Zakelijke onkosten bijhouden: 6 stappen om te volgen

Kleine ondernemers zetten in het begin voor het gemak vaak zakelijke onkosten op hun persoonlijke creditcard. Maar met een zakelijke creditcard bereik je hetzelfde als met een zakelijke bankrekening: je houdt zakelijke onkosten zo gescheiden van persoonlijke onkosten, waardoor de boekhouding makkelijker wordt. Zorg er wel voor dat je je bedrijfscreditcard alleen voor zakelijke doeleinden gebruikt. Als je deze voor persoonlijke aankopen gebruikt, ondermijn je het doel (en dat kan ook in strijd zijn met de voorwaarden van je kaartovereenkomst).

Maak een systeem, zodat je je betalingsbewijzen niet verliest voordat je ze invoert. Als je voor veel van je aankopen papieren betalingsbewijzen ontvangt, berg deze dan ergens op waar je ze niet kwijtraakt. Denk na over een handige manier om ze te organiseren, zoals bestandsmappen met labels op basis van datum of categorie, zodat je later niet in de war raakt.

En als je digitale bestanden makkelijker vindt om mee te werken, digitaliseer dan regelmatig je betalingsbewijzen. Voor veel soorten aankopen krijg je automatisch een digitaal betalingsbewijs (zoals bij online bestellingen). Maar soms moet je de papieren betalingsbewijzen scannen of fotograferen. Je kunt hiervoor een scanner of een speciale app gebruiken.

Naast de bovengenoemde apps voor betalingsbewijzen zijn er ook verschillende softwareproducten die specifiek zijn ontwikkeld om het boekhouden voor kleine ondernemers makkelijker te maken. Het hangt af van je zakelijke behoeften en persoonlijke voorkeuren welke optie het beste bij je aansluit (en eventueel die van je accountant, die je trouwens wellicht kan helpen bij deze stap en de volgende).

Onkosten bijhouden in een spreadsheet werkt misschien voor jou, maar veel boekhoudsoftwareproducten hebben functies, zoals automatisering, waarmee je zakelijke onkosten nog efficiënter bijhoudt. In deze producten kun je je bankrekening koppelen, zodat onkosten automatisch worden geregistreerd. En daarnaast bieden ze ook andere handige boekhoudfuncties, zoals facturering en rapportage.

Bepaal hoe je te werk gaat, afhankelijk van de tool die je kiest. Maar zelfs de beste tool werkt alleen als je een doeltreffend proces hebt. Gebruik de beschikbare functies om een stapsgewijze aanpak te bedenken waarmee je je kostenregistratie actueel en overzichtelijk houdt.

Dit is een goed moment om te overleggen met een accountant. Die kan advies geven over de belangrijkste categorieën en wat voor soort onkosten er in elke categorie zitten. Afgezien van het verduidelijken van je proces, is het belangrijk om te bedenken hoe je ervoor kunt zorgen dat je alles goed bijhoudt. Misschien kun je de administratie integreren in je dagelijkse routine of een terugkerende herinnering instellen in je agenda.

Als je bedrijf medewerkers heeft, maak dan duidelijk hoe ze onkosten moeten bijhouden voor alle aankopen die ze voor het bedrijf doen. Stel stapsgewijze richtlijnen op die bepalen wat ze moeten doen met betalingsbewijzen, wie verantwoordelijk is voor het registreren van de onkosten en hoe ze dit doen.

Dit is makkelijker gezegd dan gedaan. Kleine bedrijven zijn druk en er zijn altijd andere dingen die je aandacht vereisen. Maar hoe langer je uitstelt, hoe groter de klus wordt. Je kunt elke dag of week een beetje tijd aan je onkosten besteden. Doe je dit niet, dan zul je er uiteindelijk veel tijd aan kwijt zijn wanneer je accountant een deadline stelt.