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La guía esencial para el catering en las fiestas: consejos para manejar pedidos grandes

Durante las fiestas, lo ideal es que tu restaurante reciba una gran cantidad de pedidos de usuarios nuevos y recurrentes para diferentes reuniones, desde fiestas corporativas y celebraciones de fin de año hasta reuniones familiares. Pero, como bien lo saben quienes manejan restaurantes, gestionar la temporada alta puede volverse abrumador muy rápido.

Esta situación puede parecerte familiar: tu equipo está sobrecargado tratando de gestionar múltiples llamadas telefónicas y correos electrónicos para solicitar menús de catering, precios y opciones de entrega. Aunque quieras atender todas las solicitudes y aumentar las ventas, es posible que tu sistema de entrega actual no sea lo suficientemente eficaz. Tal vez contrates a un pequeño número de socios socios colaboradores, pero solo algunos de ellos utilizan vehículos que pueden transportar pedidos más grandes.

Gestionar con éxito los pedidos de catering durante las fiestas no se trata solo de satisfacer la demanda, sino también de superar las expectativas de los clientes y aprovechar la oportunidad para aumentar las ganancias durante la época de mayor actividad del año. Contar con la estrategia, las herramientas y los procesos adecuados puede marcar la diferencia.

Esta lista de verificación describe algunos pasos clave para ayudarte a gestionar y completar de manera eficiente los grandes pedidos durante las fiestas. Desde evaluar tus canales de pedidos y perfeccionar las estrategias de empaquetado hasta garantizar una logística de entrega impecable, explorá las ideas que te pueden ayudar a brindar una experiencia fluida desde tu cocina hasta la puerta de los usuarios.

71%

El aumento en las transacciones de catering en las mismas tiendas en el cuarto trimestre de 2023 en comparación con el cuarto trimestre de 2022¹

Evaluar las tendencias históricas de los clientes

Para comenzar con la preparación de tu servicio de catering para las fiestas, empezá por revisar cómo realizan actualmente pedidos grandes tus usuarios. En concreto, asegurate de poder responder a las siguientes preguntas:

¿Cómo realizan los usuarios los pedidos de catering a tu restaurante: por teléfono, por correo electrónico o a través de una página web o app?
¿Experimentás un aumento significativo en la demanda de pedidos grandes durante la temporada de fiestas en comparación con otras épocas del año?
¿Para qué comidas suelen realizar los pedidos de catering los usuarios: desayuno, almuerzo o cena?
¿Cuáles son los platos más populares para pedidos grandes?

✓ Consejo: Comunicá proactivamente con los usuarios

Usá tus redes sociales y tu sitio web para informar a los usuarios sobre tus servicios de catering y las fechas límite para hacer los pedidos. Ofrecé opciones claras para especificar las instrucciones de entrega, ya sea por teléfono o mediante formularios en línea. Esto garantiza que los socios socio repartidores reciban instrucciones precisas, lo que reduce los problemas y mejora la satisfacción del usuario.

Personaliza la comunicación con los clientes.

Si la mayoría de tus pedidos de catering provienen de tus propios canales de venta, podés ser creativo con la comunicación personalizada. Probá alguna de estas ideas con los datos de usuarios de pedidos anteriores:

Un mensaje de texto masivo deseando a los usuarios felices fiestas con un enlace para realizar un pedido de catering
Un correo electrónico a quienes nunca han realizado un pedido de catering contigo, mostrando algunos de tus artículos más populares
Un correo electrónico personalizado a los usuarios que realizaron un pedido de catering contigo el año pasado, preguntándoles si les gustaría repetir el pedido este año
Una tarjeta navideña física enviada por correo con un código QR que dirige a los usuarios a tus canales de pedidos en línea

✓ Consejo: Recompensá los pedidos anticipados

Ofrecer promociones especiales anticipadas y paquetes con ahorros basados en platos populares puede aumentar la satisfacción de los usuarios y fomentar los pedidos anticipados. Esto te ayudará a gestionar mejor el inventario y los recursos durante las horas pico.

Prepará tus operaciones de entrega

Uno de los mayores desafíos en la gestión de pedidos grandes es garantizar que la comida llegue a tiempo y en excelentes condiciones. Para prepararte para la temporada de fiestas, evaluá si tu configuración de entrega actual está lista. Estas son algunas preguntas a considerar al planificar las operaciones de entrega:

¿Cómo se gestionan actualmente las solicitudes de entrega de mis canales de venta propios?
¿Cuento con socios socios colaboradores? Si es así, ¿cuántos son y hasta dónde pueden hacer entregas?
¿Tengo acceso a socios socio repartidores con vehículos de cuatro ruedas que puedan aceptar solicitudes de entrega más grandes?
¿Qué sucede si el volumen de pedidos supera la capacidad de los socios socios colaboradores?
¿Puedo ofrecer pago de horas extras o encontrar socios socios colaboradores adicionales con poca antelación?

✓ Consejo: Aprovechá el poder de la tecnología

Al usar una solución de tecnología de entrega como Uber Direct, tu restaurante puede recibir grandes pedidos de catering a través de tus propios canales de venta y acceder a la extensa red de entrega de la app de Uber para obtener apoyo. Es la misma red que impulsa las entregas del marketplace de Uber Eats, pero empleada en pedidos realizados directamente a tu negocio. Además, los usuarios recibirán el seguimiento de la app de Uber en tiempo real y el comprobante de entrega para mayor tranquilidad.

Funciona de la siguiente manera:

Realizá la incorporación a través de la pila tecnológica de la que dispones o de una integración de API

Aceptá pedidos a través de tu sitio web, app, redes sociales o teléfono

Especificá que son pedidos grandes y conectate con socios socio repartidores de la app de Uber con vehículos de tamaño adecuado

Disfrutá de precios sin tarifas: solo pagá una tarifa fija por solicitud de entrega que podés trasladar al usuario

Optimizá el cumplimiento de pedidos en tienda

Un proceso de cumplimiento organizado en la tienda es una parte esencial para una entrega fluida y exitosa. Para garantizar que los pedidos de catering lleguen a los usuarios a tiempo y en las mejores condiciones posibles, tené en cuenta los siguientes consejos.

Empaque

Separá los alimentos calientes y fríos en mochilas térmicas diferentes
Utilizá contenedores duraderos y resistentes al calor que no se rompan ni goteen
Envolvé con cinta adhesiva los líquidos como bebidas o sopas
Etiquetá los contenedores para ayudar a los usuarios a identificar los alimentos y la información sobre alérgenos
Incluí instrucciones para servir y recalentar, si corresponde
Consolidá el pedido en cajas grandes o mochilas térmicas para facilitar el transporte

Preparación

Marcá claramente el lugar de recolección para los socios socio repartidores
Proporcioná a los socios socio repartidores un lugar cómodo para estacionar o esperar mientras preparan los pedidos grandes
Mostrá claramente los nombres de los pedidos, especialmente si los socios socio repartidores recolectan los pedidos en una mesa compartida
Designá personal para ayudar a los socios socio repartidores a cargar sus vehículos, si corresponde
Tené carritos disponibles para los pedidos especialmente grandes

✓ Consejo: Implementá un sistema de doble verificación

Introducí un proceso obligatorio de dos pasos donde un empleado empaqueta el pedido y otro lo revisa con el recibo antes de entregarlo. Esto garantiza la precisión y la eficiencia al procesar pedidos. Lo más importante es que puede prevenir costosos errores en los pedidos.

$160

El tamaño promedio del ticket para pedidos de catering¹

Priorizar la comunicación

Los pedidos de catering suelen ser de mayor valor, por lo que la comunicación transparente es vital. Como mínimo, querrás asegurarte de que los usuarios sepan cuándo recibirán su pedido, especialmente si alguien tiene que reunirse con el socio socio repartidor y ayudar a desempacar varias cajas o bolsas. También querrás ofrecer a los socios socio repartidores una forma fácil de asegurarse de que entreguen el pedido a la persona adecuada.

Con una solución de entrega como Uber Direct, tu negocio puede ofrecer esta seguridad adicional para ambas partes mediante las siguientes dos funciones:

Seguimiento en tiempo real: Esto te permite a vos y a los usuarios hacer un seguimiento del estado de un pedido mientras está en camino a la ubicación de entrega. El proceso de seguimiento en tiempo real incluye lo siguiente:

El usuario realiza un pedido
El usuario recibe un mensaje de texto con un enlace de seguimiento y una hora de llegada estimada de entrega cuando el pedido está listo para la entrega
El usuario recibe tres mensajes después de eso por cada paso de la entrega (socio socio colaborador en camino, llegada del socio socio colaborador y el pedido entregado)

Comprobante de entrega: Verificá mediante un registro electrónico que un pedido de entrega ha sido entregado a su destinatario. Las formas de comprobante de entrega incluyen las siguientes:

Fotos, para ayudar a los usuarios a localizar los pedidos que se dejan en la puerta

PINs y firmas electrónicas, para prevenir reclamaciones fraudulentas de pedidos no recibidos

Escaneo de códigos de barras, para garantizar que no haya confusiones con los pedidos

✓ Consejo: Confirmá los pedidos con antelación y recopilá comentarios más tarde

Llamá a los usuarios 1 o 2 días antes de la entrega para confirmar el pedido y cualquier instrucción especial que hayan compartido. Una vez completado el pedido, pediles que compartan su opinión. Podés dirigirlos a tus canales de reseñas o animarlos a que te envíen un correo electrónico o un mensaje.

70%

El porcentaje de consumidores que consideran muy importante la visibilidad del seguimiento en tiempo real para una entrega satisfactoria²

Ofrecer alegría a la hora de la comida con nuestro servicio de catering.

Gestionar grandes pedidos de catering durante las fiestas es una oportunidad para deleitar a los usuarios y aumentar significativamente tus ingresos. Al optimizar tus canales de pedidos, aprovechar los datos, preparar tus operaciones de entrega y mantener una comunicación fluida con usuarios y socios socio repartidores, podés asegurarte de que tu restaurante esté bien preparado para afrontar la temporada alta.

¿Todo listo para potenciar tus entregas y agilizar la gestión de grandes pedidos? Descubrí todas las soluciones de Uber Direct y da el siguiente paso para escalar tus operaciones de catering durante las fiestas.