¿Qué es un KDS? Guía para restaurantes sobre sistemas de visualización de cocina

Las cocinas de los restaurantes son ambientes intensos. El personal de back-of-house (BOH) debe realizar tareas especializadas en un entorno que suele ser caluroso, concurrido y, muchas veces, caótico. Sacar los platos rápido—y asegurarse de que cada uno cumpla con las expectativas de los clientes—no es tarea fácil. Un sistema de visualización de cocina (KDS) puede hacer que el trabajo sea más manejable.

En este artículo, vamos a repasar algunos de los principales aspectos que un operador de restaurante debe conocer sobre los sistemas de visualización de cocina, incluyendo:

• ¿Qué es un sistema de visualización de cocina (KDS)?
• Beneficios de usar un KDS
• Cómo elegir el KDS adecuado para tu restaurante
• Ejemplos de opciones de KDS
• Soluciones para optimizar la gestión de pedidos omnicanal

Un sistema de visualización de cocina (KDS) es una opción digital para mostrar los pedidos del restaurante en la parte trasera mientras van llegando. Los productos KDS se conectan con el sistema de punto de venta (POS) del restaurante para que cada vez que se haga un pedido por cualquier canal—en el local, online o a través de una plataforma de delivery de terceros—aparezca automáticamente en una pantalla (o varias pantallas) supervisada por el personal de cocina.

Los productos KDS son un reemplazo tecnológico del sistema de tickets impresos o escritos a mano. Usar tecnología en lugar de tickets en papel para llevar el control de los pedidos permite que el personal vea todos los pedidos en un sistema centralizado y acceda a funciones diseñadas para ayudar a que la cocina funcione de manera más eficiente.

Invertir en un KDS para tu restaurante ofrece algunas ventajas destacadas, entre ellas:

Un KDS permite una comunicación instantánea y fluida entre el personal de salón (FOH) y el de cocina (BOH). Los mozos no tienen que ir y venir entre el salón y la cocina para entregar los tickets. En cambio, pueden confiar en que la tecnología se encargará de llevar los detalles de los pedidos al personal de cocina.

Muchos productos KDS también automatizan algunos aspectos del proceso de priorización. La tecnología puede determinar la mejor secuencia para las tareas de preparación y cocción, logrando que los platos salgan más rápido. Según el producto que utilices, tu restaurante podría contar con funciones de asignación de tareas, que permiten asignar responsabilidades a estaciones de trabajo específicas.

Además, la tecnología puede generar estimaciones precisas de tiempo para cada pedido según cuánto suelen demorar los platos en la cola. Y si un ticket en particular permanece demasiado tiempo en la cola, algunos productos KDS envían alertas para avisar al personal de cocina que debe darle mayor prioridad.

Es menos probable que el software pierda el seguimiento de un pedido que los empleados que manejan tickets en papel en un espacio pequeño y concurrido. Tener todos los pedidos claramente visibles en la misma pantalla facilita que los trabajadores de cocina puedan monitorear lo que aún falta hacer. Además, muchas de las especificaciones menores que pueden pasarse por alto o malinterpretarse fácilmente en un ticket en papel—como sustituciones y agregados—son más fáciles de ver en un KDS.

El negocio de la gastronomía ofrece cada vez más opciones de pedido. Además de recibir a los clientes para comer en el local, la mayoría de los restaurantes ahora acepta pedidos online a través de su sitio web o app, por teléfono y mediante plataformas de entrega de terceros. Mantener los pedidos organizados en todos los canales y decidir en qué lugar de la fila debe ir cada uno es mucho más fácil cuando todos terminan en la misma pantalla del KDS.

Cómo elegir el KDS adecuado para tu restaurante

Invertir en un KDS es una decisión importante que querés tomar correctamente. Al evaluar tus opciones de KDS, vas a querer tener en cuenta algunos factores, entre ellos:

Un KDS debería ayudar a mejorar la eficiencia y facilitar el trabajo de tu personal. Si el propio producto KDS es difícil de configurar, aprender y usar, podrías perder algunos de esos beneficios. Al considerar opciones de KDS, revisá en qué consiste el proceso de configuración para asegurarte de que tu equipo pueda manejarlo sin problemas. También es importante evaluar si el software es lo suficientemente intuitivo como para que el personal lo use fácilmente, sin necesidad de mucha capacitación.

Para aprovechar al máximo un KDS, es importante que se integre con los demás productos tecnológicos que usás, especialmente con tu sistema POS. Antes de elegir un KDS, revisá con qué otros productos tecnológicos está diseñado para funcionar y qué tan complejo sería configurar las integraciones con el resto de tu ecosistema tecnológico del restaurante.

Para funcionar, los productos KDS requieren un componente de hardware. Algunas marcas de KDS ofrecen las pantallas para mostrar los pedidos como parte del producto o como un complemento adicional. Otras están diseñadas para funcionar con marcas de tablets comunes (como iPads y tablets Android) que podés comprar y colocar en la cocina según lo necesites. Si bien el costo de adquirir pantallas de un proveedor de KDS generalmente será más alto, estas pantallas tienen la ventaja de estar diseñadas específicamente para la cocina. Eso significa que probablemente sean más duraderas, estén mejor preparadas para altas temperaturas y estén disponibles en tamaños más grandes para facilitar la visibilidad.

Algunas marcas de KDS ofrecen la opción de usar impresoras de cocina junto con las pantallas, para que puedas imprimir fácilmente los detalles de los pedidos además de verlos digitalmente. Y algunas ofrecen una bump bar: un teclado que podés usar para interactuar con la pantalla, como una característica de hardware adicional. Estas barras son similares a un teclado de computadora, pero con menos teclas, todas programadas con tareas relevantes para tu cocina. Una bump bar es especialmente útil si optás por una pantalla sin función táctil para tu KDS.

Por último, tenés que considerar qué producto KDS se ajusta a tu presupuesto. El software KDS suele utilizar un modelo de suscripción. El hardware involucrado puede tener un costo único inicial o estar disponible por una tarifa mensual más baja. De cualquier manera, el costo del hardware dependerá de los tipos de hardware que elijas, la cantidad de pantallas que decidas usar y la configuración que selecciones (por ejemplo, si las pantallas estarán montadas en la pared o usarán soportes).

El mercado de productos KDS es muy amplio. Para ayudarte a comenzar tu búsqueda, a continuación te compartimos algunos datos rápidos sobre algunos productos KDS populares.