追踪业务费用的方法：遵循 6 个步骤

出于方便起见，小企业主在开始时通常会用个人信用卡支付业务费用。但如果使用商务信用卡，则可以达到与开立商务银行账户相同的目的：帮助您将业务费用与个人费用分开，从而更易于会计记账。您只需注意仅将商务信用卡用于支付业务费用。如果您不加思考地将其用于个人消费，则无法实现商务信用卡的目的（并且可能会违反持卡人协议条款）。

创建记录系统，确保收据在录入系统之前不会丢失。如果您购买的很多产品都提供纸质收据，请将其存储在不会丢失的地方，并考虑如何整理，以便日后核对，例如按日期或类别标记相应文件夹。

如果您觉得电子文件更易于使用，请定期对收据进行数字化处理。许多交易会自动提供电子收据（例如在线订单）。在其他情况下，您则需要扫描纸质收据。通过老式扫描仪（如有）扫描，或使用收据扫描应用，可简化流程。

除上述的收据应用外，还有各种各样专门为小企业主设计的软件产品，可以简化会计工作。哪种工具更适合您取决于您的业务需求和个人偏好（还可能包括您的会计师的偏好，他们可以帮助您完成这一步和下一步）。

您可能认为使用电子表格记录费用就挺好，但许多会计软件产品提供多种功能，包括自动记录功能，可简化业务费用跟踪。这些软件可以与您的银行账户关联，从而自动记录费用，同时还提供其他有用的会计功能，如开具账单和汇总报告。

定义工作流程需要基于所选的工具，反过来，只有制定一套合理的流程，工具所带来的效益才能最大化。基于工具提供的功能，您可以制定一套步骤清晰的流程，以便及时记录和整理费用支出。

建议您咨询会计师，了解具体实施细节。他们可以就需要涵盖的主要费用类别，以及各类别中的费用类型提出建议。除了厘清流程以外，您还需要考虑一些必要的措施，确保自己能始终纵览全局。试着将这些措施融入到日常工作中，或者设置定期日历提醒。

如果您雇佣了员工，则应该为员工制定工作流程，明确规定如何跟踪与业务相关的费用支出。制定详细的分步指南，说明如何处理收据、由谁负责记录费用以及如何记录费用。

这一点说起来容易，但做起来可能是最难的。小企业难免有忙不完的事务，总有其他事情需要关注。但是，拖延的时间越长，工作量就越大。您每天或每周花费一小段时间就可以完成此项工作；但如果等到会计师给您发出最后期限通知，您就得将大量时间投入到枯燥乏味的流程中。