Comment assurer le suivi des notes de frais professionnelles : six étapes à suivre

Les propriétaires de petites entreprises ont souvent tendance, dans les premiers temps, à passer les notes de frais professionnelles sur leur carte de crédit personnelle, car cela leur semble plus pratique. Mais utiliser une carte de crédit professionnelle vous permet de faire la même chose si vous ouvriez un compte bancaire d'entreprise : cela vous aide à séparer les notes de frais professionnelles des dépenses personnelles, ce qui facilite ensuite le processus comptable. Assurez-vous simplement de n'utiliser votre carte de crédit d'entreprise qu'à des fins professionnelles. Si vous ne faites pas attention et que vous y passez des achats personnels, c'est contre-productif (et cela peut enfreindre les conditions de votre contrat de titulaire de carte).

Créez un système pour veiller à ne pas perdre vos reçus avant de les enregistrer. Si vous avez beaucoup de reçus d'achat au format papier, rangez-les dans un endroit où vous ne les perdrez pas et réfléchissez à la façon de les organiser pour vous faciliter la vie plus tard. Par exemple, dans des dossiers étiquetés par date ou par catégorie.

Si vous trouvez les fichiers numériques plus faciles à utiliser, numérisez régulièrement vos reçus. Pour de nombreux types d'achat, par exemple pour les commandes en ligne, vous pouvez demander à obtenir automatiquement une version numérique du reçu. Pour les autres, vous devrez numériser les reçus papier. Vous pouvez utiliser un bon vieux scanner (si vous en avez un) ou une application de numérisation de reçus, conçue pour simplifier le processus.

En plus des applications de gestion des reçus mentionnées plus haut, il existe toute une variété de logiciels de comptabilité conçus faciliter la vie des petites entreprises. Pour trouver le bon, réfléchissez à vos besoins et à vos préférences (et peut-être même à ceux de votre comptable, qui peut aussi vous aider dans cette étape et la suivante).

Vous avez peut-être l'habitude de consigner vos notes de frais dans un fichier, mais beaucoup de logiciels de comptabilité offrent des fonctionnalités comme l'automatisation qui simplifient énormément le suivi des notes de frais professionnelles. Ils vous permettent d'intégrer votre compte bancaire pour enregistrer automatiquement les notes de frais, en plus d'autres options pratiques comme la facturation et la création de rapports.

La définition de votre processus dépendra de l'outil que vous choisirez. Toutefois, le bon outil ne sera efficace que si vous mettez au point un bon processus. En vous appuyant sur les fonctionnalités à disposition, élaborez un processus étape par étape pour assurer le suivi de vos notes de frais de façon régulière et bien organisée.

C'est à cette étape qu'il peut être judicieux de consulter un comptable. Il pourra vous donner des conseils sur les principales catégories à inclure et sur le type de notes de frais que chacune d'entre elles comprend. À ce stade, en plus de bien identifier votre processus, déterminez ce que vous devez faire pour le maîtriser. Il peut s'agir d'inclure le suivi des notes de frais à votre routine quotidienne ou de définir une alerte périodique dans votre calendrier.

Si votre entreprise a des collaborateurs, définissez un processus qui balise clairement le suivi de toutes les dépenses qu'ils engagent pour l'entreprise. Indiquez étape par étape ce qu'ils doivent faire des factures, désignez les personnes en charge d'enregistrer les notes de frais et détaillez le processus à suivre.

C'est facile à dire, mais cela reste probablement la partie la plus difficile à faire. Les petites entreprises sont toujours occupées et votre liste de choses à faire ne raccourcit jamais. Mais chaque fois que vous remettez une tâche à plus tard, elle se complique davantage. Vous pouvez y consacrer un peu de temps chaque jour ou chaque semaine, ou vous retrouver à devoir y passer des heures et des heures quand votre comptable vous dit qu'il en a besoin.