai altra scelta che pagare in contanti, assicurati di ottenere una ricevuta e di conservarla con cura.

Sfrutta la tecnologia

Se preferisci i fogli di calcolo con un sistema, continua a usare ciò che fa per te. Per chi vuole davvero semplificare il monitoraggio delle spese aziendali (e altre attività contabili), la tecnologia può essere la soluzione. Il costo iniziale di un software o di un'app con funzionalità utili può farti risparmiare tempo ed evitare frustrazioni in futuro.

Ma oltre ad investire in questi prodotti, usali. Prenditi del tempo per comprendere le funzionalità disponibili e inserirle nelle tue procedure. Se il software ti consente di collegare il tuo conto bancario per automatizzare il monitoraggio delle spese, fallo. E scopri se anche altri prodotti tecnologici che utilizzi sono dotati di funzionalità utili per semplificarti il lavoro. Se utilizzi una piattaforma di terze parti per elaborare ordini o pagamenti, controlla se offre delle analisi mirate a semplificare il monitoraggio delle spese. Non c'è motivo di rendere il lavoro più difficile o noioso del necessario.

Scegli un sistema che funzioni per te

Il miglior sistema per monitorare le spese delle piccole imprese è quello che per te funziona meglio. Se provi un nuovo metodo, ma ritieni che quello vecchio e familiare fosse migliore, torna a quello con cui ti trovavi bene. Se invece il tuo attuale metodo ti fa perdere tempo o ti fa dimenticare di registrare alcune spese, provane uno diverso. Non esiste un solo modo giusto, ma va bene qualsiasi sistema funzioni per te.

Monitora le spese e le entrate aziendali di Uber Eats

Se la tua azienda utilizza già Uber Eats o sta valutando di farlo, forse ti starai chiedendo come tenere traccia delle spese aziendali all'interno della piattaforma. Le funzionalità di Uber Eats ti consentono di visualizzare facilmente le spese aziendali relative agli ordini Uber Eats.

Innanzitutto, l'app fornisce analisi dettagliate che trasformano i dati di cui dispone Uber Eats in informazioni utili per la tua attività. Grazie a questa funzionalità, puoi ottenere una ripartizione dettagliata delle vendite per scoprire quali articoli riscuotono maggiore successo tra gli utenti, controllare l'accuratezza degli ordini per locale al fine di comprendere quali sedi lavorano in modo più efficiente e scoprire la redditività di determinate promozioni di marketing per la tua attività.

Inoltre, la scheda Pagamenti nel pannello di controllo di Uber Eats Manager ti permette di visualizzare il dettaglio delle spese relative a tutti gli ordini effettuati tramite l'app. Riproduci il video qui sotto per scoprire come approfondire categorie di spesa specifiche tra cui costi, rimborsi ai clienti, imposte e spese di marketing.

Tutto ciò ti consente di prendere decisioni migliori su dove investire i fondi della tua attività.

Monitorare le spese aziendali consente di spendere in modo più intelligente

Spendere in modo intelligente è fondamentale per un'attività di successo. Perché, come dicevamo all'inizio, è necessario spendere soldi per guadagnarne. Ma essere consapevoli di quanto si spende, dove vanno a finire i soldi e qual è il ritorno degli investimenti è uno degli aspetti che contraddistingue le piccole imprese di successo.

Uber Technologies, Inc. e le sue consociate non forniscono consulenza fiscale, legale o contabile. Questa documentazione è stata preparata a scopo puramente informativo e non è destinata a fornire, né deve essere utilizzata a titolo di, consulenza fiscale, legale o contabile. Rivolgiti ai tuoi consulenti fiscali, legali e contabili prima di prendere qualsiasi decisione relativa all'argomento trattato in questo articolo.