Produkty i usługi wymienione w tym artykule mogą być niedostępne w Twoim regionie. W razie pytań skontaktuj się z obsługą klienta lub opiekunem konta.

Niezbędny przewodnik po obsłudze w święta: wskazówki dotyczące realizacji dużych zamówień

W idealnym przypadku przez całe święta Twoja restauracja będzie przyjmować duże zamówienia od nowych i powracających klientów, aby obsługiwać różnorodne spotkania – od firmowych przyjęć świątecznych i uroczystości na koniec roku po spotkania rodzinne. Ale jak wie każda osoba prowadząca restaurację, zarządzanie „świąteczną gorączką” może szybko stać się przytłaczające.

Ta sytuacja może wydawać się znajoma: atmosfera w Twoim zespole jest napięta, trzeba przełączać się pomiędzy wieloma telefonami i e-mailami z pytaniami o menu cateringowe, ceny i opcje dostawy. Chociaż chcesz zrealizować każde zamówienie i sprzedaż, może się okazać, że Twoja bieżąca procedura dostawy nie jest w stanie sprostać temu zadaniu. Być może zatrudniasz niewielką liczbę kierowców, ale tylko kilku z nich korzysta z pojazdów, które mogą przewozić większe zamówienia.

Pomyślna obsługa zamówień cateringowych podczas świąt to nie tylko zaspokojenie popytu – to również przekroczenie oczekiwań klientów i wykorzystanie okazji do zwiększenia przychodów w najbardziej pracowitej porze roku. Posiadanie odpowiedniej strategii, narzędzi i procesów może mieć ogromne znaczenie.

Ta lista kontrolna zawiera kilka kluczowych kroków, które pomogą Ci skutecznie zarządzać dużymi zamówieniami świątecznymi i je realizować. Od oceny kanałów zamówień i doskonalenia strategii pakowania po zapewnienie bezproblemowej logistyki dostaw – odkryj pomysły, które pomogą Ci zapewnić bezproblemową obsługę z kuchni pod same drzwi klientów.

71%

Wzrost transakcji cateringowych w tym samym lokalu w IV kw. 2023 r. w porównaniu z IV kw. 2022 r.¹

Dokonaj oceny historycznych trendów dotyczących klientów

Aby rozpocząć świąteczne przygotowania cateringowe, zacznij od sprawdzenia, w jaki sposób klienci obecnie składają u Ciebie duże zamówienia. W szczególności upewnij się, że możesz odpowiedzieć na następujące pytania:

W jaki sposób klienci składają zamówienia cateringowe w Twojej restauracji: przez telefon, e-mail, dedykowaną stronę internetową lub aplikację mobilną?
Czy doświadczasz znacznego wzrostu popytu na duże zamówienia w okresie świątecznym w porównaniu z innymi porami roku?
Na jakie posiłki klienci zazwyczaj składają zamówienia cateringowe: śniadanie, obiad czy kolację?
Jakie są najpopularniejsze pozycje menu przy dużych zamówieniach?

✓ Wskazówka: komunikuj się aktywnie z klientami

Skorzystaj z kanałów mediów społecznościowych i strony internetowej, aby poinformować klientów o swoich usługach cateringowych i terminach zamówień. Zaproponuj jasne opcje określania instrukcji dotyczących miejsca docelowego przez telefon lub za pośrednictwem formularzy online. Dzięki temu dostawcy otrzymają dokładne wskazówki dojazdu, co zmniejszy problemy i poprawi zadowolenie klientów.

Dostosuj zasięg do klientów

Jeśli okaże się, że większość Twoich zamówień cateringowych pochodzi z Twoich własnych kanałów sprzedaży, możesz wykazać się kreatywnością dzięki spersonalizowanemu wsparciu. Korzystając z danych klientów z poprzednich zamówień, spróbuj poeksperymentować z jednym z następujących pomysłów:

Wiadomość życząca klientom szczęśliwych świąt z linkiem do złożenia zamówienia na catering
Wiadomość e-mail do osób, które nigdy nie złożyły u Ciebie zamówienia cateringowego, prezentująca niektóre z Twoich najpopularniejszych pozycji
Spersonalizowany e-mail do klientów, którzy złożyli u Ciebie zamówienie cateringowe w zeszłym roku, z pytaniem, czy chcieliby ponownie złożyć to samo zamówienie w tym roku
Fizyczna kartka świąteczna wysłana pocztą z kodem QR, który kieruje klientów do kanałów składania zamówień online

✓ Wskazówka: nagradzaj wcześniejsze zamówienia

Oferowanie promocji za wczesną rezerwację i pakietów z promocją w oparciu o popularne dania może zwiększyć zadowolenie klientów i zachęcić do składania zamówień z wyprzedzeniem. Pomoże Ci to lepiej zarządzać zapasami i zasobami podczas gorącego okresu.

Przygotuj się na dostawę

Jednym z największych wyzwań przy realizacji dużych zamówień jest zapewnienie, że jedzenie dotrze na czas i w doskonałym stanie. Aby przygotować się do sezonu świątecznego, oceń, czy Twój bieżący proces dostawy jest na to gotowy. Oto kilka pytań, które należy wziąć pod uwagę podczas planowania operacji dostawy:

W jaki sposób obecnie realizowane są zamówienia dostaw z moich własnych kanałów sprzedaży?
Czy zatrudniam kierowców? Jeśli tak, to ilu ich jest i w jakim obszarze mogą dostarczać zamówienia?
Czy mam dostęp do dostawców korzystających z pojazdów czterokołowych, którzy mogą obsługiwać duże zamówienia?
Co się stanie, jeśli ilość zamówień przekroczy możliwości kierowcy?
Czy mogę zaoferować wynagrodzenie za nadgodziny lub znaleźć dodatkowych kierowców w krótkim czasie?

✓ Wskazówka: wykorzystaj potęgę technologii

Dzięki technologii dostaw, takiej jak Uber Direct, Twoja restauracja może otrzymywać duże zamówienia cateringowe za pośrednictwem własnych kanałów sprzedaży i korzystać z rozległej sieci dostaw Uber, aby uzyskać pomoc. To ta sama sieć, która obsługuje dostawy z platformy Uber Eats, tylko że jest wykorzystywana do zamówień składanych bezpośrednio w Twojej firmie. Ponadto Twoi klienci będą mogli bez obaw śledzić dostawy z Uber w czasie rzeczywistym i sprawdzać ich potwierdzenie.

Oto, jak to działa:

Wdrożenie poprzez istniejący stos technologiczny lub integrację API

Przyjmuj zamówienia za pośrednictwem swojej strony internetowej, aplikacji, kanałów mediów społecznościowych lub telefonu

Określ, jakie zamówienia są rozumiane jako duże i połącz się z dostawcami współpracującymi z firmą Uber, którzy dysponują pojazdami o odpowiedniej wielkości

Ciesz się zerową prowizją – płać stałą opłatę za dostawę, którą możesz przenieść na klienta

Optymalizacja realizacji zamówień w lokalu

Zorganizowany proces realizacji zamówień w sklepie jest niezbędnym elementem płynnej i udanej dostawy. Aby mieć pewność, że zamówienia cateringowe dotrą do klientów na czas i w najlepszym możliwym stanie, pamiętaj o następujących wskazówkach.

Opakowanie

Oddziel gorące i zimne produkty spożywcze, pakując je do różnych toreb
Używaj wytrzymałych, żaroodpornych pojemników, które nie są podatne na rozdarcie lub wyciek
Zabezpieczaj płyny, takie jak napoje lub zupy, taśmą
Oznacz pojemniki, aby pomóc klientom zidentyfikować produkty spożywcze i alergeny
Jeśli to konieczne, dołącz instrukcje dotyczące podawania i podgrzewania
Skonsoliduj zamówienie w duże pudełka lub torby termiczne, aby pomóc w transporcie

Podział na etapy

Wyraźnie oznacz miejsce odbioru dla dostawców
Zapewnij dostawcom wygodne miejsce do zaparkowania lub oczekiwania, aby mogli zapakować duże zamówienia
Wyraźnie oznaczaj zamówienia, zwłaszcza jeśli dostawcy odbierają je ze wspólnego stołu
Jeśli to konieczne, wyznacz pracowników, którzy pomogą dostawcom pakować zamówienia do pojazdów
Przygotuj wózki na szczególnie duże zamówienia

✓ Wskazówka: wdróż system podwójnej kontroli

Wprowadź obowiązkowy dwuetapowy proces, w którym jeden pracownik pakuje zamówienie, a drugi sprawdza je na podstawie rachunku przed jego przekazaniem. Zapewnia to dokładność i wydajność w realizacji zamówień. Co najważniejsze, może zapobiec kosztownym błędom w zamówieniach.

160 USD

Średnia wielkość zgłoszenia dla zamówień cateringowych¹

Priorytetyzuj komunikację

Zamówienia cateringowe mają często wyższą wartość, co sprawia, że przejrzysta komunikacja jest niezbędna. Upewnij się przynajmniej, że Twoi klienci wiedzą, kiedy spodziewać się zamówienia, zwłaszcza jeśli ktoś musi spotkać się z dostawcą i pomóc mu rozpakować wiele pudełek lub toreb. Musisz również zapewnić dostawcom łatwy sposób na upewnienie się, że przekazują zamówienie odpowiedniej osobie.

Dzięki rozwiązaniu w zakresie dostaw, takiemu jak Uber Direct, Twoja firma może zapewnić tę dodatkową pewność dla obu stron dzięki następującym dwóm funkcjom:

Śledzenie w czasie rzeczywistym: dzięki temu Ty i Twoi klienci możecie śledzić status zamówienia, gdy jest ono dostarczane. Kroki śledzenia w czasie rzeczywistym są następujące:

Klient składa u Ciebie zamówienie.
Klient otrzymuje SMS-a z linkiem do śledzenia i przybliżonym czasem dostawy zamówienia.
Następnie klient otrzymuje trzy SMS-y dla każdego etapu dostawy (kierowca w drodze, kierowca przyjechał i zamówienie zostało dostarczone).

Potwierdzenie dostawy: weryfikuje za pomocą elektronicznego zapisu, że zamówienie dostawy zostało dostarczone do zamierzonego odbiorcy. Sposoby potwierdzenia dostawy obejmują:

zdjęcia, które pomogą klientom zlokalizować zamówienia pozostawione pod drzwiami;

PIN-y i podpisy elektroniczne, aby zapobiec nieuczciwym roszczeniom w zakresie nieodebranych zamówień;

skanowanie kodów kreskowych, aby upewnić się, że nie ma pomyłek w zamówieniach.

✓ Wskazówka: potwierdź zamówienia z wyprzedzeniem i uzyskaj później opinie

Zadzwoń do klientów 1–2 dni przed dostawą, aby potwierdzić zamówienie i wszelkie specjalne instrukcje, które przekazali. Po zrealizowaniu zamówienia poproś klientów, aby podzielili się swoimi przemyśleniami. Możesz skierować ich do swoich kanałów opinii lub poprosić o wysłanie wiadomości e-mail lub na komunikatorze.

70%

Odsetek konsumentów, którzy oceniają widoczność śledzenia na żywo jako bardzo ważną cechę zadowalającej dostawy²

Zapewniaj pozytywne wrażenia podczas dostawy posiłków

Zarządzanie dużymi zamówieniami cateringowymi w czasie świąt to okazja do zachwycenia klientów i znacznego zwiększenia przychodów. Dzięki optymalizacji kanałów zamówień, wykorzystaniu danych, przygotowaniu dostaw i utrzymaniu jasnej komunikacji z klientami i dostawcami, możesz mieć pewność, że Twoja restauracja jest dobrze przygotowana do poradzenia sobie ze świątecznym zamieszaniem.

Chcesz realizować dostawy i usprawnić realizację dużych zamówień? Zapoznaj się z pełnym zestawem rozwiązań Uber Direct i wykonaj kolejny krok w zakresie skalowania świątecznej działalności cateringowej.