Producten en diensten in dit artikel zijn mogelijk niet beschikbaar in jouw regio. Neem contact op met support of je accountmanager als je vragen hebt.

Zakelijke onkosten bijhouden: 6 stappen om te volgen

Zoals het gezegde gaat: het kost geld om geld te maken. En hoewel kleine bedrijven meestal streven naar lage onkosten, zijn er maar weinig succesvol zonder geld uit te geven. Aangezien je te maken gaat krijgen met onkosten, is het belangrijk dat je bepaalt wat de beste manier is om deze bij te houden.

pasta-sisters-uber-eats-tanveer-badal-photography-hires-14

Wat zijn zakelijke onkosten?

Zakelijke onkosten zijn alle uitgaven die je doet voor je bedrijf. De mensen die je aanneemt, de materialen die je inkoopt en het fysieke winkelpand dat je huurt, zijn allemaal zakelijke onkosten.

Veelvoorkomende soorten zakelijke onkosten

Verschillende soorten bedrijven hebben verschillende soorten onkosten, maar dit zijn een paar van de meest voorkomende:

alle onkosten met betrekking tot je bedrijfswinkel of kantoor (zoals huur, onderhoud, nutsvoorzieningen en tuinwerkzaamheden)
de kosten van medewerkers en aannemers
marketing- en advertentiekosten
de materialen voor je producten (zoals voedselingrediënten en commerciële keukenbenodigdheden voor een restaurant, of bloemen en vazen voor een bloemist)
kantoorartikelen
bedrijfssoftware
zakelijke reiskosten
kosten voor professionele ontwikkeling of netwerkkosten (zoals de contributie voor de lokale Kamer van Koophandel of cursussen die je volgt om je vaardigheden te verbeteren)

Voor kleine ondernemers is het soms moeilijk om een lijn te trekken tussen persoonlijk en privé, maar als het om zakelijke onkosten gaat, is dit van groot belang.

Dit geldt vooral voor bedrijven die van plan zijn zakelijke onkosten mee te nemen in hun belastingaangifte. Als je wil besparen op belastingen door je onkosten als aftrekposten op te voeren, is het belangrijk dat je op de hoogte van de specifieke wetten en classificaties over wat telt als zakelijke onkosten in je land.

Waarom het bijhouden van zakelijke onkosten belangrijk is

Je zakelijke onkosten bijhouden is niet alleen handig, het is essentieel als je een bedrijf runt. Dit is belangrijk om een paar redenen:

Je kunt je winst niet berekenen als je niet weet wat je hebt uitgegeven. Bij zakelijk succes gaat het niet alleen om je omzet, het gaat om je totale winst. Weten wat je hebt uitgegeven is dus cruciaal bij het berekenen van de winst.
Je onkosten kunnen van invloed zijn op je zakelijke belastingen. In veel landen kunnen bedrijven zakelijke kosten aftrekken en daardoor minder belasting betalen. Maar hiervoor moet je wel weten wat je zakelijke onkosten zijn.
Inzicht hebben in onkosten is essentieel bij het opstellen (en vasthouden aan) van een zakelijk budget. Met een budget kun je onkosten beheren en ze op een niveau houden dat je je kunt veroorloven. Daarnaast is het bij goede budgettering belangrijk dat je onkosten bijhoudt.
Als je kosten wil besparen, is het essentieel dat je weet wat je onkosten zijn. Je moet weten wat je uitgeeft, want zo kun je erachter komen welke kosten je kunt verlagen of schrappen. En als je zakelijke onkosten bijhoudt, weet je wanneer iets meer kost dan normaal, of meer dan het waard is.
Als je ooit een lening of belegger nodig hebt, dan moet je je onkosten aan diegene kunnen voorleggen. Als een externe partij beoordeelt of jouw bedrijf een veilige investering is, is het essentieel dat ze inzicht hebben in zowel je onkosten als je opbrengsten voordat ze een besluit kunnen nemen.

Wat is de makkelijkste manier om zakelijke onkosten bij te houden?

Grote bedrijven kunnen het zich veroorloven om fulltime accountants in dienst te hebben voor dit soort dingen. Maar hoe houden kleine bedrijven de onkosten bij? Je hebt het druk en misschien helemaal geen verstand van boekhouden. Je wil daarom de makkelijkste optie vinden voor het bijhouden van onkosten.

Voor de meeste kleine ondernemers komt dit erop neer dat ze op zoek gaan naar eenvoudige boekhoudsoftware die het proces vereenvoudigt. Daarnaast is het belangrijk om een systeem te ontwikkelen waarmee je zakelijke onkosten regelmatig bijhoudt. Het kost hoe dan ook tijd en moeite. Maar met de juiste tools en aanpak beheer je onkosten een stuk makkelijker.

6 stappen voor het bijhouden van onkosten

Je zakelijke onkostenregistratie goed opzetten doe je in 6 belangrijke stappen.

Stap 1: gebruik een speciale zakelijke creditcard

Kleine ondernemers zetten in het begin voor het gemak vaak zakelijke onkosten op hun persoonlijke creditcard. Maar met een zakelijke creditcard bereik je hetzelfde als met een zakelijke bankrekening: je houdt zakelijke onkosten zo gescheiden van persoonlijke onkosten, waardoor de boekhouding makkelijker wordt. Zorg er wel voor dat je je bedrijfscreditcard alleen voor zakelijke doeleinden gebruikt. Als je deze voor persoonlijke aankopen gebruikt, ondermijn je het doel (en dat kan ook in strijd zijn met de voorwaarden van je kaartovereenkomst).

Stap 2: bewaar je betalingsbewijzen

Maak een systeem, zodat je je betalingsbewijzen niet verliest voordat je ze invoert. Als je voor veel van je aankopen papieren betalingsbewijzen ontvangt, berg deze dan ergens op waar je ze niet kwijtraakt. Denk na over een handige manier om ze te organiseren, zoals bestandsmappen met labels op basis van datum of categorie, zodat je later niet in de war raakt.

En als je digitale bestanden makkelijker vindt om mee te werken, digitaliseer dan regelmatig je betalingsbewijzen. Voor veel soorten aankopen krijg je automatisch een digitaal betalingsbewijs (zoals bij online bestellingen). Maar soms moet je de papieren betalingsbewijzen scannen of fotograferen. Je kunt hiervoor een scanner of een speciale app gebruiken.

Stap 3: kies de juiste tool voor het bijhouden van zakelijke onkosten

Naast de bovengenoemde apps voor betalingsbewijzen zijn er ook verschillende softwareproducten die specifiek zijn ontwikkeld om het boekhouden voor kleine ondernemers makkelijker te maken. Het hangt af van je zakelijke behoeften en persoonlijke voorkeuren welke optie het beste bij je aansluit (en eventueel die van je accountant, die je trouwens wellicht kan helpen bij deze stap en de volgende).

Onkosten bijhouden in een spreadsheet werkt misschien voor jou, maar veel boekhoudsoftwareproducten hebben functies, zoals automatisering, waarmee je zakelijke onkosten nog efficiënter bijhoudt. In deze producten kun je je bankrekening koppelen, zodat onkosten automatisch worden geregistreerd. En daarnaast bieden ze ook andere handige boekhoudfuncties, zoals facturering en rapportage.

Stap 4: ontwikkel een proces om zakelijke onkosten bij te houden

Bepaal hoe je te werk gaat, afhankelijk van de tool die je kiest. Maar zelfs de beste tool werkt alleen als je een doeltreffend proces hebt. Gebruik de beschikbare functies om een stapsgewijze aanpak te bedenken waarmee je je kostenregistratie actueel en overzichtelijk houdt.

Dit is een goed moment om te overleggen met een accountant. Die kan advies geven over de belangrijkste categorieën en wat voor soort onkosten er in elke categorie zitten. Afgezien van het verduidelijken van je proces, is het belangrijk om te bedenken hoe je ervoor kunt zorgen dat je alles goed bijhoudt. Misschien kun je de administratie integreren in je dagelijkse routine of een terugkerende herinnering instellen in je agenda.

Stap 5: stel richtlijnen voor medewerkers op voor het bijhouden van zakelijke onkosten

Als je bedrijf medewerkers heeft, maak dan duidelijk hoe ze onkosten moeten bijhouden voor alle aankopen die ze voor het bedrijf doen. Stel stapsgewijze richtlijnen op die bepalen wat ze moeten doen met betalingsbewijzen, wie verantwoordelijk is voor het registreren van de onkosten en hoe ze dit doen.

Stap 6: houd je zakelijke onkosten goed in de gaten

Dit is makkelijker gezegd dan gedaan. Kleine bedrijven zijn druk en er zijn altijd andere dingen die je aandacht vereisen. Maar hoe langer je uitstelt, hoe groter de klus wordt. Je kunt elke dag of week een beetje tijd aan je onkosten besteden. Doe je dit niet, dan zul je er uiteindelijk veel tijd aan kwijt zijn wanneer je accountant een deadline stelt.

Makkelijke tips voor het bijhouden van onkosten voor kleine bedrijven

Als je onkosten slim bijhoudt, hoeft het allemaal niet heel ingewikkeld te zijn. Hier zijn nog wat extra tips om grip te houden op zakelijke onkosten:

Probeer zo weinig mogelijk contant geld te gebruiken voor zakelijke onkosten

Contante transacties zijn moeilijk bij te houden. Maar alles wat je met een zakelijke kaart betaalt, staat netjes op je maandoverzicht. Als je een zakelijke aankoop contant betaalt, zorg dan dat je altijd een betalingsbewijs krijgt en verlies dit niet.

Laat technologie je helpen

Als je goed overweg kunt met spreadsheets en al een systeem hebt dat voor jou werkt, houd daar dan vooral aan vast. Maar als je op zoek bent naar manieren om het bijhouden van zakelijke onkosten (en andere boekhoudtaken) te vereenvoudigen, dan kan technologie echt een verschil maken. Het kan de moeite waard zijn om aanvankelijk te investeren in een softwareproduct of app met handige functies, dit kan je op de lange termijn tijd en frustratie besparen.

Maar gebruik ze ook echt. Neem de tijd om de beschikbare functies te begrijpen en in je proces op te nemen. Als je met de software je bankrekening kunt koppelen en zo het bijhouden van onkosten kunt automatiseren, doe het dan. En kijk of andere technische producten die je gebruikt functies hebben die deze ook makkelijker maken. Als je via een extern platform bestellingen of betalingen verwerkt, controleer dan of ze analyses bieden die het bijhouden van je onkosten bij ze makkelijker maken. We hoeven het werk natuurlijk niet moeilijker of vervelender te maken dan het is.

Kies het systeem dat het beste bij je past

Het beste systeem voor het bijhouden van onkosten van kleine bedrijven is het systeem waar je je aan zult houden. Probeer je een nieuw proces uit, maar heb je het gevoel dat het oude, vertrouwde proces beter werkt? Ga daar dan weer mee verder. Als je met je huidige proces constant achterloopt of onkosten mist, probeer dan iets anders. Er is hier geen 1 juiste manier, zolang je de administratie maar voor elkaar krijgt.

Houd je zakelijke onkosten en omzet via Uber Eats bij

Of je bedrijf Uber Eats nu al gebruikt of overweegt dit te doen, je vraagt je wellicht af hoe je zakelijke onkosten binnen het Uber Eats-platform kunt bijhouden. Uber Eats biedt functies waarmee je makkelijk de zakelijke onkosten voor bestellingen via Uber Eats kunt bekijken.

De app biedt uitgebreide analyses die de gegevens van Uber Eats omzetten in inzichten voor je bedrijf. Hiermee krijg je een gedetailleerd overzicht van je verkopen en kun je zien welke artikelen de meeste aandacht van je klanten krijgen. Ook kun je de nauwkeurigheid van bestellingen per winkel bijhouden en zien welke locaties het meest efficiënt werken. Bovendien geeft het inzicht in hoeveel specifieke marketingpromoties opleveren voor je bedrijf.

Daarnaast kun je op het tabblad Betalingen in het Uber Eats Manager-dashboard een overzicht van je onkosten bekijken voor alle bestellingen die via de app zijn gemaakt. Bekijk de onderstaande video om te zien hoe je kunt inzoomen op specifieke onkostencategorieën, zoals kosten, restituties van klanten, belastingen en marketinguitgaven:

Met al deze informatie kun je betere beslissingen nemen over waar je je zakelijke middelen investeert.

Zakelijke onkosten bijhouden maakt slimmere uitgaven mogelijk

Slimme uitgaven zijn de sleutel tot goed zakendoen. Want zoals we al zeiden, je moet echt geld uitgeven om geld te verdienen. Maar je onderscheidt je al als succesvol klein bedrijf als je bewust bent van je uitgaven, waar deze naartoe gaan en de resultaten die ze opleveren.

Uber Technologies, Inc. en zijn gelieerde ondernemingen bieden geen fiscaal, juridisch of boekhoudkundig advies. Dit materiaal is uitsluitend ter informatie opgesteld en is niet bedoeld om fiscaal, juridisch of boekhoudkundig advies te geven of als zodanig te worden gebruikt. Raadpleeg je eigen fiscale, juridische en boekhoudkundige professionals voordat je een beslissing neemt met betrekking tot het onderwerp van dit artikel.