Tecnología para restaurantes: cómo elegir la pila tecnológica adecuada

La industria gastronómica siempre se ha caracterizado por cambios frecuentes, pero en los últimos años la magnitud y la velocidad de esos cambios se han acelerado.

La pandemia hizo que los pedidos online a través de canales digitales—como aplicaciones móviles, agregadores y sitios web—se volvieran una necesidad. En poco más de un año, esos canales representaban el 41% de los ingresos promedio de un restaurante, según PYMNTS.

La inflación también impactó rápidamente en el sector. De acuerdo con TouchBistro, el 50% de los dueños de restaurantes informan que todos o la mayoría de sus proveedores aumentaron los precios, lo que llevó a un incremento promedio del 43% en el costo de los alimentos.

A todo esto se suma que mantener al personal en los restaurantes se ha vuelto mucho más difícil. TouchBistro también informa que el 97% de los propietarios de restaurantes dicen que les falta cubrir al menos un puesto.

Cada vez más, los restaurantes invierten en tecnología para poder responder a las demandas y desafíos del momento. Desarrollar la combinación tecnológica adecuada para tus necesidades ahora es una parte clave para gestionar un restaurante exitoso.

Con tantas herramientas tecnológicas para restaurantes disponibles, puede ser un desafío identificar cuáles son las adecuadas para tu restaurante. Como punto de partida, pensá en las necesidades y objetivos particulares de tu negocio. Algunos factores importantes a considerar son:

• Las prioridades de tu negocio
• Tus desafíos más urgentes
• El tamaño de tu negocio y la cantidad de locales
• La opinión de los empleados sobre lo que necesitan
• La opinión de los clientes
• Los productos tecnológicos que usás actualmente (más sobre esto abajo) y si querés seguir usándolos
• Tu presupuesto

Una vez que hayas aclarado esos factores, podés evaluar tus opciones tecnológicas en base a:

• Funciones y capacidades
• Facilidad de uso
• Integración con otras tecnologías
• Opciones de soporte
• Precio

Si ya redujiste tu lista a algunas opciones, probá contactando al equipo de soporte de las empresas tecnológicas. Muchas ofrecen demostraciones o pruebas gratuitas para que puedas conocer el producto antes de pagarlo.

La tecnología para restaurantes suele clasificarse en algunas categorías según el propósito principal que cumple. Organizamos la siguiente lista según el objetivo clave que cada tipo de tecnología para restaurantes puede ayudarte a alcanzar, pero tené en cuenta que algunos productos ofrecen funcionalidades que abarcan varias categorías.

Un sistema POS es una pieza fundamental de la tecnología para restaurantes en la mayoría de los locales, sin importar su tamaño o tipo de restaurante. Podés elegir un sistema POS integral que ofrezca todas estas funciones en una sola herramienta, o podés optar por una opción más básica que se enfoque en algunas funciones clave como el procesamiento de pagos y el seguimiento de ventas.

Una opción integral suele ser más costosa, pero si necesitás esa funcionalidad, invertir en varios productos para cubrir lo mismo podría terminar saliendo más caro. Además, contar con un POS que ofrezca más de las funciones que necesitás puede mejorar la eficiencia. Tu personal solo tendrá que aprender a usar un sistema y podés evitar parte del trabajo que implica conectar distintas herramientas entre sí.

Independientemente de la opción que elijas, es recomendable investigar con qué integraciones es compatible tu POS. Esto puede ser especialmente útil si gestionás pedidos entrantes de aplicaciones de delivery de terceros como Uber Eats.

Una investigación de Paytronix reveló que un tercio de todos los pedidos de restaurantes se realizaron de forma digital en marzo de 2022. Contar con tecnología que permita recibir esos pedidos es fundamental para captar a los clientes que buscan una opción fácil para retirar o recibir su pedido. Muchos restaurantes utilizan una combinación de productos tecnológicos para pedidos online que pueden incluir:

• Herramientas de pedidos online propias que te permiten recibir pedidos a través de tu propio sitio web del restaurante y/o una app con tu marca
• Apps de terceros que habilitan los pedidos online a través de un marketplace de terceros, como Uber Eats
• Sistemas de gestión de pedidos para ayudarte a centralizar los pedidos de diferentes fuentes en un solo lugar y gestionar de manera eficiente el ciclo de vida de cada pedido

Para cualquier tecnología de pedidos online que utilices, vas a querer un producto que se integre con tu POS, para que todos los pedidos online se incorporen sin problemas a los procesos que ya tenés implementados. Algunas funciones adicionales de pedidos online que podés considerar incluyen:

• Opciones de programación para clientes que quieren hacer un pedido para más tarde
• Recolección de datos de clientes que puede ayudarte a seguir promocionando tu restaurante a nuevos clientes y (con suerte) convertirlos en clientes habituales
• Datos y analíticas para ayudarte a obtener información de tus pedidos online que puedas usar para tomar decisiones informadas a futuro

Una investigación de Uber realizada en 2023 reveló que más del 90% de los clientes afirman que la experiencia de entrega influye en cuánto se sienten valorados y en la probabilidad de que realicen compras futuras y recomienden una marca a otros. En este punto, los clientes no solo esperan que los restaurantes ofrezcan entregas; tienen expectativas altas respecto a la experiencia general de entrega. La tecnología de entregas puede ayudar con esto y se presenta en algunas formas principales:

• Apps de entrega de terceros que asignan cada pedido de entrega a un repartidor disponible para que se encargue del cumplimiento por vos. Estas apps también te ayudan a llegar a nuevos clientes al incluir tu restaurante en su popular marketplace móvil.

• Tecnología de entrega white-label que te permite ofrecer opciones de entrega a través de tus propios canales de venta online (como el sitio web y la app de tu empresa), mientras seguís usando una empresa externa para el cumplimiento.

• Software de gestión de entregas, que te ayuda a administrar todos tus pedidos de entrega en un solo lugar si usás múltiples fuentes para el cumplimiento, como tu propio personal de entrega y también varias empresas externas. Muchos sistemas de gestión online también pueden ayudar con la gestión de entregas.

• Software de integración con POS que te ayuda a conectar toda la tecnología que usás para entregas y pedidos online con tu POS, para que puedas integrarlos fácilmente a tus procesos existentes.

Los productos de tecnología para entregas en restaurantes no solo permiten realizar entregas; muchos también ofrecen beneficios adicionales como:

• Cálculo de ETA (hora estimada de llegada)
• Comunicación en tiempo real entre repartidores, clientes y el restaurante
• Optimización automática de rutas
• Integración con el resto de la tecnología de tu restaurante

El software de CRM te ayuda a hacer un seguimiento de cada cliente que conseguís. Al recopilar los datos de los clientes en un solo lugar, contás con la información necesaria para realizar acciones de marketing personalizadas que pueden inspirar fidelidad y compromiso.

Idealmente, las plataformas de CRM para restaurantes deberían integrarse con muchos otros productos tecnológicos para registrar automáticamente información como:

• Información de contacto
• Frecuencia de pedidos y reservas
• Tamaño típico de los pedidos
• Platos del menú que se piden con frecuencia
• A qué promociones responden los clientes

También podés registrar cualquier información que los clientes estén dispuestos a brindar, como cumpleaños y preferencias alimenticias, que luego podés usar para personalizar aún más las promociones que enviás.

La industria de la tecnología para restaurantes sigue evolucionando, y constantemente aparecen nuevas herramientas y tendencias. A continuación, enumeramos algunas de las tendencias tecnológicas más importantes a tener en cuenta al armar la infraestructura tecnológica de tu restaurante.

• Pago sin contacto. El pago sin contacto se volvió una expectativa común en los primeros días del COVID, cuando la gente estaba preocupada por el contagio a través de las superficies. Pero muchos clientes encontraron la opción tan conveniente que la siguieron eligiendo. Considerá ofrecer a los comensales la posibilidad de pagar desde su celular usando códigos QR o métodos de pago sin contacto como Apple Pay o Google Pay.

• Automatización. Actualmente, la tecnología puede automatizar muchas tareas que antes requerían de personas (muchas veces en tareas tediosas) para completarlas. En el mundo gastronómico, esto incluye parte del trabajo de seguimiento de ventas y gastos, la creación de horarios para empleados, el control de inventario y la provisión de tiempos estimados de entrega precisos. La automatización no puede resolver por completo los desafíos de personal, pero puede ayudar al equipo del restaurante a lograr más con menos gente, lo que la convierte en una característica inteligente a buscar en los productos tecnológicos que elijas.

• Modelos de restaurantes virtuales. Los restaurantes virtuales son conceptos gastronómicos que existen principalmente en aplicaciones de delivery de terceros como Uber Eats y le permiten a los restaurantes existentes llegar a nuevos clientes. Iniciar un restaurante virtual implica desarrollar un nuevo concepto, promocionarlo en apps de terceros y usar tu cocina y personal actual para operarlo. Los restaurantes virtuales pueden ayudarte a aumentar tus ingresos sin necesidad de contratar más mozos ni extender el horario de atención.