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Cómo hacer el seguimiento de los gastos del negocio: 6 pasos a seguir

Como dice el viejo refrán, se necesita dinero para producir dinero. Y mientras que las pequeñas empresas generalmente tienen como objetivo mantener sus gastos bajos, algunas pueden despegar y mantenerse exitosas sin gastar dinero. Como tendrás gastos, debes determinar la mejor manera de realizar un seguimiento de ellos.

¿Qué son los gastos comerciales?

Comencemos con los aspectos básicos: los gastos comerciales son aquellos gastos que realizas por el bien del negocio. La gente que contratas, los materiales que compras y el lugar físico que alquilas son todos gastos del negocio.

Gastos comunes del negocio

Las empresas de diferentes tipos se enfrentarán a diferentes tipos de gastos, pero algunos de los más comunes a tener en cuenta incluyen los siguientes:

  • Cualquier gasto relacionado con tu local u oficinas comerciales (como alquiler, mantenimiento, servicios públicos y trabajos de jardinería).
  • Costo de los empleados y contratistas que contratas.
  • Gastos de marketing y publicidad.
  • Los materiales utilizados para crear los productos (como ingredientes alimenticios y suministros de cocina comerciales para un restaurante o flores y floreros para una floristería).
  • Suministros de oficina.
  • Software empresarial.
  • Gastos de viajes de negocios.
  • Cualquier costo de desarrollo profesional o de creación de redes (como cuotas para la Cámara de Comercio local o cursos que hagas para mejorar tus habilidades).

Para los propietarios de pequeñas empresas, la línea entre la vida personal y la vida de negocios puede ser confusa, pero reconocer la diferencia entre los gastos personales y de negocios es importante.

Esto es especialmente cierto para cualquier negocio que planee incluir los gastos comerciales en la preparación de impuestos. Si esperas ahorrar dinero en impuestos al incluir tus gastos como deducibles, es crucial conocer las leyes y clasificaciones específicas en torno a lo que cuenta como gasto comercial en tu país.

Por qué es importante el seguimiento de los gastos empresariales

El seguimiento de los gastos comerciales no solo es beneficioso, sino que es una parte fundamental de la administración de un negocio. Es importante por las siguientes razones:

  • No puedes calcular tus ganancias sin saber lo que gastaste. Medir el éxito empresarial no se trata solo de cuántas ganancias generaste, se trata de las ganancias que te quedan en total. La mitad de calcular las ganancias es saber cuánto gastaste.


  • Tus gastos podrían influenciar en los impuestos de tu empresa. Muchos países permiten que las empresas deduzcan los gastos comerciales y, como resultado, paguen menos en impuestos. Pero debes saber cuáles son los gastos de negocio para que esto sea una opción.


  • Es necesario comprender los gastos para hacer (y apegarse) a un presupuesto comercial. Un presupuesto te ayuda a administrar los gastos y mantenerlos a un nivel que puedas permitirte. El seguimiento de los gastos es una parte importante para hacer un presupuesto.


  • Cada vez que necesites reducir costos, necesitas saber tus gastos. Determinar qué costos puedes reducir o recortar depende de saber en qué estás gastando. Y el seguimiento de los gastos comerciales te permite darte cuenta cuando algo cuesta más de lo habitual (o más de lo que vale).


  • Si alguna vez necesitas un préstamo o un inversor, ellos necesitarán ver tus gastos. Si alguien de afuera necesita sopesar si tu negocio es una inversión segura, deberá ver los gastos (junto con las ganancias) para tomar una decisión.

¿Cuál es la manera más fácil de hacer el seguimiento de los gastos del negocio?

Las grandes empresas pueden permitirse el lujo de tener contadores a tiempo completo en el personal para hacerse cargo de estas cosas. Pero, ¿cómo hacen los negocios pequeños para hacer un seguimiento de los gastos? Debes ocuparte de muchas cosas. Es posible que no sepas de contabilidad. Necesitas encontrar la opción más fácil para el seguimiento de los gastos de los negocios pequeños.

Para la mayoría de los propietarios de pequeñas empresas, eso significa encontrar un software de contabilidad fácil de usar que simplifique el proceso y desarrollar un sistema para el seguimiento de gastos empresariales que te ayude a mantenerte al día con él regularmente. De cualquier forma, es algo que requiere trabajo. Pero las herramientas y el proceso adecuados lo harán más manejable.

6 pasos para realizar un seguimiento de los gastos

Configurar correctamente el proceso de seguimiento de gastos de la empresa implica media docena de pasos principales.

Paso 1: Usa una tarjeta de crédito comercial exclusiva

Los propietarios de pequeñas empresas a menudo pueden comenzar poniendo los gastos comerciales en su tarjeta de crédito personal por el bien de la conveniencia. Pero usar una tarjeta de crédito comercial logra lo mismo que abrir una cuenta bancaria comercial: te ayuda a mantener los gastos comerciales separados de los gastos personales, lo que facilita el proceso de contabilidad. Pero debes asegurarte de usar la tarjeta de crédito de la empresa solo para fines comerciales. Si la usas para compras personales, eso iría en contra del propósito (y podría estar en contra de los términos de tu acuerdo de tarjetahabiente).

Paso 2: Conserva tus recibos

Crea un sistema para asegurarte de no perder los recibos antes de registrarlos. Si muchas de tus compras crean recibos en papel, guárdalos en un lugar seguro para no perderlos y encuentra una forma de organizarlos para facilitarte el proceso más adelante, como carpetas de archivos etiquetadas por fecha o categoría.

Si te resulta más fácil trabajar con archivos digitales, digitaliza tus recibos con regularidad. Para muchos tipos de compras, puedes obtener versiones digitales del recibo automáticamente (por ejemplo, con pedidos en línea). Para otros, deberás escanear los recibos en papel. Puedes usar un escáner de la vieja escuela, si lo tienes, o una app de escaneo de recibos diseñada para facilitar el proceso.

Paso 3: Elige la herramienta adecuada para el seguimiento de los gastos del negocio

Además de las apps de recibos mencionadas anteriormente, toda una categoría de productos de software se dedica a facilitar el trabajo de contabilidad a los propietarios de pequeñas empresas. Determinar la mejor opción depende de tus necesidades comerciales y preferencias personales (y potencialmente de las de tu contador, que puede ser una buena fuente para ayudar con este paso y el siguiente).

Registrar los gastos en una hoja de cálculo puede que te funcione bien, pero muchos productos de software de contabilidad ofrecen funciones, como la automatización, que simplifican el seguimiento de los gastos de la empresa. Te permiten vincular tu cuenta bancaria para que los gastos se registren automáticamente y, al mismo tiempo, te ofrecen otras funciones de contabilidad útiles como facturación e informes.

Paso 4: Desarrollar un proceso para hacer el seguimiento de los gastos del negocio

La definición del proceso dependerá de la herramienta que elijas, pero la herramienta adecuada solo será efectiva si desarrollas un buen proceso. En función de las funciones disponibles, elabora un proceso paso a paso para mantener el seguimiento de tus gastos actualizado y bien organizado.

Este es un buen paso para consultar con un contador. Pueden asesorar sobre las categorías principales a incluir y qué tipo de gastos van en cada una. Más allá de aclarar tu proceso aquí, averigua qué debes hacer para mantenerte al día con él. Eso podría significar hacerlo parte de tu rutina diaria o configurar una alerta de calendario recurrente.

Paso 5: Crear directrices para empleados para el seguimiento de gastos empresariales

Si tu empresa tiene empleados, crea un proceso que defina claramente cómo deben llevar el seguimiento de gastos para cualquier compra que realicen para la empresa. Documenta pautas paso a paso que establezcan lo que deben hacer con los recibos, quién es responsable de registrar los gastos y cómo deben hacerlo.

Paso 6: Controla los gastos de tu negocio

Esto es fácil de decir, pero probablemente la parte más difícil de hacer. Los pequeños negocios tienen mucha actividad y siempre hay otras cosas que requieren tu atención. Pero cuanto más cosas postergues, más grande será el trabajo. Puedes escoger entre dedicarle un poco de tiempo cada día o semana, o invertir largas y tediosas horas al proceso cuando el contador te dé una fecha límite.

Consejos sencillos de mantenimiento de registros para pequeñas empresas

Un enfoque inteligente para el seguimiento de los gastos de las pequeñas empresas puede ayudarte a mantener las cosas relativamente simples. Estos son algunos consejos adicionales sobre cómo hacer un seguimiento de los gastos comerciales:

Evita usar efectivo para gastos relacionados con el negocio

Es difícil hacer un seguimiento de las transacciones en efectivo. En comparación, todo lo que pagues con la tarjeta aparecerá ordenadamente en el resumen mensual. Si hay una razón de peso para usar efectivo para una compra comercial, haz énfasis en obtener un recibo y asegúrate de no perderlo.

Sácale provecho a la tecnología

Si se te dan bien las hojas de cálculo con un sistema, haz lo que te funcione mejor. Para cualquiera que realmente quiera facilitar el seguimiento de los gastos empresariales (y otras tareas de contabilidad), la tecnología puede simplificar las cosas. Pagar un monto inicial en una app o producto de software que ofrece funciones útiles puede ahorrarte tiempo y frustración en el futuro.

Pero algo más importante que hacer esas inversiones, es sacarles provecho. Tómate el tiempo necesario para comprender las funciones disponibles e incorporarlas a tu proceso. Si el software te permite conectar la cuenta bancaria para automatizar el seguimiento de gastos, hazlo. Y comprueba si otros productos tecnológicos que usas tienen funciones que también faciliten las cosas. Si usas una plataforma de terceros para procesar pedidos o pagos, comprueba si ofrecen análisis para simplificar el seguimiento de tus gastos con ellos. No hay ningún motivo para hacer el trabajo más difícil o más tedioso de lo que tiene que ser.

Quédate con el sistema que más te convenga

El mejor sistema para el seguimiento de los gastos de las pequeñas empresas es aquel que escojas y te apegues. Si pruebas un nuevo proceso, pero prefieres el proceso anterior, que también es más familiar, vuelve a implementar lo que te funcionó. Si el proceso actual no funciona siempre o hay gastos que pasan por alto, prueba algo diferente. No existe una forma única de hacer las cosas, lo importante es que funcione.

Mantén un registro de los ingresos y los gastos empresariales de Uber Eats

Ya sea que tu negocio use Uber Eats o lo esté considerando, es posible que te preguntes cómo realizar un seguimiento de los gastos comerciales dentro de la plataforma. Uber Eats ofrece funciones para ver fácilmente los gastos comerciales relacionados con los pedidos.

Para empezar, la app ofrece análisis exhaustivos que convierten los datos que Uber Eats tiene en información para tu negocio. Con esta funcionalidad, puedes obtener un desglose granular de tus ventas para ver qué artículos están recibiendo más atención de tus clientes, realizar un seguimiento de la precisión de los pedidos por tienda para ver qué ubicaciones están operando de manera más eficiente y saber cuánto pagan las promociones de marketing particulares para tu negocio.

Además, la pestaña Pagos en el panel del Administrador de Uber Eats te permite ver un desglose de los gastos de todos los pedidos que se hacen a través de la app. Echa un vistazo al siguiente video para ver cómo puedes profundizar en las categorías de gastos específicas, incluidas las tarifas, los reembolsos a los clientes, los impuestos y los gastos de marketing:

Todo esto te permite tomar mejores decisiones sobre dónde invertir los fondos de tu negocio.

El seguimiento de gastos empresariales permite un gasto más inteligente

El gasto inteligente es clave para un buen negocio. Porque, como dijimos al principio, realmente tienes que gastar dinero para poder generar dinero. Pero estar consciente de cuánto gastas, a dónde se destinan los gastos y cuánto pagas, es una de las cosas que diferencia a las pequeñas empresas exitosas.

Uber Technologies, Inc. y sus filiales no brindan asesoramiento fiscal, legal o contable. Este material se preparó solo con fines informativos y no está destinado a proporcionar, y no se debe confiar en él, para asesoramiento fiscal, legal o contable. Consulta a tus propios profesionales fiscales, legales y contables antes de tomar cualquier decisión relacionada con el tema de este artículo.

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