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La guía esencial para el catering en las fiestas: consejos para manejar pedidos grandes

Durante las fiestas, lo ideal es que tu restaurante reciba una gran cantidad de pedidos grandes de clientes nuevos y habituales para distintos tipos de reuniones, desde fiestas corporativas de fin de año y celebraciones hasta reencuentros familiares. Pero, como sabe cualquier operador gastronómico, manejar el ritmo acelerado de las fiestas puede volverse abrumador rápidamente.

Esta situación puede resultarte familiar: tu equipo está al límite, atendiendo múltiples llamadas y correos electrónicos en los que solicitan menús para catering, precios y opciones de entrega. Si bien querés satisfacer cada pedido y aumentar las ventas, puede que notes que tu operación de delivery actual no está del todo preparada para el desafío. Tal vez contás con pocos repartidores y solo algunos de ellos tienen vehículos aptos para transportar pedidos grandes.

Gestionar exitosamente los pedidos de catering durante las fiestas no solo implica cubrir la demanda, sino también superar las expectativas de los clientes y aprovechar la oportunidad de incrementar los ingresos en la época más activa del año. Contar con la estrategia, las herramientas y los procesos adecuados puede marcar la diferencia.

Esta lista de verificación presenta algunos pasos clave para ayudarte a gestionar y cumplir de manera eficiente los pedidos grandes durante las fiestas. Desde evaluar tus canales de pedidos y perfeccionar las estrategias de empaque hasta garantizar una logística de entrega sin inconvenientes, descubrí ideas que pueden ayudarte a brindar una experiencia fluida desde tu cocina hasta la puerta de tus clientes.

71%

El aumento en las transacciones de catering en las mismas tiendas en el cuarto trimestre de 2023 en comparación con el cuarto trimestre de 2022¹

Evaluar las tendencias históricas de los clientes

Para comenzar con la preparación de tu servicio de catering para las fiestas, empezá revisando cómo los clientes actualmente hacen pedidos grandes en tu local. Específicamente, asegurate de poder responder las siguientes preguntas:

¿Cómo hacen los clientes los pedidos de catering en tu restaurante: por teléfono, correo electrónico, o a través de un sitio web o app móvil dedicada?
¿Notás un aumento significativo en la demanda de pedidos grandes durante la temporada de fiestas en comparación con otras épocas del año?
¿Para qué comidas suelen pedir catering los clientes: desayuno, almuerzo o cena?
¿Cuáles son los platos más populares del menú para pedidos grandes?

✓ Consejo: Comunicá de forma proactiva con los clientes

Usá tus redes sociales y sitio web para informar a los clientes sobre tus servicios de catering y los plazos para hacer pedidos. Ofrecé opciones claras para especificar instrucciones de entrega, ya sea por teléfono o mediante formularios online. Esto asegura que los repartidores reciban indicaciones precisas, lo que reduce inconvenientes y mejora la satisfacción del cliente.

Personalizá el acercamiento a los clientes

Si notás que la mayoría de tus pedidos de catering llegan a través de tus propios canales de venta, podés ser creativo con acciones personalizadas. Usando los datos de clientes de pedidos anteriores, probá experimentar con alguna de estas ideas:

Un mensaje de texto saludando a los clientes por las fiestas y con un enlace para hacer un pedido de catering
Un correo electrónico para personas que nunca hicieron un pedido de catering con vos, mostrando algunos de tus productos de catering más populares
Un correo electrónico personalizado para clientes que hicieron un pedido de catering el año pasado, preguntando si quieren hacer el mismo pedido este año
Una tarjeta física de saludo enviada por correo con un código QR que dirige a los clientes a tus canales de pedidos online

✓ Consejo: Recompensá los pedidos anticipados

Ofrecer promociones para quienes piden temprano y combos con descuento basados en platos populares puede aumentar la satisfacción de los clientes y fomentar los pedidos anticipados. Esto te va a ayudar a manejar mejor el stock y los recursos durante los momentos de mayor demanda.

Prepará tus operaciones de entrega

Uno de los mayores desafíos al cumplir con pedidos grandes es asegurarse de que la comida llegue a tiempo y en excelentes condiciones. Para prepararte para la temporada de fiestas, evaluá si tu sistema de entregas actual está listo. Estas son algunas preguntas que podés considerar al planificar las operaciones de entrega:

¿Cómo se están cumpliendo actualmente los pedidos de entrega de mis canales de venta propios?
¿Tengo choferes en relación de dependencia? Si es así, ¿cuántos son y hasta dónde pueden entregar?
¿Tengo acceso a repartidores con vehículos de 4 ruedas que puedan manejar pedidos más grandes?
¿Qué sucede si el volumen de pedidos supera la capacidad de los choferes?
¿Puedo ofrecer pago por horas extra o conseguir choferes adicionales con poca anticipación?

✓ Consejo: Aprovechá el poder de la tecnología

Al usar una solución tecnológica de entregas como Uber Direct, tu restaurante puede recibir pedidos grandes de catering a través de tus propios canales de venta y aprovechar la amplia red de entregas de Uber para obtener soporte. Es la misma red que impulsa las entregas del marketplace de Uber Eats, pero utilizada para pedidos realizados directamente con tu negocio. Además, tus clientes tendrán acceso al seguimiento en tiempo real de Uber y la verificación de entrega para mayor tranquilidad.

Así funciona:

Integrate a través de tu infraestructura tecnológica existente o mediante una integración por API

Aceptá pedidos a través de tu sitio web, app, redes sociales o teléfono

Especificá los pedidos grandes y conectate con repartidores de Uber en vehículos adecuados al tamaño

Disfrutá de una tarifa sin comisión del 0 %: solo pagás un monto fijo por entrega que podés trasladar a tu cliente

Optimizar la preparación de pedidos en tienda

Un proceso de preparación organizado en la tienda es una parte esencial para lograr una entrega fluida y exitosa. Para asegurarte de que los pedidos de catering lleguen a los clientes a tiempo y en las mejores condiciones posibles, ten en cuenta los siguientes consejos.

Empaquetado

Separá los alimentos calientes y fríos en bolsas diferentes
Usá envases duraderos y resistentes al calor que no se rompan ni filtren fácilmente
Asegurá los líquidos como bebidas o sopas con cinta adhesiva
Etiquetá los envases para ayudar a los clientes a identificar los alimentos y la información sobre alérgenos
Incluí instrucciones para servir y recalentar, si corresponde
Consolidá el pedido en cajas grandes o bolsas térmicas para facilitar el transporte

Preparación

Marcá claramente el lugar de retiro para los repartidores
Brindá a los repartidores un lugar conveniente para estacionar o detenerse mientras arman pedidos grandes
Mostrá los nombres de los pedidos de forma clara, especialmente si los repartidores retiran desde una mesa compartida
Designá miembros del personal para ayudar a los repartidores a cargar sus vehículos, si corresponde
Tené carros a mano para pedidos especialmente grandes

✓ Consejo: Implementá un sistema de doble control

Implementá un proceso obligatorio de 2 pasos donde una persona arme el pedido y otra lo revise con el recibo antes de entregarlo. Esto asegura precisión y eficiencia en la preparación de pedidos. Lo más importante es que puede evitar errores costosos en los pedidos.

$160

El tamaño promedio del ticket para pedidos de catering¹

Priorizar la comunicación

Los pedidos de catering suelen ser de mayor valor, por lo que una comunicación transparente es fundamental. Como mínimo, querrás asegurarte de que tus clientes sepan cuándo esperar su pedido, especialmente si alguien tiene que encontrarse con la persona que realiza la entrega y ayudar a desempacar varias cajas o bolsas. También querrás brindarles a los repartidores una forma sencilla de asegurarse de que están entregando el pedido a la persona correcta.

Con una solución de entrega como Uber Direct, tu negocio puede ofrecer esta seguridad adicional para ambas partes a través de las siguientes 2 funciones:

Seguimiento en tiempo real: Esto te permite a vos y a tus clientes seguir el estado de un pedido cuando está en camino para la entrega. Los pasos del seguimiento en tiempo real incluyen:

El cliente realiza un pedido con vos
El cliente recibe un mensaje de texto con un enlace de seguimiento y el tiempo estimado de llegada cuando el pedido está en camino
El cliente recibe 3 mensajes de texto después de eso por cada etapa de la entrega (repartidor en camino, repartidor llegando y pedido entregado)

Comprobante de entrega: Verifica mediante un registro electrónico que un pedido fue entregado a su destinatario correspondiente. Los métodos de comprobante de entrega incluyen:

Fotos, para ayudar a los clientes a ubicar pedidos con entrega en la puerta

PINs y firmas electrónicas, para evitar reclamos fraudulentos de pedidos no recibidos

Escaneo de códigos de barras, para asegurar que no haya confusión de pedidos

✓ Consejo: Confirmá los pedidos con anticipación y recolectá comentarios después

Llamá a los clientes 1 o 2 días antes de la entrega para confirmar el pedido y cualquier instrucción especial que hayan compartido. Una vez que el pedido esté completo, pediles que compartan sus opiniones. Podés dirigirlos a tus canales de reseñas o sugerirles que te envíen un correo electrónico o mensaje directamente.

70%

El porcentaje de consumidores que considera la visibilidad del seguimiento en tiempo real como muy importante para una entrega satisfactoria²

Llevá alegría a la hora de comer con el servicio de catering

Gestionar grandes pedidos de catering durante las fiestas es una oportunidad para sorprender a los clientes y aumentar significativamente tus ingresos. Al optimizar tus canales de pedido, aprovechar los datos, preparar tus operaciones de entrega y mantener una comunicación clara con clientes y repartidores, podés asegurarte de que tu restaurante esté bien preparado para afrontar la demanda de las fiestas.

¿Listo para potenciar tus entregas y agilizar el cumplimiento de grandes pedidos? Descubrí todas las soluciones de Uber Direct y da el próximo paso para escalar tus operaciones de catering en las fiestas.