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Le guide essentiel du service traiteur pour les fêtes de fin d'année : conseils pour le traitement des commandes volumineuses

En fin d'année, votre restaurant répond idéalement à une augmentation des demandes de commandes importantes de la part de nouveaux clients et de clients réguliers, pour servir une variété de rassemblements, qu'il s'agisse de célébrations professionnelles, de fêtes de fin d'année ou de réunions de famille. Mais comme toute personne exploitant un restaurant le sait, la gestion de ce grand rush de fin d'année peut rapidement devenir écrasante.

Cette situation peut sembler familière : votre équipe est épuisée et jongle entre plusieurs appels téléphoniques et e-mails demandant des menus de restauration, des tarifs et des options de livraison. Bien que vous souhaitiez répondre à toutes les demandes et accéder à un maximum de ventes, vous constaterez peut-être que vos opérations actuelles de livraisons ne sont pas tout à fait à la hauteur. Vous avez peut-être recours à un petit nombre de coursiers, mais seuls quelques-uns d'entre eux utilisent des véhicules capables de transporter des commandes plus importantes.

Pour gérer avec succès les commandes en matière de restauration pendant les fêtes de fin d'année, il ne suffit pas de répondre à la demande. Il s'agit également de dépasser les attentes des clients et de saisir là l'occasion d'augmenter vos revenus pendant la période la plus intense de l'année sur le plan commercial. Avoir la bonne stratégie, les bons outils et les bons processus en place peut faire toute la différence.

Cette liste de vérification décrit quelques étapes clés qui vous aideront à gérer et à traiter efficacement les commandes volumineuses des fêtes de fin d'année. De l'évaluation de vos canaux de commande et du perfectionnement de vos stratégies d'emballage à la garantie d'une logistique de livraison transparente, explorez des idées qui pourront vous aider à assurer une expérience fluide, de votre cuisine jusqu'au pas de la porte de vos clients.

71 %

Augmentation des transactions pour le service de traiteur dans le même établissement au T4 2023 par rapport au T4 2022¹

Évaluez l'historique de tendances des clients

Pour lancer la préparation de votre service traiteur pour les fêtes de fin d'année, commencez par analyser les commandes volumineuses passées actuellement auprès de votre établissement. Plus précisément, assurez-vous d'être en mesure de répondre aux questions suivantes :

Comment les clients passent-ils des commandes de service traiteur auprès de votre restaurant : par téléphone, par e-mail, via un site Web dédié ou une application mobile ?
Avez-vous constaté une augmentation significative de la demande de commandes volumineuses pendant les fêtes de fin d'année par rapport à d'autres périodes de l'année ?
Pour quels repas les clients passent-ils généralement des commandes de service traiteur : petit-déjeuner, déjeuner ou dîner ?
Quels sont les articles du menu les plus populaires pour les commandes volumineuses ?

✓ Conseil : communiquez de manière proactive avec les clients

Utilisez vos réseaux sociaux et votre site Web pour informer les clients de votre service de traiteur et des délais pour commander. Proposez des options claires pour préciser les instructions de livraison, par téléphone ou par le biais de formulaires en ligne. Cela garantit que les coursiers reçoivent des instructions précises, réduisant ainsi les problèmes et améliorant la satisfaction de la clientèle.

Personnalisez le contact avec les clients

Si vous constatez que la plupart de vos commandes du service de traiteur passent par vos propres canaux de vente, vous pouvez faire preuve de créativité en apportant une touche personnalisée. En utilisant les données client des commandes précédentes, vous pouvez par exemple :

Envoyer un SMS souhaitant de joyeuses fêtes de fin d'année aux clients, avec un lien pour passer une commande de traiteur
Envoyer un e-mail aux personnes qui n'ont jamais passé de commande de traiteur auprès de votre établissement, présentant quelques-uns de vos articles les plus populaires
Envoyer un e-mail personnalisé aux clients qui ont passé une commande de traiteur chez vous l'an dernier, leur demandant s'ils aimeraient passer la même commande à nouveau cette année
Envoyer une carte de vœux physique par voie postale, avec un QR code qui dirige les clients vers vos canaux de commande en ligne

✓ Conseil : récompensez les clients qui commandent tôt

Proposer des offres spéciales pour les réservations anticipées et des lots promotionnels à prix réduit basés sur des plats populaires peut augmenter la satisfaction des clients et les encourager à commander à l'avance. Ceci vous aidera à mieux gérer les stocks et les ressources pendant la période de forte activité.

Préparez vos activités de livraison

L'un des plus grands défis en matière d'exécution de commandes volumineuses est de s'assurer que les plats arrive à l'heure et en excellent état. Pour vous préparer à la période des fêtes, évaluez si la configuration actuelle de votre service de livraison est prête. Voici quelques questions à prendre en compte lors de la planification des opérations de livraison :

Comment les commandes en livraison de mes propres canaux de vente sont-elles actuellement exécutées ?
Ai-je recours à des coursiers ? Si oui, combien et jusqu'où peuvent-ils livrer ?
Ai-je accès à des coursiers ayant un véhicule à 4 roues pouvant prendre en charge des commandes plus importantes ?
Que se passe-t-il si le volume de commande dépasse la capacité du coursier ?
Puis-je payer des heures supplémentaires ou trouver dans des délais réduits des coursiers additionnels ?

✓ Conseil : exploitez le pouvoir de la technologie.

En utilisant une solution technologique de livraison comme Uber Direct, votre restaurant peut recevoir des commandes volumineuses de service de traiteur par l'intermédiaire de vos propres canaux de vente et bénéficier du vaste réseau de livraison d'Uber pour obtenir de l'aide. Il s'agit du même réseau qui gère les livraisons à partir de la plateforme Uber Eats, mis en place uniquement pour les commandes passées directement auprès de votre entreprise. De plus, vos clients bénéficieront du suivi en temps réel et de la vérification des bons de livraison d'Uber pour une plus grande tranquillité d'esprit.

Voici comment cela fonctionne :

Intégrez Uber Direct par le biais de votre pile technologique existante ou d'une intégration d'API.

Acceptez les commandes via votre site Web, votre application, les réseaux sociaux ou par téléphone.

Indiquez les commandes volumineuses et prenez contact avec les coursiers qui effectuent des livraisons avec Uber dans des véhicules de taille appropriée.

Bénéficiez de frais de service offerts, il vous suffit de payer des frais fixes par livraison, qui peuvent être répercutés sur le prix payé par votre client.

Optimisez le traitement en magasin

Un processus de traitement des commandes organisé au sein de l'établissement est un élément essentiel pour parvenir à une livraison fluide et réussie. Pour vous assurer que les commandes de votre service de traiteur parviennent aux clients à l'heure et dans les meilleures conditions possibles, gardez à l'esprit les conseils suivants.

Emballage

Séparez les aliments chauds des aliments froids, dans des sacs distincts.
Utilisez des récipients durables et résistants à la chaleur qui ne risquent pas de se déchirer ou de laisser s'échapper des liquides.
Sécurisez les liquides comme les boissons ou les soupes avec du ruban adhésif.
Étiquetez les contenants pour aider les clients à identifier les différents plats et les allergènes.
Ajoutez les instructions pour réchauffer et servir les plats, le cas échéant.
Emballez la commande dans de grandes boîtes ou des sacs isothermes pour faciliter le transport.

Prise en charge par les coursiers

Indiquez clairement le lieu de prise en charge par les coursiers.
Offrez aux coursiers un endroit pratique où se garer ou attendre, le temps d'emballer les commandes volumineuses.
Affichez clairement les noms des commandes, surtout si les coursiers effectuent la prise en charge sur une table partagée.
Désignez des collaborateurs pour aider les coursiers à mettre les commandes dans leurs véhicules (le cas échéant).
Ayez des paniers à portée de main pour les commandes plus volumineuses.

✓ Conseil : mettez en place un système de vérification

Mettez en place un processus obligatoire en deux étapes : un collaborateur emballe la commande et un autre la vérifie en la comparant au reçu avant qu'elle ne soit remise pour livraison. Vous garantissez ainsi la justesse et l'efficacité de l'exécution des commandes. Plus important encore, vous évitez des erreurs de commandes, qui peuvent être coûteuses.

160 $

Le panier moyen des commandes de service de traiteur¹

Faites de la communication une priorité

Les commandes de service traiteur ont souvent une valeur plus élevée, une communication transparente est donc cruciale. Au minimum, vous devez vous assurer que vos clients savent quand ils recevront leur commande, surtout si quelqu'un doit aller à la rencontre du coursier et doit récupérer plusieurs cartons ou sacs. Nous vous recommandons également de proposer aux coursiers un moyen facile de vérifier qu'ils remettent les commandes aux bonnes personnes.

Avec une solution de livraison comme Uber Direct, votre entreprise peut bénéficier de cette assurance supplémentaire destinée aux deux parties grâce aux deux fonctionnalités suivantes :

Suivi en temps réel : cette fonction vous permet, à vous et à vos clients, de suivre l'état d'une commande lorsqu'elle est en cours de livraison. Le processus de suivi en temps réel se déroule comme suit :

Le client passe commande.
Il reçoit un SMS avec un lien de suivi et une heure d'arrivée estimée lorsque la commande part en livraison.
Il en reçoit 3 autres, un pour chaque étape de livraison (coursier en route, arrivée du coursier et commande livrée).

Bon de livraison : il permet de vérifier par un enregistrement électronique qu'une commande a été livrée comme prévu à son destinataire. Les différents types de bons de livraison sont les suivants :

des photos, pour aider les clients à localiser les commandes livrées au pas de la porte ;

des codes et des signatures électroniques, pour éviter les réclamations frauduleuses de commandes non reçues ;

la numérisation de codes-barres, pour garantir qu'il n'y a pas de confusion entre deux commandes.

✓ Conseil : confirmez les commandes à l'avance et recueillez les commentaires plus tard.

Appelez les clients un à deux jours avant la livraison pour confirmer la commande et valider les éventuelles instructions spéciales qu'ils ont transmises. Une fois la commande terminée, demandez aux clients de donner leur avis. Vous pouvez les diriger vers vos canaux de commentaires ou les inviter à vous envoyer un e-mail ou un message directement.

70 %

Pourcentage de consommateurs qui estiment que la visibilité du suivi en direct est très importante pour une livraison satisfaisante²

Égayez les repas de fin d'année avec un service de traiteur

La gestion des commandes volumineuses de service traiteur pendant les fêtes de fin d'année offre l'opportunité d'enchanter les clients et, par la même occasion, d'augmenter vos revenus de manière significative. En optimisant vos canaux de commande, en exploitant les données, en préparant vos opérations de livraison et en entretenant une communication claire avec les clients et les coursiers, vous pouvez vous assurer que votre restaurant est bien équipé pour faire face à la frénésie des fêtes.

Votre restaurant est prêt à prendre en charge les livraisons et à faciliter le traitement des commandes volumineuses ? Explorez l'ensemble des solutions d'Uber Direct et passez à l'étape supérieure afin d'adapter votre service traiteur pour les fêtes de fin d'année.