Cos'è un KDS? Guida ai sistemi di visualizzazione per la cucina dei ristoranti

Lavorare nella cucina di un ristorante è molto impegnativo. Il personale impiegato nelle aree non accessibili al pubblico deve compiere operazioni complesse in un ambiente caldo, affollato e spesso caotico. Mandare i piatti in sala il più rapidamente possibile, facendo in modo che ciascuno di essi soddisfi le aspettative dei clienti, non è un compito facile. Un sistema di comande digitali (KDS, acronimo di "kitchen display system") può agevolare le operazioni.

In questo articolo, tratteremo alcuni degli aspetti principali che i ristoratori dovrebbero conoscere riguardo ai sistemi di comande digitali. Eccone alcuni:

• Cos'è un sistema di comande digitali?
• I vantaggi di un KDS
• Come scegliere il KDS adatto per il tuo ristorante
• Esempi di KDS
• Soluzioni per ottimizzare la gestione degli ordini omnicanale

Un sistema di comande digitali (KDS, acronimo di "kitchen display system") è una soluzione digitale che consente di visualizzare gli ordini nelle cucine dei ristoranti non appena vengono ricevuti. Il KDS si collega al sistema POS del ristorante in modo che, all'arrivo di un ordine, questo venga mostrato automaticamente su uno o più schermi monitorati dal personale di cucina, che sia stato effettuato a voce, tramite internet o per mezzo di una piattaforma esterna.

I prodotti KDS sono un'alternativa digitale alle classiche comande stampate o scritte a mano. Questa soluzione tecnologica permette al personale di visualizzare tutti gli ordini all'interno di un unico sistema centralizzato e di accedere alle funzionalità che lo aiuteranno a gestire la cucina in modo più fluido.

Investire in un KDS per il tuo ristorante offre alcuni notevoli vantaggi, tra cui:

Un KDS consente una comunicazione istantanea e semplificata tra i team di sala e di cucina. In questo modo, i camerieri non devono correre avanti e indietro per consegnare le comande. Possono invece affidarsi alla tecnologia, che farà il lavoro al posto loro, trasmettendo i dettagli dell'ordine alla cucina.

Molti prodotti KDS automatizzano anche alcuni aspetti del processo di prioritizzazione. La tecnologia può determinare la sequenza migliore per le attività di preparazione e cottura per far uscire i piatti più velocemente. A seconda del prodotto che utilizzi, il ristorante potrebbe avere accesso alle funzionalità di assegnazione dei compiti, che possono attribuire determinate responsabilità a postazioni di lavoro specifiche.

Inoltre, la tecnologia può calcolare con precisione il tempo necessario per ogni ordine in base a quanto viene impiegato in genere per preparare i piatti in coda. E se una comanda rimane in coda troppo a lungo, alcuni prodotti KDS forniscono avvisi per consentire al personale di cucina di spostarlo nell'elenco delle priorità.

Il software ha meno probabilità di smarrire un ordine rispetto ai membri del personale, costretti a gestire comande cartacee in uno spazio piccolo e affollato. Se tutti gli ordini vengono mostrati chiaramente su un'unica schermata, il personale in cucina avrà vita più facile nel gestirli. Molti dei dettagli meno evidenti, inoltre, come sostituzioni e aggiunte, potrebbero finire per essere trascurati o mal interpretati su un biglietto cartaceo, mentre sono più facili da consultare con un sistema KDS.

Il settore della ristorazione offre sempre più modi per ordinare. Oltre a servire gli utenti che preferiscono mangiare direttamente al ristorante, attualmente la maggior parte dei locali accetta ordini online attraverso il proprio sito web o app, al telefono e tramite piattaforme di consegna di terze parti. Cercare di mantenere organizzati gli ordini provenienti da più canali e stabilirne la giusta posizione in coda è molto più semplice grazie a un KDS.

Come scegliere il KDS adatto per il tuo ristorante

Investire in un KDS è una decisione importante che non vuoi sbagliare. Quando valuti le tue opzioni KDS, ti consigliamo di tenere a mente alcuni fattori.

Un KDS che si rispetti dovrebbe contribuire a migliorare l'efficienza e semplificare il lavoro del personale. Se è difficile da configurare, comprendere e utilizzare, alcuni dei suoi vantaggi vengono meno. Quando passi in rassegna le opzioni disponibili, presta attenzione al processo di configurazione per assicurarti che il tuo team possa gestirlo con facilità. Inoltre, valuta se il software sia abbastanza intuitivo da poter essere utilizzato facilmente dal personale senza troppe istruzioni.

Per sfruttare al massimo un KDS, è necessario che sia integrabile con gli altri prodotti tecnologici da cui dipende la tua attività, in particolare con il sistema POS. Prima di sceglierne uno, quindi, verificane la compatibilità con i sistemi esistenti e valutane la facilità di integrazione con lo stack tecnologico che utilizzi nel tuo ristorante.

Per funzionare, i prodotti KDS richiedono un componente hardware. Alcuni brand di KDS offrono schermate per visualizzare gli ordini come parte del prodotto o come componente aggiuntivo. Altri sono progettati per funzionare con i comuni tablet (come iPad e dispositivi Android) che è possibile acquistare e installare in cucina secondo necessità. Mentre il costo per ottenere schermi da un fornitore KDS sarà generalmente più alto, questi hanno il vantaggio di essere progettati specificamente per la cucina. Ciò significa che sono probabilmente più resistenti, meglio equipaggiati per le alte temperature e disponibili in dimensioni più grandi per favorire la visibilità.

Alcuni marchi KDS offrono la possibilità di utilizzare stampanti da cucina in combinazione con gli schermi, in modo da poter stampare facilmente i dettagli dell'ordine oltre a visualizzarli digitalmente. Come funzionalità hardware aggiuntiva, alcuni integrano un bump bar ovvero un tastierino che puoi utilizzare per interagire con lo schermo. Simile alla tastiera di un computer, ma con meno tasti, è programmato con tutte le attività rilevanti per la cucina. È particolarmente utile se scegli uno schermo di visualizzazione non touch per il sistema KDS.

Infine, devi considerare quale prodotto KDS si adatta meglio al tuo budget. I software KDS spesso utilizzano un modello di costi in abbonamento. L'hardware coinvolto potrebbe avere una tariffa iniziale una tantum o essere disponibile a un importo mensile inferiore. In entrambi i casi, i costi dell'hardware dipenderanno dal tipo che scegli, dal numero di schermi che decidi di utilizzare e dalla configurazione che preferisci (ad esempio, se montato a parete o con supporti).

Il mercato dei prodotti KDS è molto ampio. Per aiutarti a dare il via alla tua ricerca, di seguito includiamo delle informazioni su alcuni tra i più popolari.