Producten en diensten in dit artikel zijn mogelijk niet beschikbaar in jouw regio. Neem contact op met support of je accountmanager als je vragen hebt.
De essentiële gids voor catering op feestdagen: tips voor het verwerken van grote bestellingen
Tijdens de feestdagen wordt je restaurant idealiter overspoeld door verzoeken om grote bestellingen van nieuwe en terugkerende klanten voor een verscheidenheid aan bijeenkomsten, van bedrijfsfeesten en eindejaarsfeesten tot familiereünies. Maar zoals elke restauranthouder weet, kan het snel overweldigend worden om de vakantiedrukte in goede banen te leiden.
De volgende situatie komt je misschien bekend voor: je team is gespannen en druk in de weer met meerdere telefoontjes en e-mails waarin wordt gevraagd naar cateringmenu's, prijzen en bezorgopties. Hoewel je aan elk verzoek wilt voldoen en sales wilt genereren, kan het zijn dat je huidige opzet niet helemaal voldoet aan de vraag. Misschien heb je beschikking tot een klein aantal chauffeurs, maar slechts een paar van hen gebruiken voertuigen die grotere bestellingen kunnen vervoeren.
Het succesvol afhandelen van cateringaanvragen tijdens de feestdagen gaat niet alleen over het voldoen aan de vraag. Het gaat ook over het overtreffen van de verwachtingen van de klant en het grijpen van de kans om de omzet te verhogen tijdens de drukste tijd van het jaar. Het hebben van de juiste strategie, tools en processen kan het verschil maken.
De belangrijke stappen in deze checklist helpen je om grote bestellingen voor de feestdagen efficiënt te beheren en uit te voeren. Van het evalueren van je bestelkanalen en het perfectioneren van verpakkingsstrategieën tot het garanderen van een naadloze bezorglogistiek: ontdek ideeën die je kunnen helpen een soepele ervaring aan te bieden, vanuit je keuken tot aan de deur van je klanten.
71%
De toename van cateringtransacties in dezelfde winkel in het vierde kwartaal van 2023 in vergelijking met het vierde kwartaal van 2022¹
Evalueer eerdere consumententrends
Om je cateringvoorbereiding voor de feestdagen te beginnen, bekijk je eerst hoe klanten momenteel grote bestellingen bij je plaatsen. Zorg vooral dat je de volgende vragen kunt beantwoorden:
- Hoe plaatsen klanten cateringbestellingen bij je restaurant: via telefoon, e-mail of een speciale website of mobiele app?
- Zie je een opvallende piek in grote bestellingen tijdens de feestdagen in vergelijking met andere tijden van het jaar?
- Voor welke maaltijden plaatsen klanten over het algemeen cateringbestellingen: ontbijt, lunch of diner?
- Wat zijn de populairste menu-items voor grote bestellingen?
✓ Tip: Communiceer proactief met klanten
Informeer je klanten via je sociale mediakanalen en je website over je cateringdiensten en besteldeadlines. Bied duidelijke opties voor het opgeven van bezorginstructies, telefonisch of via online formulieren. Dit zorgt ervoor dat bezorgers nauwkeurige aanwijzingen krijgen, waardoor problemen verminderen en de klanttevredenheid verbetert.
Pas de klantbenadering aan
Als blijkt dat de meeste van je cateringbestellingen via je eigen verkoopkanalen komen, kun je creatief aan de slag gaan met gepersonaliseerde klantbenadering. Experimenteer met een van deze ideeën met behulp van klantgegevens uit eerdere bestellingen:
- Een wijdverspreid tekstbericht om klanten fijne feestdagen te wensen en een link om een cateringbestelling te plaatsen
- Een e-mail aan mensen die nog nooit een cateringbestelling bij je hebben geplaatst met hierin een paar van je populairste cateringartikelen
- Een gepersonaliseerde e-mail aan klanten die vorig jaar een cateringbestelling bij je hebben geplaatst met de vraag of ze dit jaar weer dezelfde bestelling willen plaatsen
- Een fysieke wenskaart verzonden via de post met een QR-code die klanten naar je online bestelkanalen leidt
✓ Tip: Vroege bestellingen belonen
Het aanbieden van vroegboekpromoties en scherp geprijsde bundels op basis van populaire gerechten kan de klanttevredenheid verhogen en vroege bestellingen aanmoedigen. Dit zal je helpen om je voorraad en middelen tijdens de drukte beter te beheren.
Bereid je bezorgactiviteiten voor
Een van de grootste uitdagingen bij het afhandelen van grote bestellingen is ervoor zorgen dat het eten op tijd en in uitstekende staat aankomt. Controleer, ter voorbereiding op de feestdagen, of je huidige bezorgproces klaar is. Hier zijn een paar vragen om over na te denken bij het plannen van bezorgactiviteiten:
- Hoe worden bestellingen van mijn eigen verkoopkanalen momenteel uitgevoerd?
- Heb ik chauffeurs in dienst? Zo ja, hoeveel en hoe ver kunnen ze bezorgen?
- Heb ik toegang tot bezorgers met voertuigen op 4 wielen die grotere bestellingen kunnen uitvoeren?
- Wat gebeurt er als het bestelvolume de capaciteit van de chauffeur overschrijdt?
- Kan ik overuren uitbetalen of op korte termijn extra chauffeurs vinden?
✓ Tip: Omarm de kracht van technologie
Door een bezorgtechnologie zoals Uber Direct te gebruiken, kan je restaurant grote cateringbestellingen ontvangen via je eigen verkoopkanalen en gebruikmaken van het uitgebreide bezorgnetwerk van Uber voor ondersteuning. Het is hetzelfde netwerk dat bezorgingen mogelijk maakt via de Uber Eats Marketplace, maar dan voor bestellingen die rechtstreeks bij je bedrijf worden geplaatst. Bovendien krijgen je klanten voor de gemoedsrust realtime tracking en een verificatie voor bewijs van levering van Uber.
Zo werkt het:
- Meld je aan via je bestaande tech stack of een API-integratie
- Accepteer bestellingen via je website, app, sociale media of telefoon
- Specificeer grote bestellingen en leg contact met bezorgers in auto's met voldoende ruimte
- Profiteer van 0% commissietarieven. Betaal alleen een vast bedrag per bezorging dat aan je klant kan worden doorberekend
Optimaliseer de afhandeling in de winkel
Een georganiseerd afhandelingsproces in de winkel is een essentieel onderdeel van een soepele en succesvolle levering. Houd rekening met de volgende tips om ervoor te zorgen dat cateringbestellingen op tijd en in de best mogelijke staat bij klanten aankomen.
Verpakking
- Plaats warme en koude etenswaren apart in verschillende zakken
- Gebruik duurzame, hittebestendige verpakkingen die niet makkelijk scheuren of lekken
- Zet vloeistoffen zoals dranken of soepen vast met tape
- Plaats een label op verpakkingen om klanten te helpen voedselproducten en allergeneninformatie te identificeren
- Geef er, indien van toepassing, instructies bij voor serveren en opnieuw opwarmen
- Plaats de bestelling in grote dozen of geïsoleerde zakken om te helpen bij het transport
Opstelling
- Markeer de ophaallocatie voor bezorgers
- Bied bezorgers een handige plek om (kort) te parkeren en grote bestellingen in te pakken
- Geef bestelnamen duidelijk weer, vooral als bezorgers ophalen van een gedeelde tafel
- Wijs, indien van toepassing, medewerkers aan om bezorgers te helpen bij het inpakken van hun auto
- Houd karretjes bij de hand voor extra grote bestellingen
✓ Tip: Implementeer een systeem voor dubbele controles
Introduceer een verplicht proces met 2 stappen waarbij de ene medewerker de bestelling verpakt en de andere de bestelling beoordeelt aan de hand van het betalingsbewijs voordat deze wordt overhandigd. Dit zorgt voor nauwkeurigheid en efficiëntie bij de afhandeling van bestellingen. Bovenal kan het kostbare bestelfouten voorkomen.
$ 160
Het gemiddelde bestelbedrag voor cateringbestellingen¹
Geef prioriteit aan communicatie
Cateringbestellingen hebben vaak een hogere waarde. Transparante communicatie is daarom essentieel. Je wilt er op zijn minst zeker van zijn dat je klanten weten wanneer ze hun bestelling kunnen verwachten, vooral als iemand de bezorger moet ontmoeten en moet helpen met het uitpakken van meerdere dozen of tassen. Je wilt bezorgers ook een eenvoudige manier aanbieden om ervoor te zorgen dat ze de bestelling aan de juiste persoon overhandigen.
Met een bezorgoplossing zoals Uber Direct kan je bedrijf deze extra zekerheid voor beide partijen mogelijk maken via de volgende 2 functies:
Realtime tracking: Hiermee kunnen jij en je klanten de status van een bestelling volgen. De stappen van realtime tracking zijn onder meer:
- De klant plaatst een bestelling bij jou
- De klant ontvangt een tekstbericht met een tracking link en de verwachte aankomsttijd van de bestelling
- De klant ontvangt daarna 3 tekstberichten voor elk bezorggerelateerde moment (chauffeur onderweg, chauffeur die aankomt en bestelling bezorgd)
Bewijs van levering: Verifieert via een elektronische registratie dat een bestelling bij de beoogde ontvanger is afgeleverd. Methoden voor bewijs van levering zijn onder meer:
- Foto's, om klanten te helpen bij het vinden van bestellingen die worden achtergelaten bij de deur
- Pincodes en elektronische handtekeningen, om frauduleuze claims van niet-ontvangen bestellingen te voorkomen
- Barcodescans, om ervoor te zorgen dat bestellingen niet verwisseld worden
✓ Tip: Bevestig bestellingen van tevoren en verzamel later feedback
Bel klanten 1 tot 2 dagen voor de bezorging om de bestelling en eventuele speciale instructies te bevestigen. Nadat de bestelling is voltooid, vraag je klanten om hun mening te delen. Je kunt ze doorverwijzen naar je beoordelingskanalen of ze vragen om je rechtstreeks een e-mail of bericht te sturen.
70%
Het percentage consumenten dat live tracking als zeer belangrijk beoordeelt voor een goede bezorging²
Maaltijdvreugde bezorgen met catering
Het beheren van grote cateringbestellingen tijdens de feestdagen is een kans om klanten te verrassen en je omzet aanzienlijk te verhogen. Door je bestelkanalen te optimaliseren, gebruik te maken van gegevens, je bezorgactiviteiten voor te bereiden en duidelijk te communiceren met klanten en bezorgers, kun je ervoor zorgen dat je restaurant goed is voorbereid op de vakantiedrukte.
Klaar om je bezorgingen naar een hoger niveau te tillen en de afhandeling van grote bestellingen te stroomlijnen? Bekijk het volledige pakket aan oplossingen van Uber Direct en zet de volgende stap in het opschalen van je cateringactiviteiten voor de feestdagen.
¹Q4 2023 Restaurant Trend Rapport, Toast (maart 2024).
²"De nieuwe merkenbouwer", Uber en Edelman (juli 2023).
Diensten
Diensten
Technologie
Bestellingen beheren
Versimpel je activiteiten
Laat je omzet groeien
Bereik klanten
Wie kan dit gebruiken?
Wie kan dit gebruiken?
Prijzen
Informatie
Klanthub
Leren
Contact opnemen